労働人口減少による慢性的な人手不足や働き方改革が叫ばれる中、人的リソース不足を解決しつつビジネスの生産性を加速させるために、ITシステムによるDX化を推進する企業が増えています。
そこで重要になってくるのが、「課題解決に最適な業務効率化ツールの導入」です。
昨今、多種多様な業務効率化ツールがリリースされており、企業の様々な課題解決に大きく寄与しています。
しかし機能の豊富さゆえにツールを十分に使いこなせなかったり、ツールを導入しすぎて一つひとつの性能を発揮できていないケースがあることも事実です。
この記事では、業務効率化ツールの選び方や代表的なツールの特徴をご紹介するので、業務効率化ツール選びの参考にしてみてください。
ITシステム導入で業務効率化するメリット
ITシステムを使って業務効率化すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。業種や業界を問わず、多くの企業に共通するメリットとして以下の3つをご紹介します。
- 生産性の向上
- コスト削減
- ワークライフバランスの向上
生産性の向上
単純作業などのノンコア業務はIT技術に任せて、コア業務に人的リソースを集中させることで、社員一人あたりの生産性が向上します。
人の判断が不要な単純作業を削減できれば、人的リソースをより生産性の高い業務へ振り分けられるでしょう。時間的余裕が生まれれば、残業時間が減り、労働環境の改善につながるかもしれません。
一人あたりの生産性の向上が積み重なれば、企業全体の生産性の向上も期待できます。
コスト削減
業務効率化ツールを導入して情報の電子化を進めると、以下のようなコストの削減が考えられます。綿密な在庫管理による破棄・在庫リスクも減らせるでしょう。
- 印刷代（見積書や請求書の印刷）
- 輸送費（書類の郵送）
- 通信費（通信・通話コスト）
- 保管費（書類保管棚や保管庫）
ワークライフバランスの向上
業務効率化ツールを使って労働時間が削減できれば、ワークライフバランスの向上につながります。
ワークライフバランスとは、仕事と生活の調和のことです。2019年に始まった働き方改革の推進に伴い、ライフスタイルに合わせた柔軟な働き方がますます求められるようになりました。
社員がそれぞれのライフステージに合った働き方ができれば、企業価値や社員満足度も向上し、離職率の低下にも繋がるでしょう。
業務効率化ツールの主な種類
ここでは、効率化できる業務カテゴリが異なる7種類のツールを紹介します。
業務効率化ツールにはさまざまな種類があるので、導入すべきツールはどれかを検討してみてください。
コミュニケーションツール
テレワークやハイブリットワークが多い企業では、社員同士が直接面と向かってコミュニケーションをとる機会が減るため、ちょっとした口頭相談がしづらく、コミュニケーション不足になりがちです。
そのようなコミュニケーション不足は、ツールによって解消できます。チャットツールを使えば、リアルタイムでやりとりができ、社員同士のコミュニケーションの活性化につながるでしょう。
また、グループチャットを活用すれば一度に複数人とのやり取りが可能に。情報共有がしやすく、メンバー間の情報格差をなくすといった効果が期待できます。
名刺管理
名刺管理ツールとは、スマホやスキャナーで名刺データを取り込み、データベースに一元管理するツールです。出張中に名刺を撮影するだけで、 瞬時に名刺情報を他の社員と共有できます。
データ化された名刺情報に営業活動で得た情報を追加すれば、情報の質が高まり、企業にとって営業ノウハウが詰まった貴重な財産になるでしょう。
名刺がデータベース化されると、検索性が高まります。必要な情報が取り出しやすくなることで、営業活動の効率化や生産性向上に貢献するでしょう。あわせて、担当者が退職した際の引き継ぎもスムーズになり、漏れが最小限に抑えられるはずです。
また、情報漏洩対策にもなります。クラウド上でデータ管理するツールであれば、紛失や個人情報の持ち出しリスクを減らせるはずです。
タスク・プロジェクト管理
タスク・プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトに必要なタスクを整理し、管理するツールです。プロジェクトの進捗状況、各メンバーのToDoリスト、課題、作業状況などプロジェクト全体を把握するための機能を兼ね備えています。
