業務効率化と生産性向上の違いは?取り組み内容からおすすめツールまで解説

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「業務効率化」と「生産性向上」という言葉は、同じ意味のように捉える方も多いと思いますが、厳密には違う意味を持ちます。

「業務効率化」は『業務がスムーズに行えるようにする』という取り組みであり、「生産性向上」は『生産性を向上させるすべての取り組み』のことです。つまり「業務効率化」は、「生産性向上」の一部という位置付けということになります。

このことを理解したうえで業務効率化を考えると、とても多くのことが分かるでしょう。ぜひこの記事を参考にして、業務効率化の理解を深めてください。

業務効率化と生産性向上の違い

業務効率化と生産性向上の違い

「業務効率化」と「生産性向上」には関連性がありますが、それぞれ違いのある概念です。

「業務効率化」では、業務のムダや非効率な要素を特定し改善することで業務プロセスの効率を向上させます。目指すのは、同じ成果物をより少ないリソースで生み出すことや、労力や時間の節約です。

一方「生産性向上」では、同じリソースを使用してより多くの成果物を生み出すことを目指します。労働力やリソースの最適活用、効率的なプロセスの確立などの業務効率化によって、生産性の向上が可能です。

このように業務効率化は生産性向上を達成する手段のひとつであり、ムダや非効率な要素を排除することで生産性を高められます。

この記事では、主に業務効率化に焦点を当てているので、業務効率化の理解を深めたい人はぜひ最後までご覧ください。

業務効率化のメリット

「業務効率化という言葉はよく耳にするけれど、具体的にどのようなメリットがあるのかすぐに思い浮かばない」という人もいるのではないでしょうか。

ここでは業務を効率化するメリットを解説するので、なぜ業務効率化が企業にとって有益なのか確認しましょう。

コストの削減

業務プロセスの見直しや自動化により、人件費や材料費などのコストの削減が期待できます。さらに、効率的なリソースの活用やムダの排除により、経営コスト全体を最適化可能です。

具体的には、生産ラインを合理化させて生産コストを削減したり、業務のアウトソーシングによって固定費を変動費に切り替えたりすることなどが挙げられます。

コスト削減により、企業の競争力や利益の向上が期待できるでしょう。

生産性の向上

業務効率化は、生産性の向上に関わります。

例えば、作業フローの見直しや自動化により、作業のスピードや効率を向上させられるでしょう。タスクの優先順位付けや効率的な情報共有ツールの導入により、チームの生産性を高めることが可能です。

また、業務プロセスの最適化や業務の標準化によって、作業のミスややり直しの手間を減らし、生産性を向上させられます。

作業時間の短縮

効率的なプロセスや自動化ツールの導入によって、業務の作業時間の短縮が可能です。

例えば、データ入力作業を自動化したり、タスク管理ツールで優先順位を決めたりすることで、効率的に作業を進められるでしょう。

業務効率が向上し、節約した時間をコア業務に充てることで、結果的に生産性の向上が期待できます。

組織全体の底力を強化

効率的な業務プロセスやタスク管理の導入により、業務のスムーズな遂行や情報共有の促進が可能です。チームの連携や意思決定が迅速に行われ、組織の目標達成力が高まるでしょう。

また、業務負担の軽減によるストレス軽減やワークライフバランスの向上も、従業員のモチベーションや満足度につながります。組織全体の底力が強化されることで、競争力の向上や持続的な企業の成長が期待できるでしょう。

働き方改革には業務効率化による生産性向上が必要

働き方改革には業務効率化による生産性向上が必要

近年、「働き方改革」が注目され、労働環境の見直しが行われています。

ここでは、働き方改革における業務効率化についてお伝えするので、業務の効率化はどのように働き方改革に影響するのか確認してみてください。

長時間労働の是正につながる

業務効率化による生産性向上では、業務プロセスの改善や自動化で、効率的なタスク処理を促進します。業務の見直しやタスクの優先順位付けにより、重要な作業に集中し、効果的な時間管理ができるでしょう。

そうすることで従業員が同じ成果をより短い時間で達成できるようになり、長時間労働の是正につながります。

正規・非正規雇用の格差是正につながる

業務の自動化や効率化が進むことで従業員の負担が減り、時間や労力を軽減できます。これにより、労働者全体の労働条件や労働時間が改善され、働き方の質が向上するでしょう。また、正規・非正規雇用の待遇や報酬の格差を縮小する可能性もあります。

