近年では、数多くの企業が仕組みをデジタル化することで大きく利益を伸ばしています。ブラックボックス化されている既存のアナログシステムを改善することで、業務効率化を実現しやすくなるでしょう。
この記事では、デジタル変革による業務効率化についてまとめています。具体的な成功事例やおすすめのツールなども紹介しているため、デジタル化の一端として参考にしてみてください。
よく間違われる言葉に「DX（デジタルトランスフォーメーション）」があるため、明確な違いなども併せてお伝えしていきます。
デジタル化とDXの違い
デジタル変革推進にあたり、頻繁にテーマとされるデジタル化とDX。両者は混同されがちですが、実際には異なるものです。その違いを正しく理解し、適切な手順で業務効率化を図りましょう。
デジタル化とは？
デジタル化は端的に表すと、アナログの状態をデジタルへ切り替えることです。
書類のペーパーレス化や、対面での会議をオンラインミーティングに変更するなど、あらゆる場面でデジタル化は進められています。
デジタル化の最大の目的は、作業負担の軽減や、業務の効率化です。アナログでは時間のかかっていた作業にデジタルの仕組みを取り入れることで、時間が短縮でき、利便性が向上します。
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは？
DX（デジタルトランスフォーメーション）はAI、IoT、ビッグデータなどの、新しいデジタル技術を利用して、事業やサービスを「変革」することを指します。
DXの推進は、ビジネスモデルを刷新するだけでなく、従来の業務システムや企業風土まで大きく変化させるものです。その点で、業務効率の改善を図るデジタル化は、DXへの「過程」と位置付けられるでしょう。
DXを推進するためにはデジタル化が重要
DXを達成するには、それが成立する「土壌」が必要です。デジタル化はそれに該当します。つまり、DX推進の前提として、デジタル化が不可欠だということです。
例えば紙媒体の情報を電子データにデジタル化し、必要に応じて抽出したり、共有したりできるシステムを構築します。
新たなビジネスモデルの創出は、そのようなデジタル化による新システムの上にしか成立しません。デジタル化が進んだ末に、DXが達成されるのです。
デジタル変革による業務効率化の重要性
デジタル化により業務を変革することは、さまざまな場面で効果をもたらします。
アナログで時間を要していた業務をデジタル化し、負担を軽減することで、残業なども減るでしょう。残業が減れば人件費も削減でき、経営改善が見込まれるほか、多様な働き方が実現できます。
場所と時間に縛られていた業務をオンライン化することで、スピードが上がり、移動に伴うコストも削減。その分、新たな業務に着手できます。
このようにデジタル変革は、業務改善に直結する重要な課題なのです。
デジタル化やDX推進が注目されている理由
デジタル化やDX推進が注目されるのには、いくつかの要因があります。
まず、「2025年の崖」と呼ばれる、経済産業省の報告に起因する問題。それによると、DXを実現できない企業は2025年以降、深刻な経営危機に陥るとされています。
それだけ、DXは企業の存亡にかかわる喫緊の課題なのです。
また、米国などの海外企業がDXにより大きく躍進し、世界の産業システムを根本から変革している背景も影響しています。それに加え、コロナ禍で事業の在り方を見直さざるを得ない企業が増えたことも、DXの必要性を高めました。
（参考：DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～ | 経済産業省）
デジタル化やDX推進を行っている企業一覧
それでは、デジタル化やDX推進を実際に行っている企業の事例をみてみましょう。
いずれの企業もデジタル化、DXを通してそのビジネスモデルを変革・進化させ、大きな成果を生み出しました。デジタル化、DXの好事例として参照ください。
DX推進（デジタル化）の成功事例を3つ紹介
DXの導入で成功している企業は、それまでのノウハウを活用しつつも、圧倒的な業務効率化を果たし、事業の形態を刷新しました。サービスの品質は格段に向上し、それは時に消費者のライフスタイルまで変革するものです。
その好事例として、下記3社のビジネスモデルを紹介します。
- 「Netflix」のサブスク配信
- 「家庭教師のトライ」が行った映像学習
- 「LINE」の独自信用スコア
「Netflix」のサブスク配信
月額定額制の動画配信サービスが有名な「Netflix」。もともと店舗型のビデオレンタルを行っていましたが、サブスク配信を導入することで、そのサービスの仕組みを変革させました。
利用者としては、店舗へ行きレンタル・返却の手続きの手間がなく、すべてオンライン上で完結するため、たいへん便利です。その結果、顧客数も大幅に拡大しました。