タスクやメンバーが多いほど煩雑になりがちなプロジェクト管理も、タスク・プロジェクト管理ツールを導入すれば、プロジェクトの状況が可視化されるでしょう。メンバーは、自分のやるべき作業に集中しやすくなり、結果的に仕事の質の向上や作業時間の短縮につながります。
また、プロジェクト管理者もタスクの優先順位の決定や、担当者へのタスクの割り振りがしやすくなるため負荷が大幅に軽減されるでしょう。
SFA（セールス・フォース・オートメーション）
SFA（セールス・フォース・オートメーション）とは、営業活動で得た顧客情報や営業プロセスをデータ化することで、商談から受注にいたるまでの進捗状況を可視化し、営業活動を管理するツールです。
SFAを導入することで、各担当者の営業活動が可視化されます。担当者が個別に得た有益な人脈、事例、提案内容、商談情報が共有され、担当者間でお互いのナレッジやノウハウを学ぶことができるでしょう。
SFAに蓄積した営業事例が、類似案件の営業のヒントになることもあるかもしれません。新人社員も、 SFAの蓄積データから提案資料や営業の成功パターンを学ぶことができます。
SFAを活用した営業情報の共有は、組織全体の営業力アップにつながるでしょう。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、主に事務系の定型作業を自動化するツールです。入力作業や転記作業など、繰り返しが多い単純作業をRPAに任せることで、作業工数が削減され、手作業による人為的ミスがなくなります。
また、作業工数が削減されれば、人件費の削減が期待できるでしょう。人的リソースをより付加価値の高い業務へ割り当てられ、社員がやりがいのある仕事に注力できる環境は、モチベーションの向上につながります。
このようにRPAの活用は、労働生産性の向上に直結。労働生産性を下げずに労働時間を減らすことができれば、働き方改革の実現に近づけるのです。
ペーパーレス化ツール
ペーパーレス化とは文字通り「紙をなくすこと」です。ペーパーレス化ツールは、契約書や請求書など社内のあらゆる文書を電子化し、さらにパソコン上での電子署名も可能になります。
文書の電子化が進むと、用紙代、印刷代、プリンターのメンテナンス費用など紙に関するコストを大幅に削減できます。紙の資料を保管する必要がなくなるため、資料のキャビネットが不要となり、その分オフィススペースを有効活用できるでしょう。
また、情報の紛失リスク対策にもなります。紙の書類は火災、水害などの災害により消失するリスクや、書類の持ち出しによる紛失や情報漏洩リスクがつきもの。ペーパーレス化ツールに、閲覧、編集などのアクセス権を適切に制限設定すれば、セキュリティー対策が可能です。
ファイル共有/オンラインストレージツール
ファイル共有/オンラインストレージツールとは、クラウド上で利用できるデータ保管庫です。クラウドにファイルを保管するため、USBメモリやCDROMなどの物理的手段でのデータ共有が不要となり、PC内のドライブや社内サーバーの容量を消費しません。
パソコンはもちろん、タブレット端末やスマートフォンからもオンラインストレージへのアクセスが可能です。事務所にいなくても、出張先やテレワーク中の自宅からファイルにアクセスできます。
ただし、ファイル共有が簡単で便利な反面、情報漏洩のリスクに注意が必要です。特に機密文書などの個人情報を扱う場合は、アクセス権限を適切に設定しなければなりません。
【目的別】業務効率化ツールおすすめ20選
業務効率化をサポートするツールはさまざまなものがありますが、ここでは、20種類のおすすめツールを目的別に紹介します。
各ツールを導入するメリットも詳しく解説。効率化させたい業務によって最適なツールを選びましょう。
コミュニケーションの効率化・活性化を図りたい
ツール名 |
簡単な特徴 |
Slack |
プロジェクト別にチャネルの作成可能。 |
|---|---|
Chatwork |
376,000社以上の企業が導入する中小企業向けのビジネスチャット。 |
zoom |
40分まで無料のWeb会議ツール。無料版でも画面共有や録画など多くの機能を利用できる。 |
Slack
「Slack」は、ファイル共有機能やチャット機能があるコミュニケーションツールです。