公平な労働環境を実現し、すべての従業員に公正な待遇と機会を与えるためには、業務の効率化が必要です。

多様な働き方の推奨を後押しできる

働き方改革では、リモートワークやフレックスタイム制度の導入など、多様な働き方が推奨されています。オンラインツールなどを活用し業務を効率化することにより、柔軟な働き方を実現できるでしょう。

時間や場所にとらわれずに業務を遂行できるので、従業員は自身のライフスタイルに合わせた働き方が可能となり、労働意欲が高まります。

業務効率化(生産性向上)の取り組み内容の例

企業にとって業務効率化が重要であることは理解できても、実際にどのように業務効率化および生産性向上に取り組めば良いのかわからない人も多いでしょう。

ここでは、業務効率化(生産性向上)の取り組み内容の例を6つ紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

ムダな業務を洗い出す

ムダな業務を洗い出すことは、業務効率化のための重要なステップです。

業務量や業務フローを把握するために、業務プロセスの分析や現場の観察、従業員からのフィードバックを通じて、ムダや重複している業務を特定しましょう。洗い出したムダな業務を削減することで、生産性が向上し、リソースを最適に活用できます。

業務の全体像を把握して組織全体での共通認識を持つことや、従業員の協力を得るためのコミュニケーションを重視して進めると良いでしょう。

業務を標準化する

業務効率化を実現するためには業務の標準化が重要であり、作業手順やルールの明確化や共通基準の設定を行うことで、業務の一貫性と安定した品質の確保が可能です。

標準化により業務の効率化やサービスや製品の品質向上が図ることができますが、一方で個別ニーズへの柔軟な対応や創造性の制約が生じる場合もあるでしょう。

標準化の適用範囲やルールの改善を継続的に行い、従業員のトレーニングや変化への対応策を考慮して標準化を進めてみてください。

適切な人員配置を行う

適切な人員配置は、業務効率化に不可欠です。個々の能力やスキルを適切に活用し、業務負荷を均衡させることが求められます。適切な人員配置により、業務の迅速な処理、品質の維持、ストレスの軽減が実現できるでしょう。

しかし、適切な人員配置を行う際には、組織の全体像や業務の変動を把握し、リソースの最適な配置を十分に検討する必要があります。また、個々の能力やモチベーションを考慮し、公平性と透明性を確保しなければなりません。

テクノロジーを活用する

テクノロジーの活用は、業務効率化の鍵です。自動化ツールやソフトウェアの導入、データ分析や予測の活用、クラウドサービスの導入などにより、業務の効率化や生産性の向上、ヒューマンエラーの削減が期待できます。

ただし、テクノロジーの選定や導入には慎重さが必要であり、従業員への適切なトレーニングやサポート体制を整えることも重要です。また、情報セキュリティへの配慮も忘れずに行う必要があります。

ノンコア業務をアウトソース

ノンコア業務は、企業の中核業務に直接関わらない業務であり、業務によっては外部の専門業者に委託するのも良いでしょう。企業内のリソースをより戦略的な活動に集中させ、時間やコストを節約できます。

また、アウトソース先の専門知識や技術力を活かすことで、業務の品質やスピードが向上し、生産性の向上も期待できるでしょう。

一方で、企業内部の情報を外部に知られてしまうため、契約内容や情報管理に注意が必要です。

従業員のエンゲージメントを高める

従業員のエンゲージメントの向上は、業務効率化に欠かせません。意思決定への参画やフィードバックの受け入れ、柔軟性のある働き方を提供し、従業員のモチベーションや満足度を高める施策に取り組みましょう。

エンゲージメントの向上により、従業員の生産性やパフォーマンスが向上し、組織全体の業務効率化につながります。

業務効率化を促進するツールやサービス

ここからは、社内業務に関連するシチュエーションごとに、業務効率化を促進するツールやサービスをお伝えします。

これらのツールやサービスを導入することで業務を効率化できる可能性があるので、ぜひ参考にしてみてください。

社内コミュニケーション

テレワークが普及した現在では、社内の情報共有や意思疎通を円滑に行うためのコミュニケーションは、以前にも増して大切です。

ツールを利用することで、チーム間のコラボレーションや情報共有を効率化し、組織全体の連携を促進できます。

Slack

Slack

(出典:Slack

Slack」は、チームコミュニケーションやプロジェクト管理をサポートする、クラウドベースのコミュニケーションプラットフォームです。

リアルタイムなチャット機能やファイル共有機能を備えており、チーム内のコミュニケーションを迅速かつ効果的に行うことができます。また、豊富な統合機能を持ち、ほかのツールとの連携も容易です。

