リモート環境を構築するには？必要なもの・おすすめツールなどを紹介
新型コロナウイルスの感染拡大や働き方改革の推進により、一気に進んだリモートワーク。今後もリモートワーク化の流れは継続すると見られ、依然としてリモート環境の構築が必要とされる企業も多いことでしょう。
しかし、セキュリティやシステム構築の面で導入ハードルが高い企業もあるのが現実。作業場所は個人の自宅などを想定しながら、複雑化・肥大化する企業のITシステムと連携を取る必要があるので、設計や計画の段階から注意すべきことは多いです。
そこでこの記事では、リモート環境の構築方法や導入の流れ、必要なツールなどを網羅的に紹介します。
この記事を参考に、堅牢なリモート環境構築を目指してください。
リモート環境とは？
「リモート環境」とは、仕事や業務を自宅や外部の場所で行うために必要な環境や設備のことです。
リモート環境では、場所や時間に制約されずに働くことができるため、柔軟性が高いという特徴があります。コミュニケーションツールを活用してチームとの連携を図ることも可能です。
メリットとしては、通勤時間の削減や作業環境の選択の自由、ワークライフバランスの向上などが挙げられるでしょう。
リモートワークの環境構築とは？
「リモートワークの環境構築」とは、効果的なリモートワークを実現するために必要な環境を整えることを指します。
環境構築には高速かつ安定したインターネット接続の確保、作業スペースや環境の整備、セキュリティ対策の実施、コミュニケーションツールの用意などが必要です。
これらの取り組みにより、効果的なリモートワーク環境を構築することができます。
リモートワーク環境構築の方法
リモートワークを円滑に進めるためには、適切な環境構築が欠かせません。
ここでは、リモートワークの環境構築の方法と種類について紹介します。
リモートデスクトップ方式
「リモートデスクトップ方式」は、自宅のPCからオフィスにあるPCを遠隔操作して業務を行う方法です。
大規模なシステム開発は必要なく、業務データもすべてオフィスのPCやサーバーに保存されるため、情報漏洩のリスクを抑えられます。
オフィスで仕事をしているときと同じ感覚で操作できるので、違和感を覚えることなくリモートワークを進めることが可能です。
シンクライアント
「シンクライアント」は、オフィス内サーバーに仮想デスクトップ環境を用意し、サーバー内でデータ管理やアプリのインストールを実行する業務方法です。
データの管理はサーバーで行うため、スマートフォンやPCなどの端末を紛失しても被害を最小限に抑えられます。
ただし、専用サーバーの設置やシンクライアント対応デバイスなど、シンクライアント環境を構築するための環境整備が必要です。
クラウド型アプリケーション方式
「クラウド型アプリケーション方式」は、業務に必要なツールをクラウド上に存在するアプリを介して利用する方式をいいます。
「使用料金を支払えばすぐに利用できる」「システムの開発費がかからない」など多くのメリットがあり、リモートワークと非常に相性が良い方式です。
インターネット環境が整っていれば、場所や時間、デバイスを問わずアクセスできるので、業務の効率化が期待できるでしょう。
会社のPCを持ち帰りで使う
会社から付与されたPCを各社員が持ち帰り、自宅や外部の場所で利用する方法もあります。
オフィスでの作業時と同じ環境で業務を進められるため、操作上のストレスを抱えずに業務を進めることが可能です。
一方で、セキュリティリスクが大きいので、情報漏洩防止に向けた対策を行わなければなりません。
どの環境構築方法が最適か？
リモートデスクトップ方式、シンクライアント、クラウド型アプリケーション方式、会社のPCを持ち帰りで使うなど、様々な環境構築方法が存在します。
どれが自社に最適かを判断するのは難しいため、各方法を一覧表で比較していきましょう。
リモートデスクトップ方式
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シンクライアント
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クラウド型アプリケーション方式
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会社のPCを持ち帰り
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操作方法
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オフィスにある端末を遠隔操作
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サーバー内の仮想端末を遠隔操作
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クラウド上のアプリケーションを利用
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オフィスの端末を持ち帰って利用
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|---|---|---|---|---|
データ保存
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保存しない