プロジェクト別にチャネルを作成することができます。チャネルとは、複数のメンバーで使えるチャットルームのようなもの。あらゆる業務上のコミュニケーションをひとつにまとめられます。
また、「Google Drive」や「One Drive」など、さまざまな外部ツールと連携可能。使い慣れたツールと連携できて便利です。
料金プラン
フリー：無料
プロ ：925円/月
ビジネスプラス：1,600円/月
Enterprise Grid ：問い合わせが必要
Chatwork
「Chatwork」は、376,000社以上の企業が導入する中小企業向けのビジネスチャットです。電話・メール・会議に代わる機能がすべて備わっています。シンプルな操作性のため、ツール操作が苦手な人でも使いやすいことが特徴。
チャット内のコミュニケーションで生まれた新しい業務は、そのままタスク管理機能で管理できます。
また、連携できる外部ツールも豊富です。「Twitter」「Googleカレンダー」「Gmail」などユーザー数が多いツールと連携することで、業務効率を高められるでしょう。
料金プラン
フリー ：無料
ビジネス：500円/月
エンタープライズ：800円/月
URL：https://go.chatwork.com/ja/
zoom
「zoom」は、最大100名が同時接続できるWeb会議システムです。最長40分まで無料利用可能で、ワンクリックで会議を録画できます。
会議開催者以外の参加者は、アカウントの作成が不要であるため、会議への招待が楽です。参加者は、会議開催者から送付されたURLからzoom会議前にアプリをダウンロードすれば、誰でも会議に参加することが可能。
有料プランでは、会議時間は無制限です。40分以上の長い会議が多い場合は、有料プランを検討したほうがよいでしょう。
料金プラン
基本 ：無料
プロ ：20,100円/年
ビジネス：26,900円/年
ビジネスプラス：31,250円/年
URL：https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/
名刺を管理したい
ツール名 |
簡単な特徴 |
CAMCARD BUSINESS |
高精度な文字認識機能OCRを搭載。 |
|---|---|
Sansan |
Sansanユーザーでなくても、オンラインで誰とでもオンライン名刺交換が可能。 |
Wantedly people |
利用料金は無料で、アプリ課金もなく気軽に利用できる。 |
CAMCARD BUSINESS
「CAMCARD BUSINESS」は、高精度な文字認識機能OCRを搭載。外出先から名刺をスマホで撮影して即データ化することができます。撮影した名刺情報は、リアルタイムで全社員に共有されるため、スピードが求められる業界におすすめのサービス。
OCRで正確に読み込めなかった名刺データは、複数のオペレーターにより最短5分で修正されます。
また、登録済みの名刺情報のメールアドレスへ、メールを一括送信できるメールマガジン機能を搭載。より効率的な営業活動が期待できます。
料金プラン
STANDARD ：1,700円/月
PROFESSIONAL：2,500円/月
URL：https://www.camcard.jp/business/
Sansan
「Sansan」は紙の名刺だけではなく、メールの署名やオンライン名刺から取得した顧客情報も、名刺データとして一元管理できます。
名刺データに登録した顧客の人事異動情報も、自動的に共有されて便利です。公開されている組織変更などの情報を元に、顧客の役職や所属部署の変更を検知すると、その顧客の名刺を持つ全社員に通知されます。
また、誰とでもオンラインで名刺交換が可能。相手が「Sansan」ユーザーでなくても、必要事項を入力してもらうだけでオンライン名刺を交換できます。
料金プラン
料金プランはありません。ユーザーの解決したい課題をヒアリングしたうえで、最適なプラン料金を提案しています。
URL：https://jp.sansan.com/products/sansan/
Wantedly people
「Wantedly people」は、『Wantedly株式会社』が提供している名刺管理ソフトです。スマホアプリから利用でき、場所を選ばずに名刺データを取り込むことができます。
カメラで取得した名刺をデータ化すると、アプリ内検索が可能。名刺を探す手間が省けるので仕事の効率化につながるでしょう。また、人工知能（AI）を搭載しており、登録した名刺の人物に関連したニュースを自動的に表示してくれます。