また、それぞれの顧客ニーズに合った作品をおすすめする「レコメンド機能」など、効果の高いサービスを実現しています。
「家庭教師のトライ」が行った映像学習
『株式会社トライグループ』が運営する「家庭教師のトライ」。独自で導入した映像学習サービス「Try it」は、受けたい授業を時間・場所に関わらず、自由に視聴できる教育システムです。
いつでもどこでも、ハイレベルな授業を受けられる利便性は、中高生から大いに支持を集めました。その後、このサービスは一般向けの学習サービスとしても発展。人々の教育への取り組み方を変革した、画期的なシステムです。
さらに、利用者の視聴データを参考に、適切な授業を効果的なタイミングで提供するなど、品質の改善にも成功しています。
「LINE」の独自信用スコア
コミュニケーションツール「LINE」を提供する『LINE株式会社』。こちらでは、クレジットカードやローンの申し込みにおける信用情報を「LINE Score」の導入により、スコア化しました。
「信用度」という客観的な評価を行いづらい分野に、AI技術を導入。その結果、ユーザー1人1人の信用情報を数値化することに成功しました。
この信ぴょう性の高いデータにもとづき、ユーザーに応じた特典など、きめ細やかなサービスを提供。サービスの質と内容を、より効果的なものへ改善しました。
デジタル化を行う際の具体的ステップ
デジタル化の重要性は理解できても、その推進となると手順が分からず頓挫してしまうこともあるでしょう。
デジタル化を進める上では、下記のステップを踏むことが重要です。
1. デジタイゼーション
まず、業務単体のデジタル化である「デジタイゼーション」から開始しましょう。書類のペーパーレス化、会議のオンラインミーティング化、印鑑の電子化など、個別業務のデジタル化を指します。
2. デジタライゼーション
次に、業務プロセスのデジタル化である「デジタライゼーション」を行います。電子化したデータを、閲覧、抽出、共有できるシステムを構築、運用するなど、業務の「過程」をデジタル化により改善していく作業です。
3. データドリブン経営
「デジタイゼーション」や「デジタライゼーション」を行うことにより、業務にまつわるデータが蓄積していきます。そのデータにもとづいた「データドリブン経営」へ業務内容を変えていくことが、次のステップです。
上記のように、デジタル化により得られた精度の高い情報や分析をもとに「データドリブン経営」を行っていくことで、新たなビジネスモデルが創出でき、革新へつながっていきます。
初めに検討すべきおすすめツール3選
DXの過程である「デジタイゼーション」「デジタライゼーション」は、新しいツールの導入によって成立するものです。
ここでは、デジタル化において、はじめに検討すべきおすすめのツールを紹介します。
- チャットツール
- ペーパーレス化ツール
- タスク管理ツール
いずれも、デジタル化による業務効率化において欠かせないツールです。その内容や目的をそれぞれ見ていきましょう。
チャットツール
まずおすすめしたいのがチャットツール。チャットの特徴は、リアルタイムで場所に縛られず、業務が円滑に回るコミュニケーションが行える点です。
対面でのミーティングは場所と時間を必要とし、それに伴うコストも発生します。メールでのやり取りはスピード感に欠け、複数人での発言や情報整理が難しい側面が難点です。
ビジネスチャットはそれら両者の弱点を補うだけでなく、スケジュール管理やファイル添付機能が活用でき、業務の効率化が図れます。
ビジネスチャットは、下記のようなサービスが有名です。
- Chatwork（Chatwork株式会社）
- Slack（株式会社セールスフォース・ジャパン）
- Microsoft Teams（日本マイクロソフト株式会社）
ペーパーレス化ツール
デジタル化の代表例として取り上げられることが多いペーパーレス。ペーパーレス化ツールを利用すれば、従来、紙媒体で管理してきたデータ・情報・報告書などが物理的にも保管しやすくなり、利便性が上がります。
例えば、複数人で情報を共有する場合、データを瞬時に送信することが可能。また、情報の中から必要な数値だけを抽出して業務に活かすなど、データの活用も容易になりますよ。
具体的なペーパーレス化ツールとしては、下記が挙げられます。あらゆる業務がペーパーレス化の対象となることに着目してください。
- Fleekdrive（文書管理システム）
- KING OF TIME（勤怠管理システム）
- クラウドサイン（電子契約システム）
タスク管理ツール
業務の管理を助け、生産性向上を図るのが「タスク管理ツール」。タスクを管理する場合、アナログなシステムだと多くのリソースを必要とする場合が多いです。そうなると、タスクの“漏れ”やチーム内での“情報共有不足”が意図せず発生することも。
タスク管理ツールは、少ないリソースで明確に業務内容や進捗を把握できるので、効率改善に大きな効果をもたらすでしょう。