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保存しない
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どちらでも可
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保存する
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環境
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オフィスと同じ
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テレワーク専用
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限定的にオフィスと同じ
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オフィスと同じ
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初期費用
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比較的安い
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高い
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安い
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やや高い
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メリット
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・専用ソフトをインストールすればネットワーク設定は不要
・現在のPC環境のまま利用できる
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・高いセキュリティを保持できる |
・通信速度を気にする必要がない |
・システムの導入条件が少なくすぐに実施できる |
デメリット
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・社内PCの電源をオンにする必要がある
|
・専用サーバーを新規で用意するなど準備に労力とコストがかかる |
・情報漏洩やハッキングのリスクが高まる
|
・テレワーク端末に情報が残るため厳格なセキュリティ対策が必要 |
（参考：コラム｜マジックコネクト）
「リモートデスクトップ方式」は、すでに社内インフラが整っている中規模以上の企業やセキュリティ重視の企業に適しています。
「シンクライアント」は運用コストを抑えることができますが、初期費用が高くなる傾向にあるため、こちらも中規模以上の企業に向いているといえるでしょう。
「クラウド型アプリケーション」は、利用者数の変動が想定される企業におすすめです。
会社のPCを持ち帰り利用するのは、中小規模の企業や作業の自由度が高い企業に適しています。利便性が高く、短期間でリモートワークを始めることが可能です。
ただし、最適な方法は企業のニーズや状況によって異なります。企業の業種や規模、セキュリティ要件、予算、従業員の作業スタイルなどを総合的に判断し、最適な環境構築方法を選択することが重要です。
リモートワーク導入の流れ
ここからは、リモートワークを導入する流れを紹介します。各ステップで入念に準備を行い、リモートワークに必要な環境を整備してください。
構築方法を決める
リモートワークを導入するにあたり、適切な構築方法を検討しなければなりません。
さきほど紹介したリモートデスクトップ方式・シンクライアント・クラウド型アプリケーション方式などから、企業の要件と従業員のニーズを考慮し、最適な構築方法を選ぶことが重要です
リモートワーク要件の決定
リモートワークを実施するためには、要件を明確に定める必要があります。
インターネット接続の安定性・セキュリティ対策・遠隔アクセスの設定など、具体的な要件を明確にしましょう。
詳細な要件設定により、従業員が円滑に作業できるリモートワーク環境を整えることができます。
助成金の把握
ツールによっては導入に大きなコストがかかるため、助成金の活用も検討するといいでしょう。
国や地域の助成金制度を調査し、助成金を活用することで、リモートワークの導入コストを軽減することが可能です。
まずは関連する助成金や補助金の情報を把握し、申請条件や手続きを確認してみてください。
導入時期を決める
リモートワーク導入の際には、必要なリソースやインフラ整備などの準備期間、ツールの操作方法などをトレーニングする時間を設けることで、スムーズな移行を実現できます。
従業員がリモートワークに適応し業務を円滑に行えるような体制を整えるために、準備期間を考慮し、導入時期を慎重に検討しましょう。
就業規則・社内規定の変更
リモートワークの導入に伴い、就業規則や社内規定を変更する必要があります。
柔軟性と透明性を持った規定作りが重要であり、従業員の権利と責任を考慮しながら、効果的なリモートワーク環境を整えましょう。