利用料金は無料で、アプリ課金もありません。名刺管理ソフトを初めて使う方でも気軽に利用できます。
料金プラン
料金プランはありません。ユーザーの解決したい課題をヒアリングしたうえで、最適なプラン料金を提案しています。
URL：https://people.wantedly.com/
タスク・プロジェクトを効率よく管理したい
ツール名 |
簡単な特徴 |
Asana |
簡単なルーチンタスクであれば自動化できる機能がある。 |
|---|---|
Backlog |
相手のコメントに「いいね」や「ありがとう」の意味で星印をつけるスター機能がある。 |
Trello |
Google、Microsoft Teamsなど利用者が多い主要ツールをはじめ、外部連携できるサービスが豊富。 |
Asana
「Asana」は、チームの連携を維持しながらプロジェクト内のタスクを一元管理できるツールです。
トップダウン型のプロジェクトだけではなく、現場の課題からタスクが生まれるボトムアップ型のプロジェクトにも対応。やるべきタスクが整理され、“誰が”・“何を”・“いつまでに”やるのか、プロジェクト全員と共有できます。
簡単なルーチンタスクであれば、自動化する機能も搭載。例えば、月末業務など毎月必ず行うタスクを毎月自動生成することで、煩雑な作業の自動化が期待できます。
料金プラン
Basic ：無料
Premium ：1,200円/月
Business：2,700円/月
URL：https://asana.com/
Backlog
「Backlog」は日本で開発されたツールであるため、日本人にとって直感的に使えるデザインで操作性が高いことが特徴です。ヘルプやサポートページもわかりやすく、ITが苦手なユーザーにも配慮されています。
プロジェクトをガントチャートで表示させると、各担当者の作業や作業期限が一目瞭然です。曖昧なタスクがなく、プロジェクトを予定通りに完了させやすくなります。
コミュニケーションを円滑にする「スター機能」も搭載。相手のコメントに、「いいね」や「ありがとう」の意味で星印をつけることができます。スター機能を使いこなせば、プロジェクトの雰囲気が明るくなるでしょう。
料金プラン
プラチナプラン：82,500円/月
プレミアムプラン：29,700/月
スタンダードプラン：17,600円/月
スタータープラン：2,970/月
URL：https://backlog.com/ja/
Trello
「Trello」には、無料プランが用意されており、人数無制限で利用できます。
使いやすいUIが特徴。付箋をホワイトボードに貼るような感覚で、タスクをボードに貼り付け、完了したタスクをクリックで掴んで次のボードへ移動させます。視覚的にタスク管理できますよ。
また、連携できる他社サービスの数も豊富です。「Slack」「Microsoft Teams」「Google」など、大手で導入されているツールと簡単に外部連携ができます。
料金プラン
Free ：無料
Standard ：5ドル
Premium ：10ドル
Enterprise：17.5ドル
URL：https://trello.com/
営業活動を幅広く効率化したい（SFA）
Salesforce |
営業活動を時系列に管理し、過去の活動内容や次のタスクを把握できる。 |
|---|---|
kintone（キントーン） |
顧客情報や案件を共有・見える化し、属人的な業務削減に繋げられる。 |
eーセールスマネージャー |
利用継続率95％。ツール定着までのサポートが手厚い。 |
JIRA |
ユーザーの使い方に合わせてカスタマイズがしやすい。タスクの自動化がも可能。 |
ツール名 |
簡単な特徴 |
Salesforce
「Salesforce」は、営業活動を時系列に管理し、過去の活動内容や次のタスクを把握するのにすぐれたツールです。
商談内容、顧客とのメール、ヒアリング内容、提案資料など営業活動におけるすべての情報を記録すれば、営業ノウハウを共有でき、営業スタッフの育成につながります。
また、AI（人口知能）を組み込んだ機能も搭載。「Sales Cloud Einstein」（セールスクラウド アインシュタイン）を使うと、失注と受注した案件の違いを探し、受注につながりそうな顧客に優先順位をつけてくれるので、営業スタッフが次のアクションを検討しやすくなります。
