【業務効率化】外注の上手な活用事例｜メリット・デメリット・注意点も紹介
社内の業務効率化を進めるにあたり、業務の外注は選択肢のひとつとなるでしょう。外注は上手く活用すればメリットは多いですが、その一方でデメリットもあるので、両者を把握したうえで適切に導入することが大切です。
この記事では、メリット・デメリットをはじめ、導入の流れや実際に外注すべき作業、外注を取り入れた成功事例などをご紹介します。また、数ある外注業者から企業に合ったところを選ぶためのポイントもまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。
業務効率化のための外注とは？
業務効率化のための外注とは、社内業務の一部を外部の専門業者に依頼し、生産性を高めることを意味します。
たとえばITを使った業務の場合、社内にIT知識を持った人材がいなければ、専門外の従業員が一つひとつの手順を調べながら対応しなければいけません。最終的には業務を遂行できますが、豊富な知識や経験を持つ人に比べると作業にかける時間が多く、生産性は低下するでしょう。
生産性を高め、企業の利益を生み出すためにも、業務効率化における外注は必須です。
業務を外注するメリット
業務効率化のために外注が必要なことがわかったところで、次は具体的なメリットについて見ていきましょう。
業務を外注するメリットは以下の通りです。
- コア業務に集中できる
- 優秀な人材の定着率が向上する
- 外部の専門知識を活用できる
- 属人化の解消につながる
- 無駄な業務を見直せる
- コストを削減できる
それぞれ詳しく解説していきます。
コア業務に集中できる
誰でも行える仕事を外注することで、コア業務に集中するための環境を構築できます。
たとえば企業の戦略にかかわる業務や、サービスの提供に関しては、社内の人材が対応する必要があるでしょう。しかし、ソフトウェアのアップデートやホームページの管理など、コア業務以外の仕事については、必ずしも社内の人材が対応する必要はありません。
こういった業務にかけていた時間を外注して削減すれば、よりコア業務に集中できるでしょう。
優秀な人材の定着率が向上する
対応する業務の種類が多ければ多いほど、専門的な知識や経験が必要で業務効率は低下してしまいます。その結果、残業時間が増えたり労働環境が悪化したりしかねません。
特に現代の若い世代は、自分の強みを活かせる労働環境を求めています。すべての業務を社内でまかなおうとすると、優秀な人材が離れてしまうでしょう。
外注を上手く利用して業務の効率化を図れば、優秀な人材を社内に定着させることにもつながります。
外部の専門知識を活用できる
人事や総務に関わる業務は頻繁に法律が変更されるため、その都度新しい知識や仕事の進め方を変更しなければいけません。毎回業務を見直したり、新人育成の研修プランを作り直したりすることは、時間や人員を取られるため非効率でしょう。
それぞれの業務を専門としている外部企業に外注すれば、社内で対応する必要はなくなります。社内の人材に対してアップデートを行うより、外部の専門知識を活用したほうが、業務の効率化は図れますよ。
属人化の解消につながる
外注を利用することは、属人化の解消にもつながります。属人化とは、いわゆる専門知識を要した人材が社内に少なく、関連する業務すべてを任せている状況です。
業務内容に合わせて強みを活かせる人材に仕事を依頼することは、業務の効率化を図るうえで非常に重要だと言えるでしょう。しかし、その人材が退職などでいなくなると、生産性は大きく低下してしまいます。
今だけでなく企業の存続を長い目で見た場合、属人化の解消は早急に対処しなければいけない課題のひとつです。
無駄な業務を見直せる
外注依頼を検討する際、どの業務を任せるべきか、一度社内で話し合いますよね。また、実際に外注で業務を進めた際、社内で行っていた方法より効率的な手段を外部の企業が導入するかもしれません。
このように今までの業務を、多角的に見直せることも、外注を検討するひとつの理由です。
コストを削減できる
外注と聞くと「コストがかかる」と考えるかもしれませんが、反対にコスト削減につながります。
業務を外注することでコストはかかりますが、専門知識を要しない人材が業務を遂行するのと外部に依頼するのとでは、ひとつの仕事にかかる時間が大きく異なるでしょう。
外注費を支払う必要はありますが、社内の人件費や残業代を抑えることで、結果としてコストを削減できるのです。
業務を外注するデメリット