使いやすさとカスタマイズ性の高さがポイントで、多くの企業やチームで利用されています。

Chatwork

Chatwork

(出典:Chatwork

Chatwork」は日本発のビジネスチャットツールで、主に日本の企業やチームで広く使われています。

テキストチャットやファイル共有機能だけでなく、タスク管理やスケジュール管理機能も備えているため、ビジネスのコミュニケーションを一元化可能です。

特に日本語に特化したUIや文化に合わせた機能が充実しており、日本のビジネス環境に適したツールとして高い評価を得ています。

Microsoft Teams

Microsoft Teams

(出典:Microsoft Teams

Microsoft Teams」は、Microsoftが提供するチームコラボレーションツールです。ビデオ会議やチャット、ファイル共有など、さまざまなコミュニケーション機能を統合しています。

特にMicrosoft 365との連携に強く、WordやExcelなどのドキュメントをリアルタイムで編集しながらチームとのコミュニケーションが可能です。

Microsoftのシステムとの連携や強力なセキュリティ面が評価されており、多くの企業で利用されています。

自動化(RPA)

「自動化(RPA)」は、ソフトウェアロボットを使用して、ルーチン業務やタスクを自動化するテクノロジーです。

マンパワーで行われていた繰り返しの作業を効率的かつ正確に処理し、生産性を向上できます。

batton

batton

(出典:batton

batton」は日本発のRPAツールで、使いやすいUIとAIによる高い拡張性が特徴です。ビジネスプロセスを自動化するための機能があり、データの入力や処理などを自動化できます。

効率的な業務遂行と時間の節約により、生産性の向上が期待できるでしょう。

サービスのリピート率が97%と非常に高く、多くの企業から評価されていることがわかります。

アシロボ

アシロボ

(出典:アシロボ

アシロボ」は、日本のRPAツールのひとつ。転記や帳票作成などの経理業務、データの収集・計算、メールの送受信などノンコア業務を主にサポートし、人間が行う作業を効率化できます。

日本製のRPAとして、和暦に対応していることなどが特徴です。また、月額の利用料が5万円と安く、導入しやすいRPAツールといえるでしょう。

WinActor

WinActor

(出典:WinActor

日本のRPAツールの「WinActor」は、繰り返しの多い業務をロボットに覚えさせることで、パソコン上で行う業務を自動化できます。一度覚えた作業は昼夜問わず同じ品質で処理できるので、繰り返しの作業に便利です。

WinActorは直感的な操作性と高い信頼性が特徴であり、多くの企業で幅広い業務プロセスの自動化に重宝されています。

タスク管理

タスク管理は、個人またはチームの業務を効果的に計画・追跡し、優先順位をつけるプロセスです。

ToDoリストやプロジェクト管理ツールを活用して、業務の進捗状況や期限を管理し、個人だけでなくチームの生産性を向上させます。

Notion

Notion

(出典:Notion

Notion」は、柔軟性に優れたタスク管理ツールです。ノート、ドキュメント、データベースなどの要素を組み合わせて使えます。

個々の作業スタイルやチームのニーズに合わせて自由に設定でき、カスタマイズ性が高いです。また、タスクリストやカレンダー、Kanbanボードなどの機能を活用することで、タスクの整理と追跡が簡単に行えます。

直感的なインターフェースと豊富な機能は、さまざまなニーズに応えながら効率的な作業やプロジェクト管理が可能です。

Trello

Trello

(出典:Trello

Trello」は、シンプルで使いやすいタスク管理ツールです。カードとボードの形式を用いて、タスクを視覚的に管理。タスクのステータスを移動させたり、期限を設定したり、メンバーとの共有やコメントを行ったりすることができます。

また、拡張機能や連携アプリによって機能の拡張も可能です。直感的な操作性とシンプルなデザインが評価され、個人や小規模のチームに広く利用されています。

monday.com

monday.com

(出典:monday.com

monday.com」はカスタマイズ性に優れたタスク管理ツールで、プロジェクト管理やタスクの追跡が可能です。

直感的なインターフェースと柔軟なボード構造により、タスクの状態や優先順位、担当者などを視覚的に管理できます。さまざまなビューと自動化機能によって、効率的な作業が可能です。