料金プラン
Essentials ：3,000円（税抜）
proffesional：9,000円（税抜）
Enterprise ：18,000円（税抜）
Unlimited ：36,000円（税抜）
URL：https://www.salesforce.com/jp/
kintone（キントーン）
「kintone」は、顧客情報・案件状況・契約書など営業活動による情報をまとめて管理し状況の “見える化” を行うことで、中小企業に陥りがちな業務の属人化を防げるツールです。
管理だけでなく、見積もり作成や諸々の申請対応も簡単に行えるため、業務のスピードアップや生産性向上に役立つでしょう。
また、リマインド・メンション・ワークフロー管理機能は、大事なタスクの抜け漏れや見逃し対策に。モバイルに対応しているツールなので、外出の多い人にぴったりです。
料金プラン
ライトコース ：780円（税抜）/月、9,170円（税抜）/年
スタンダードコース：1,500円（税抜）/月、17,640円（税抜）/年
※ いずれも1ユーザーあたり
※ ゲストユーザー利用、そのほかオプションあり
URL：https://kintone.cybozu.co.jp/jobtype/sales.html
eセールスマネージャー
「eセールスマネージャー」は、導入実績5,500社以上、利用継続率95％と多くの企業に支持されています。一度入力した情報が、ツール内のスケジュールや商談リスト、予算・実績情報などすべてに自動反映されることが特徴です。
優秀なツールを導入しても、担当者が情報を入力しないなどの課題に直面して導入に失敗することがありますが、eセールスマネージャーはツールが社内に定着するまで徹底してサポートしてくれます。
サポート内容は導入、稼働、定着の3段階にわかれており、それぞれの段階で最適なサポートを提供。徹底したサポートが、利用継続率95％を実現しているといえるでしょう。
料金プラン
スタンダード ：11,000円/月
ナレッジシェア ：6,000円/月
スケジュールシェア：3,000円/月
URL：https://www.e-sales.jp/
JIRA
「JIRA」は、オーストラリアの企業である『Atlassian』が開発した業務管理ツールであり、ユーザーの使い方に合わせてカスタマイズがしやすいことが特徴です。
カンバンボードでは、各タスクのステータス「未着手」「進行中」「完了」が把握でき、次のアクションが可視化できるので、効率よくプロジェクトを進められるでしょう。
Jirar Automation機能を使うと、タスクの自動化も可能。コードを書かなくても、自動化ルールを作成することができます。
料金プラン
Free ：0円
Standard：920円/月
Premium ：1,810円/月
Enterprise：問い合わせが必要
URL：https://www.atlassian.com/ja/software/jira
事務作業や単純作業を効率化したい（RPA）
ツール名 |
簡単な特徴 |
WinActor |
Windows上で操作可能なあらゆるソフトの操作を学習し、業務を遂行するロボット。 |
|---|---|
BizRobo! |
導入規模や予算に応じて、適切なプランを選べる。プログラミング知識がなくても業務の自動化が可能。 |
Blue Prism |
イギリスの『Blue Prism』が提供するRPA。『日商エレクトロニクス』による日本語のトレーニングコースがある。 |
WinActor
NTTグループが開発した「WinActor」は、Office製品（「Excel」「Word」「Access」「Outlook」）をはじめ、Windows上で操作可能なあらゆるソフトの操作を学習し、人間に代わり業務を遂行するロボットです。
例えば、ヒューマンエラーが起こりやすい入力作業をロボットに任せれば、アウトプットの質を向上させることができます。
自動化ロボットの作成にプログラミングの知識は不要なため、IT部門でない社員でも安心です。
料金プラン
トライアルライセンス（30日間）：無料
フル機能版ライセンス ：998,800円（税込）/年
実行版ライセンス ：272,800円（税込）/年
URL：https://winactor.com/
BizRobo!