業務を外注することでのメリットをお伝えしましたが、次はデメリットについて見ていきましょう。
外注によって起こりうるデメリットは以下の通りです。
- 情報が漏洩するリスクがある
- 知識やノウハウが蓄積されない
- 適正コストの選定が難しい
それぞれ詳しく解説していきます。
情報が漏洩するリスクがある
業務にもよりますが、外注の際に企業が保有する情報を提供することがあります。必要な情報提供ですが、最悪の場合、漏洩するリスクがあることも理解しておかなければいけません。
仮に情報漏洩が起こった場合、外注先だけでなく発注者にも責任問題が問われます。トラブルを未然に防ぐためにも、「秘密保持契約（NDA）」を結んだうえで、情報提供は最低限にするべきです。
知識やノウハウが蓄積されない
たとえばIT資産の管理を外注した場合、社内の人材がその業務に携わることは少なくなります。その結果、社内でIT資産の管理ができる人材がいなくなるかもしれません。
業務の効率化を図るうえで外注は必須ですが、知識やノウハウが蓄積されないことを理解したうえで、社内の育成方針を計画することが大切です。
適正コストの選定が難しい
業務を外部の企業に委託すると、必要なリソースは外注先が用意することが一般的です。しかし、そのリソースを使用することが正しいのか、専門知識を要していなければ判断することは難しいでしょう。
最悪なケースとして、オーバースペックな機材を導入され、本来発生しないコストが上乗せされる可能性も考えられます。このように適正コストの選定が難しいことも、外注依頼で考えうるデメリットのひとつです。
外注を検討すべき仕事
先ほど「コア業務」以外を外注に任せるべきだとお伝えしましたが、具体的にどのような業務が該当するのか、詳しく見ていきましょう。
外注を検討すべき仕事は以下の通りです。
- 独自性の低い仕事
- 専門家が必要な仕事
- 人手・設備が不足している仕事
- 期間限定で発生する仕事
独自性の低い仕事
コア業務以外の独自性の低い仕事は積極的に外注を検討することをおすすめします。
反面、企業が保有する技術や情報を必要とする業務は、外注すると外部の人材にノウハウを伝える時間や手間が発生するため非効率になる可能性があります。
ソフトウェア管理やIT資産のメンテナンスなど、独自性の低い仕事であれば、誰でも行えます。こういった業務を洗い出して、外注依頼を検討してみると良いでしょう。
専門家が必要な仕事
IT資産の運用やソフトウェア開発など、専門家の経験や知識がいる業務に関しては、外注を検討しても良いでしょう。
社内で専門知識を有している人材が豊富にいれば話は別ですが、少人数の場合、業務を遂行するために未経験の従業員を育てなければいけません。そうすると、育成に時間やコストがかかってしまいます。
早急な成果が必要なケースでは、外注で対応することが望ましいでしょう。
人手・設備が不足している仕事
たとえば、新しいサービスの提供をスタートする場合、人員の増加や設備投資が必要不可欠です。人員を集めたり設備を整えたりするには、膨大な時間やコストがかかります。
その点、人材派遣や設備提供を行っている企業に外注を依頼すれば、すぐにサービスを提供できるでしょう。
期間限定で発生する仕事
企業の業務は年間通して行うものもあれば、季節や期間限定で発生する仕事もあります。こういった業務の場合、既存のリソースだけで行うと負荷がかかり過ぎてしまうでしょう。
外注を利用して業務の負担を軽くし、生産性を低下させずに仕事を完遂することが望ましいです。
業務効率化を成功させるための外注事例
ここまでは、業務効率化における外注のメリット・デメリット、また検討すべき仕事の具体例について解説してきました。
実際に業務の外注を検討するなら、業務効率化が期待できる事例を参考にすることもひとつの手です。次は、業務効率化に成功する外注の事例をいくつか見ていきましょう。
IT業務の外注
現代企業において、ITを活用した業務は必要不可欠です。
しかし、IT業務の多くは専門的な知識を必要とするため、人材の確保や育成に時間がかかってしまいます。
この問題を解決する目的で、IT資産の運用やソフトウェアの導入などを外注している企業は多いでしょう。IT人材の育成面で不安があるなら、IT業務の外注を検討するべきだと言えます。
人材採用の外注
企業が事業を拡大していくうえで、従業員の確保は必要不可欠です。ただ、従業員が少ない状態で人事部署に人手を回すことは難しく、なかには業務を遂行する傍ら、採用関連の仕事を請け負っている方もいるかもしれません。