タスク管理ツールとしては、下記のようなものが挙げられます。
- Google Workspace（Google ToDoリスト）
- Microsoft 365
- Group Task（グループタスク）
業務をデジタル化するメリット
業務をデジタル化することで企業が得られるメリットは、多岐にわたります。
情報管理の利便性が増し、業務効率化を図ることができ、結果的に生産性の向上に繋がります。また、労働時間の短縮や、無駄の排除につながりコストも削減できるでしょう。刻々と変化する社会のニーズに対し、柔軟に対応できるようになります。
業務効率化による生産性向上
デジタル化を行うと、あらゆる分野の業務が効率化していきます。
例えば、生産の現場においてはヒューマンエラーがなくなり、作業負担と業務効率を大幅に改善できます。そこで得られた工数をより重要な業務に回せば、業務の品質と成果も向上するでしょう。
また、人事などもデジタル化で改善が期待できる分野です。各人材の適性やスキルを正確に管理できるようになり、適切な人員配置や採用が可能になります。
このようにデジタル化の推進は、さまざまな側面で業務効率化が図れ、生産性の向上が見込めるのです。
人件費などコストの削減
デジタル化が進むと、人件費をはじめとしたコストの削減に効果が期待できます。
例えばAIは、人間より圧倒的に情報処理スピードが早く、かつデータにもとづく正確な対応が可能。これまで属人化していた業務がAI化すれば、当然そこに発生していた人件費、管理費などのコストが大幅にカットできます。
その結果、人間がかかわるべき業務により特化できるようになるなど、業務の適正化が図れるでしょう。
このように、デジタル化は経営面にも大きな効果をもたらすのです。
時代の変化に対して柔軟に対応可能
デジタル化が進むと、業務に関するあらゆる情報が「ビッグデータ」として蓄積していきます。データにもとづいた「データドリブン経営」がなされていれば、時代の潮流が変化しても、それに柔軟に対応することが可能です。
例えば、データの分析に紐づいたサービスを提供すれば、消費者の意向やニーズが変化しても、顧客満足度を維持できるような内容を継続的に提供できるようになります。
デジタル化は、変化の激しい社会に適応するシステム構築にも、大きな効果をもたらすのです。
業務をデジタル化するデメリット
デジタル化があらゆる業務の効率化に期待ができるとはいえ、デメリットも確かに存在します。
言うまでもなく、デジタル化は一朝一夕でできるものではありません。アナログからの移行には、かなりの時間がかかります。また、将来的な利益貢献度は高いとしても、初期投資は免れません。
さらに、デジタル化を継続するためには、その方針に前向きで変化に対応できる人員でないと運用できないでしょう。
それぞれ詳しく解説します。
移行には時間がかかる
デジタル化は「デジタイゼーション」「デジタライゼーション」など、さまざまな過程を経て進んでいくものです。システム導入だけでなく、目的や運用に関する知識の共有も行わなければいけません。それらを拡充するには、かなりの時間がかかるでしょう。
はじめのうちは、ツールの運用に関するトライ＆エラーが必至なため、専門家やコンサルティングサービスの助言も検討する必要があります。
デジタル化を進めるには、移行に時間を要することを、想定しておかなければいけません。
初期費用やランニングコストがかかる
デジタル化は、結果的には業務効率化やコスト削減に貢献するものですが、ツールやシステムの導入には、相応の初期費用が発生します。
運用を軌道に乗せて効果を上げるまでには、社外の専門家のサポートも必要になることが多く、ランニングコストも想定しておかなければいけません。
デジタル化を進めるにあたっては、目的や効果の策定を事前に行い、それに応じた予算設定が必要になるのです。
デジタル化に前向きな人員が求められる
デジタル化を行うことで、企業の業務形態や風土は大きく変化を遂げるでしょう。アナログシステムでの働き方は、変更を余儀なくされます。
そのため、これまでの価値観、やり方を改め、新しいデジタルシステムに柔軟に対応できる人員でないとDX推進は難しいでしょう。
ビジネスモデルの変化に対応できる人材や、スキルをアップデートしていく姿勢が、デジタル化には求められます。
DX推進（デジタル化）で業務を効率化しよう
デジタル化を進めることはあらゆる業務効率を高め、ひいては新たなビジネスモデルの創出、それに伴う利益の拡大につながるものです。企業の価値観や風土は変化し、社員の働き方改革も促進されることでしょう。
それが効果的に果たされるには、デジタル化の内容や流れ、メリット・デメリットなどについて、しっかりと理解しておくことが重要です。
以上を確実に踏まえ、DXを推進すれば、将来的に大きな事業成長へつながっていくでしょう。
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