「BizRobo!」には、パソコン1台から導入できるデスクトップ型や、大規模に展開するサーバー型など幅広いプランが提供されており、導入規模や予算に応じて適切なプランを選べます。
ロボット開発ツールにより、プログラミング知識がなくても業務の自動化が可能。プログラマーがいない企業でも、実務担当者がロボットを作成できます。
サポート体制も充実しており、ロボットが活用できるまでサポートしてくれるので、初めてRPAを導入する企業でも安心です。
料金プラン
BizRobo! Basic ：720万円／年
BizRobo! Lite ：120万円／年
BizRobo! Lite＋：180万円／年
BizRobo! mini ：90万円／年
URL：https://rpa-technologies.com/
Blue Prism
「Blue Prism」は、イギリスの『Blue Prism』が提供するRPAです。他のRPAツールと同様、プログラミングスキルがなくても操作可能ですが、プロのエンジニアが求める開発自由度が高いロボットにも十分対応できます。
マニュアルやサポートはほとんどが英語であるため、「WinActor」や「BizRobo!」と比較すると国内のユーザーは少ないです。
『Blue Prism』の公認トレーニングパートナーである『日商エレクトロニクス』が、日本語のトレーニングコースを開発しており、有償のトレーニングを受けることができます。
料金プラン
問い合わせが必要
URL：https://www.blueprism.com/japan/
ペーパーレス化を促進したい
ツール名 |
簡単な特徴 |
クラウドサイン |
弁護士が監修した電子契約ツールであり、電子署名法に準拠している。契約作業をPCのみで完結でき、契約書の一元管理も可能。 |
|---|---|
Misoca |
納品書、請求書、領収書、検収書などの各種帳票を電子化する。また「弥生」の申告ソフト、「free」、「MFクラウド会計」などの確定申告ソフトとの連携も可能。 |
クラウドサイン
「クラウドサイン」は、弁護士が監修した電子契約ツールです。押印ではなく電子署名を行うことで、契約締結を完全にデジタル化できます。電子署名法に準拠しており、法務省・デジタル庁から初めて法的に有効な電子署名であると認められたサービスです。
契約作業がPC上のみで完結するため、契約締結までの手間、郵送代、契約書の保管スペースを削減します。シンプルなUIで使いやすく、契約締結後の契約書の一元管理も可能です。
料金プラン
Free Plan ：無料（送信件数 〜5件/月）
Light ：11,000円（税込）/月（送信件数ごと 220円（税込）/件）
Corporate ：30,800円（税込）/月（送信件数ごと 220円（税込）/件）
Enterprise：問い合わせが必要
URL：https://www.cloudsign.jp/
Misoca
「Misoca」は、納品書、請求書、領収書、検収書などの各種帳票を電子化します。入力フォームに従って、品目や税率などを記入するだけで各種帳票を簡単に作成可能。 経理業務の手間を大幅に削減できるでしょう。
見積書のデータを納品書や請求書へ変換できるため、手動入力による転記ミスや記入漏れを防げます。また「弥生」の申告ソフト、「free」「MFクラウド会計」などの主要な確定申告ソフトとの連携も可能です。
料金プラン
無料プラン：0円（月間請求書作成5通まで）
プラン15 ：8,000円/年（月間請求書作成15通まで）
プラン100：30,000/年（月間請求書作成100通まで）
URL：https：//www.misoca.jp/
ファイル共有を円滑にしたい（オンラインストレージツール）
ツール名 |
簡単な特徴 |
Google Drive |
無料プランでも容量15GBまで利用でき、「Microsoft Word」や「Excel」との互換性がある。 |
|---|---|
Dropbox |
共有リンクを使えば、ドロップボックスのアカウントを持っていないユーザーともファイル共有ができる。 |
Google Drive
「Google Drive」は、『Google』のクラウドストレージサービスです。文書だけではなく、動画、音楽、写真をクラウドに保存できます。無料プランでも、容量15GBまで利用できることが魅力です。容量を増やしたい場合は、250円/月で100GBから利用できます。