特に新卒入社が増える時期は、どの企業も人手不足に陥りがちです。こういった際に、面接会場の用意や募集媒体の管理などを外注すれば、従業員の負担は大きく軽減できるうえ、人件費を抑えることにもつながるでしょう。
社内研修の外注
従業員を育成するための社内研修ですが、企業独自のルールもあれば、社会人としてのマナーや考え方を教えることもあるでしょう。
一般的な知識のインプットを専門業者に依頼すれば、研修にかかる人的コストの削減につながります。特に育成は教える側の技術も重要なため、場合によっては社内で行うより、専門家に依頼したほうが高い成果を期待できるかもしれません。
コスト削減だけでなく、より効率的な育成も考慮して、社内研修を外注してみるのも良いでしょう。
営業活動の外注
顧客の開拓などが企業成果に直結する仕事では、営業活動にかける人員数が非常に大切です。しかし、従業員数には限りがあるため、思うような成果を上げられていないと考えている企業もいるでしょう。
このようなケースでは、営業専門の業者へ外注することで、顧客との接点を増やせる可能性があります。最終的な決断だけ自社で行い残りの業務を委託すれば、リスクを抑えながら成果を上げられるでしょう。
物流の外注
物流業務を行っている企業の場合、配送や梱包にかける時間や人員の確保は非常に重要です。この作業を外注に任せることで、より大規模な業務展開ができるかもしれません。
また、設備なども整っている業者であれば、新しく投資するコストもかからないでしょう。オンラインショッピングが普及している現代において、物流の外注は非常に有効だと言えます。
コールセンターの外注
企業への問い合わせを社内で完結させるには、電話対応をする従業員の確保が大切です。
特に問い合わせ業務は、内容によって対応する時間が異なるため、適正な人員数を見極めることは困難だと言えます。また、従業員が急な応対に取られることで、業務が滞り、生産性が低下するリスクもあるでしょう。
コールセンターの外注を利用すれば、人員の確保はもちろん、生産性の低下を防ぐことにもつながります。
外注の依頼方法は主に2種類
外注を依頼する方法は、基本的に次の2つです。
- 専門知識を持つフリーランスに依頼
- 外注業者に委託
それぞれ特徴が異なるので、次で詳しく解説していきます。
専門知識を持つフリーランスに依頼
新型コロナウイルスの影響で働き方が大きく変わり、個人で仕事を請け負うフリーランスが急増しています。
フリーランサーに、専門分野の業務を依頼することも可能です。有名なクラウドソーシングサイトだと、「クラウドワークス」や「ランサーズ」などが挙げられるでしょう。こうしたサイトに登録して募集すれば、すぐに専門知識を持つフリーランスを見つけられます。
ただし、個人への業務発注のため、仕事の質が悪かったり業務が遂行されなかったりするリスクがあり、募集の際にしっかりと見極めなければいけません。業者委託よりリスクはありますが、コストを抑えられるため、誰でも行えるような業務に向いているでしょう。
外注業者に委託
より専門的な業務や責任を伴う仕事なら、外注業者へ委託するのが良いでしょう。
フリーランスよりコストはかかりますが、企業同士で直接依頼できることで安心感があり、高い業務クオリティも期待できます。サポート体制が充実していれば、トラブルなどで困ることも少ないでしょう。
外注業者の探し方・選び方については、次で詳しく解説していきます。
業務効率化につながる外注先の選び方
先ほどは外注の依頼方法について紹介しましたが、どのように業者を探せば良いかわからない方もいるかもしれません。
そこで業務効率化につながる外注先の選び方を、次で詳しく見ていきましょう。
商工会議所に紹介してもらう
商工会議所は独自のネットワークを保持しており、その地域にある外注業者を紹介してくれます。日頃から商談会や講習会を多く開催していれば、情報を入手しやすいメリットがあるでしょう。
外注先を探すなら、まずは商工会議所に相談してみることがおすすめです。
取引先金融機関に紹介してもらう
取引で提携している金融機関があるなら、商工会議所同様に地域ごとの外注先を紹介してもらえるでしょう。
特に銀行などは、さまざまな業種の方が相談に来ているので、紹介実績が豊富と言えます。銀行に紹介してもらうことで、独自で探すより外注先との信頼関係を築きやすくなるでしょう。
仲介業者を利用する
先述した通り、フリーランスに依頼する場合は「クラウドワークス」や「ランサーズ」のような仲介業者を利用するのが一般的です。