しっかりとしたコミュニケーションと共有を通じて、変更内容を従業員に明確に伝え、円滑な運用を図ることが大切です。
リモートワークに必要なもの
効率的なコミュニケーションや業務管理を実現するために、適切なツールの導入が欠かせません。ここでは、リモートワークを円滑に進めるために必要なものを紹介します。
グループウェア
「グループウェア」は、リモートワークにおいてチームのコラボレーションと業務の効率化をサポートするツールです。
タスク管理・スケジュール共有・ドキュメント管理などの機能があり、複数のメンバーがリアルタイムで情報を共有できるため、チームの進捗状況を把握し、タスクの割り当てや優先度の管理が容易になります。
注意点としては、情報漏洩や混乱を防ぐために適切な設定・権限管理が必要です。
Web会議ツール
「Web会議ツール」は、リモートワーク時に遠隔でのコミュニケーションやミーティングを実現するためのツールです。
ビデオ通話や音声通話、チャット機能などを備え、リアルタイムでの意思疎通や情報共有が可能になります。遠隔地にいても顔を見ながら仕事ができるため、コミュニケーション不足に陥ることもありません。
ただし、インターネット接続や音声・映像の品質に注意が必要であり、セキュリティ対策も重要です。
チャットツール
「チャットツール」は、テキストベースのコミュニケーションを実現するツールです。
個別チャットやグループチャット、ファイル共有などの機能があり、迅速な情報共有や相互の連絡を容易にします。チャットのログを残すことで情報の記録やあとからの参照が可能です。
しかしコミュニケーションのツールとしての特性上、適切なマナーやルールの確立が重要であり、情報の誤解やミスコミュニケーションを防ぐ必要があります。
勤怠管理システム
「勤怠管理システム」は、従業員の出勤・退勤時間や休暇申請などを効率的に管理するためのツールです。
打刻された勤怠管理データは自動処理されるため、転記ミスなどのリスクを軽減し、勤怠データの正確な集計や労働時間の管理が簡単に行えます。
また、社員専用の端末やICカードからしか打刻できないようにすることで、なりすましを防ぐことも可能です。
クラウド型会計ソフト
「クラウド型会計ソフト」は、会計業務を効率的に行うためのソフトで、データのオンライン保存や経費管理、売上・経費の記録や分析などに役立ちます。
リアルタイムでのデータ更新やレポートの作成が可能であり、会計業務の迅速化と正確性の向上が期待できるでしょう。
メリットがある一方で、セキュリティやデータのバックアップに注意を払う必要があるので、信頼性の高いサービスを選択することが重要です。
ファイル共有システム
「ファイル共有システム」を使うことで複数のユーザーでファイルを共有・編集できるため、チームで進める業務の作業効率が向上します。
クラウドストレージを利用してファイルをアップロードし、共有リンクを通じてほかのメンバーと共有。リアルタイムでのファイルの同期やバージョン管理で、効率的なドキュメント管理やプロジェクトの共同作業が可能です。
データのセキュリティやアクセス権限の管理には十分注意しましょう。
営業管理システム
「営業管理システム」は、営業活動や顧客管理を効率化するためのツールです。
顧客情報の管理や営業活動の予定・進捗管理、見積書や契約書の作成などの機能を利用することで、営業プロセスにおけるノンコア業務を減らすことができます。
ただし、データの保護とセキュリティ、顧客情報の適切な取り扱いに注意しましょう。
ナレッジ共有システム
「ナレッジ共有システム」は、企業内の知識や情報を共有・活用するためのツールです。
ノウハウやFAQ、マニュアルなどのドキュメント作成・共有をスムーズに行えるため、担当者しか業務の遂行方法を知らないといった業務の属人化を防ぐことができます。
また従業員が必要な情報にアクセスし、知識を共有・蓄積できるので、業務の引継ぎも容易に行うことが可能です。
リモートワークでおすすめのツール
ここでは、リモートワークに役立つおすすめのツールを紹介します。
ツールは効率的なコミュニケーションや業務管理を支援し、チームの連携力を高めてくれるものです。リモートワークという環境をより効果的に活用したい方は、ぜひ確認してみてください。
Zoom
（出典：Zoom）
「Zoom」はオンラインビデオ会議ツールで、リモートワークにおいてコミュニケーションと協働を支援してくれます。
高品質なビデオ・音声通話、画面共有、チャット機能などを提供し、複数人の参加者とのリアルタイムコミュニケーションが容易です。
ユーザーフレンドリーなインターフェースや安定した接続品質が評価されています。
Google Meet
（出典：Google Meet）
「Google Meet」は、ビデオ通話・チャット・画面共有などの機能を備えているオンライン会議ツールです。使いやすさや安定性が特徴で、リモートワークにおいて高い効果を発揮してくれるでしょう。
シンプルで直感的に操作でき、Googleアカウントとの統合も強化されているため、普段からGoogleのシステムを利用している企業におすすめです。
Slack
（出典：Slack）
「Slack」はチームコミュニケーションツールで、リモートワーク環境での情報共有に役立ちます。
リアルタイムチャットやチャンネル機能、ファイル共有などの機能が充実しているため、コミュニケーションの効率化や活性化が期待できるでしょう。