Microsoft WordやExcelとの互換性もあり、ファイル形式を変換することなく編集や保存が可能です。Microsoft Office製品を持っていない人でもGoogleドライブ上でWordやExcelを利用できます。
料金プラン
個人向け ：無料
Business Standard：1,360円
URL：https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/
Dropbox
アメリカの『Dropbox Inc.』が提供しているオンラインストレージです。世界で7億人以上のユーザーに利用されています。
共有リンクを使えば、ドロップボックスのアカウントを持っていないユーザーともファイルを共有できることが特徴です。
無料で利用できる容量は2GBまで。「Googe Drive」と比べると小さいので、「Dropbox」をメインで使う場合は、有料プランへのアップグレードを検討したほうがよいでしょう。
料金プラン
Professional ：2,400円/月
Professional + eSign：3,650円/月
Standard1 ユーザーあたり ：1,800円/月
Standard + DocSend1 ユーザーあたり：9,300円/月
Advanced1 ユーザーあたり ：2,880円/月
URL：https://www.dropbox.com/business
業務効率化ツール選定の4つのポイント
業務効率化ツールは数多く提供されていますが、企業の課題や事情にあったツールを導入しなければ、業務を効率化することはできません。
ツールの選定の際には、次の点を重要視して選ぶ必要があります。
課題解決に必要な機能の有無
導入するツールに、企業の課題解決に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。
そのためにはまず、現場目線で当社の課題を明確にする必要があります。現場社員へのヒアリングが必要な場合もあるでしょう。
多機能なツールであればよいというわけではありません。利用しない機能があるほど、無駄なコストが発生してしまいます。
社内システムとの連携やマルチデバイスへの対応
既存の社内システムやデバイスと連携できるかの確認が必要です。既存の社内システムと連携することで、より高い業務改善効果が期待できるでしょう。
ツールによって、連携できる外部システムが異なります。無料トライアルサービスがあれば、利用して連携に問題がないか確認しましょう。
セキュリティ面の安全性
ツールを導入した場合、そこに顧客情報やプロジェクトに関する機密情報を登録することになります。第三者によるシステムへの侵入や、システム内の個人情報の漏洩などの事態を避けるためには、セキュリティ対策も欠かせません。
アクセス権の制限機能があるかなど、導入実績などを基に信頼性が高いツールであるかどうか判断しましょう。
サポート体制の充実
ツールを導入すれば課題が解決するわけではなく、ツールを継続して運用する必要があります。導入後のサポート環境が整っているかも確認しましょう。
導入後、操作や活用面での課題が出てくることも考えられます。トラブルが発生することもあるでしょう。導入後にどのようなサポートが受けられるか、あらかじめ調べる必要があります。
業務効率化ツールでリソースの有効活用を
この記事では、業務効率化ツール導入のメリットや、目的別におすすめのツールを紹介しました。
業務効率化ツールの導入は、生産性の向上、コスト削減、ワークライフバランスの向上など、企業が抱えるさまざまな課題解決に有効です。ツールの活用によって人的リソースに余裕が生まれれば、本来時間をかけて注力すべき仕事にリソースを多く分配することができます。
リソースの有効活用は、社員の満足度、モチベーションの向上や離職率の低下にもつながるでしょう。
ITシステム導入による業務効率化は「クラウドSE」にお任せください
当社が運営する「クラウドSE」は、企業のIT業務やDX化をサポートする情シス業務のアウトソーシングサービスです。
「どのITツールが最適なのかわからない」「業務改善ツールを導入したが、うまく運用できていない」などの悩みがございましたら、専門スタッフが並走してサポートしますので是非ご相談ください。