仕事の完遂時に紹介手数料はかかりますが、登録者数が多いことから依頼相手を見つけやすいといったメリットがあります。とりあえず登録だけしておいて、必要に応じて利用するのも良いでしょう。
外注先に依頼するまでの流れ
ここまでは、外注先の選び方や種類について解説してきました。
実際に社内の業務を外注する場合、いくつかのポイントに沿って行動する必要があります。外注先に依頼するまでの流れを、3つのポイントにわけて次で見ていきましょう。
業務フローを見える化する
コア業務以外で負担が大きい仕事のひとつに、毎日もしくは週間などで発生する定型業務が挙げられるでしょう。定型業務とは誰が行っても同じ成果が出る業務のことで、売上の集計やベストセラー商品の選定などがあたります。
定型業務を洗い出すために、まずは業務フローをすべて見える化することが必要です。
外注できる業務を洗い出す
外注できる業務は、基本的に先述した定型業務のなかから選定することが一般的です。
たとえば報告書を例に挙げた場合、「売上集計」と「従業員からの要望」では、前者はマニュアルが作れるのに対して、後者はマニュアル化できません。こういった「マニュアル化」できる業務が、外注に向いている定型業務と言えます。
依頼内容を具体化する
業務効率化における外注は、最終的に生産性を向上させなければいけません。仮に依頼内容があやふやで具体化できていなければ、外注先とのやりとりが増え、結果として生産性の向上が見込めない可能性が考えられます。
業務の効率を上げることを念頭に置き、依頼内容を具体化してから外注するようにしましょう。
外注で業務効率化をする際の注意点
業務効率化において外注の必要性をお伝えしましたが、最後にいくつかの注意点を知っておきましょう。
外注で業務効率化をする際の注意点は、以下の通りです。
- インボイス制度を把握する
- 最初は複数の外注先に仕事を依頼する
- 外注先に依頼内容をめいかくに伝える
- 定期的な進捗確認を行う
それぞれ詳しく解説していきます。
インボイス制度を把握する
2023年10月以降、取引における正確な消費税額と消費税率を把握するために、「インボイス制度」が導入されます。
インボイス制度とは「適格請求書等保存方式」のことで、今後消費税が発生するサービスにおいて、一定の要件を満たした請求書を保存しなければいけません。
こちらは10％と8％の課税の違いを明確にすることを目的としていますが、フリーランスなど個人事業者の一部はインボイス制度の登録ができず、請求書を発行できないのです。
確定申告などで消費税の控除を受けられない可能性があるため、必ず企業側はインボイス制度について把握しておきましょう。
複数の外注先に仕事を依頼する
いくら外注先を比較・検討しても、初めから理想の委託先が見つかる可能性は低いです。理想的だと思っていても、実はコストがかかり過ぎている可能性も否めません。
そのため、最初は複数の外注先に仕事を依頼して、徐々に不必要な場所との契約を解除していくことが望ましいです。
なかには情が移り、委託契約を解除しづらいと考える方もいるでしょう。しかし、外注するからには業務の効率化を図る必要があり、希望の成果が見出せない業者・フリーランスは、生産性を低下させる要因になりかねません。
「業務効率化」が目的であることは忘れずに、複数の外注先を利用して比較していきましょう。
外注先に依頼内容を明確に伝える
先ほど外注へ委託する前に「依頼内容を具体化する」と解説しましたが、いくら具体化できても明確に伝えなければ意味がありません。
いつまでに・どのような成果が必要かなど、こまかな打ち合わせをして、委託後のやり取りを極力なくすことが大切です。
定期的な進捗確認を行う
委託する業務のなかには短期的・長期的など、さまざまな期間の仕事があるでしょう。業務を委託したからといって、その後の進捗確認を怠ると、途中で取り返しのつかないほど業務内容が食い違っている可能性も否めません。
監視する目的もありますが、委託した業務にズレが生じていないか、目線合わせの意味も込めて定期的に進捗確認は行いましょう。
効率よく外注を活用し、業務改善を目指そう
サービスの多様化が進む現代では、企業もあらゆるニーズに対応するため、多くの業務を抱えているものです。
従業員数や企業の規模が変わらないのであれば、生産性を高めるうえで、外注を利用して業務の効率化を図ることは必要不可欠。業務改善が課題だと感じている企業は、本記事の情報を参考に一度外注を活用してみてはいかがでしょうか。
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