様々な統合機能や通知設定により、ほかのツールとの連携も容易です。
ジョブカン勤怠管理
（出典：ジョブカン勤怠管理）
「ジョブカン勤怠管理」は、リモートワーク環境での勤怠管理をサポートしてくれるツールです。
出勤・退勤の打刻や休憩時間の管理、有給休暇の申請などの機能があります。リアルタイムでの勤怠データの確認や集計が可能なので、労働時間の適切な管理や労務管理の効率化に役立つでしょう。
使いやすい操作性や高いカスタマイズ性により評価されています。
Google Drive
（出典：Google Drive）
「Google Drive」はクラウドストレージサービスで、リモートワークにおいてファイルの保存と共有に役立ちます。
オンライン上でファイル管理や共同編集ができ、チーム内のドキュメント共有やバージョン管理がスムーズに行える点が魅力です。
容量の大きなファイルの保存やバックアップも行えるので、リモートワークでも安全にデータを保管することが可能になるでしょう。
OneDrive
（出典：OneDrive）
「OneDrive」は、クラウドベースのファイルストレージおよび共有サービスです。データのバックアップやリモートアクセス、チーム間の共同作業が簡単に行えます。
Google Driveと比較すると、OneDriveはMicrosoft製品との統合が強化されているため、Officeドキュメントの編集や共有を頻繁に行う企業におすすめです。
クラウドサイン
（出典：クラウドサイン）
「クラウドサイン」は電子署名サービスで、リモートワーク環境での契約書や文書の電子署名に役立ちます。
オンライン上で契約書の作成・送信・署名の管理ができ、時間と手間を削減。安全な署名プロセスや法的効力のある電子署名の提供により、遠隔でのビジネス取引をスムーズに行えます。
さらに、進捗管理やリマインダー機能により、契約プロセスの追跡と効率化も可能です。
サイボウズOffice
（出典：サイボウズOffice）
「サイボウズOffice」にはメールやスケジュール管理、タスク管理、ドキュメント共有、ワークフローなどの機能が統合されており、チーム内の情報共有とプロジェクトの推進が円滑に行えます。
柔軟なカスタマイズ性やセキュリティ対策の充実も特徴であり、ビジネスプロセスの最適化に役立つでしょう。
Sales Cloud
（出典：Sales Cloud）
「Sales Cloud」はクラウド型営業管理システムで、リモートワーク環境での営業活動をサポートします。
顧客情報の管理や商談の追跡、タスクの管理、レポート作成などの機能により、営業プロセスの効率化が可能です。
リアルタイムのデータ共有やモバイル対応により、営業チームの業務を強化し、顧客へのサービス提供の質の向上が期待できるでしょう。
リモートワークの課題点
ここまでリモートワークについてお伝えしてきましたが、リモートワークには課題点があることも否めません。
実際にリモート環境を構築する前に、リモートワークの課題についても確認しておきましょう。
コミュニケーション不足になりやすい
リモートワークでは、直接対面でのコミュニケーションが制限されるため、コミュニケーション不足になりやすいです。
オンラインツールを利用してのコミュニケーションでは、相手の表情や声のニュアンスを読み取ることが難しく、リアルタイムのコミュニケーションの質やテンポが損なわれることがあります。
情報共有の不足や、コミュニケーションが適切に図れないことによる齟齬が生じることが考えられるでしょう。
社員の生産性が下がる
自宅や外出先などの非オフィス環境では、生活リズムや家庭の事情などによって業務への集中力や効率が低下しやすいです。
また、コミュニケーションの遅延や情報不足によって業務の進行が滞り、タスクの遂行に時間がかかることもあります。
生活と業務の境界が明確でないため、ワークライフバランスの維持が難しくなり、ストレスや疲労が蓄積されることも生産性低下の要因になり得るでしょう。
管理が難しい
従業員の管理が難しいこともリモートワークの課題といえるでしょう。オフィス内と同等レベルでのチェックやフォローアップが困難になるため、従業員のモチベーションや職務意識の低下が懸念されます。また、業務の進捗や成果の把握も困難です。
コミュニケーション手段の制約やタイムラグによって、管理職との連携やフィードバックの頻度が低下することもあります。
セキュリティリスクが高まる
オフィス外からのアクセスやデータの送受信が増加することで、情報漏洩や不正アクセスのリスクが増すため、機密性や個人情報の保護が難しいことも否定できません。
自宅や公共Wi-Fiなどセキュリティレベルの低いネットワークを利用する場合、ハッキングやマルウェア感染の可能性が高まるので、セキュリティ対策の徹底や従業員のセキュリティ意識を向上させる必要があります。
しっかりと計画してリモート環境を整えよう
リモート環境を整備するためには、計画が重要です。目的とニーズを明確にし、適切なツール選定を行いましょう。また従業員の生産性・満足度の向上のため、従業員の意見も取り入れることも検討してみてください。
さらにセキュリティ対策もしっかり行い、トラブルが発生しないようにしなければなりません。そのためには、トレーニングやサポートを充実させることが大切です。段階的な導入を行い、柔軟に対応していきましょう。
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