幅広い業界や規模の企業で利用されており、高い評価を受けています。

会議・打ち合わせ

会議や打ち合わせは、チームや関係者が情報を共有し、意思決定や問題解決を行うためのコミュニケーションの場です。

効果的な会議の運営やコミュニケーションツールの活用により、効率的で生産性の高い議論や意思決定を実現します。

Zoom

Zoom

(出典:Zoom

ビデオ会議プラットフォームの「Zoom」は、大規模なウェビナーや小規模なミーティングなど、さまざまな目的に対応しています。

高品質なビデオとオーディオ通話、スクリーン共有、チャット機能などがあり、リモートでのコミュニケーションに便利です。

また、録画や自動字幕などの機能も充実しているため、世界中で広く利用されています。

Google Meet

Google Meet

(出典:Google Meet

Google Meet」は、Googleのクラウドベースのビデオ会議ツール。ブラウザ上での利用やモバイルアプリを通じてシームレスな参加が可能であり、GmailやGoogleカレンダーとの連携もスムーズです。

高品質なビデオ通話や画面共有、リアルタイム字幕などの機能があります。また、多くの参加者を招待しての会議も可能です。

使いやすさとシンプルなデザインが評価され、個人からビジネスユーザーまで広く利用されています。

Skype

Skype

(出典:Skype

Skype」は長い歴史を持つオンライン通信ツールで、ビデオ通話やメッセージング、音声通話などの機能があります。グループビデオ通話や画面共有、ファイル送信なども可能です。

Skypeは世界中で広く普及しており、海外の取引先やパートナーとのコミュニケーションに適しています。ビジネスからプライベートまで幅広く活用でき、安定性と信頼性が高いです。

ペーパーレス化

紙ベースの文書やプロセスを電子化し、デジタル環境で管理する取り組みを「ペーパーレス化」といいます。

電子文書の作成・保存・共有により、情報のアクセス性と可視性を向上させ、業務の効率化と環境負荷の低減が期待できるでしょう。

クラウドサイン

クラウドサイン

(出典:クラウドサイン

クラウドサイン」は、電子署名サービスのひとつであり、契約書や書類の電子的な署名・送信・保存が可能です。ユーザーはクラウド上で文書をアップロードし、関係者に対して電子署名を依頼できます。

特徴としては、セキュアな暗号化通信や法的に有効な電子署名を提供し、業務プロセスの迅速化と効率化を実現。導入社数は250万社以上で、幅広い業界や部門で利用されています。

GMOサイン

GMOサイン

(出典:GMOサイン

GMOサイン」は、電子契約や電子署名のプラットフォームです。ユーザーはウェブブラウザ上で契約書を作成し、関係者に対して電子署名を依頼できます。

GMOサインは、簡単な操作性とセキュリティに優れており、高い信頼性で契約書の電子化が可能です。社内承認のワークフロー管理や契約履歴の確認など、業務の可視化・追跡もできます。

インターネットインフラ事業を展開するGMOグループが運営しているため、安心して利用できるでしょう。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理

(出典:ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理」は、勤怠管理をペーパーレス化するためのクラウドサービスです。従業員はスマートフォンやパソコンで勤怠情報を入力し、上司や人事部門とのコミュニケーションや承認プロセスを電子的に行います。

ジョブカン勤怠管理は、使いやすさと豊富な機能が特徴です。出退勤管理、休暇管理、給与計算などの機能が備わっています。

勤怠データの自動集計やレポート作成など、業務効率化に活用できるでしょう。

名刺管理

名刺管理は、ビジネスコンタクトの情報を社内で効率的に収集・整理・管理するプロセスです。

スキャンやデジタルアプリを使用して名刺情報をデータ化し、クラウドやデータベースに保存することで、名刺の紛失を防いで情報の把握が容易に行えます。

Sansan

Sansan

(出典:Sansan

Sansan」は、クラウドベースの名刺管理サービスです。

ユーザーはスマートフォンや専用スキャナーで名刺を撮影し、クラウド上でデータを整理・共有・管理できます。高度なOCR技術を活用しているため、名刺情報の正確な抽出と自動整理が可能です。

特徴としては、名刺の検索や活用に便利なタグ付けやメモ機能、チーム内での名刺共有機能などがあります。

Eight Team

Eight Team

(出典:Eight Team

Eight Team」は、3,000社を超える中小企業に選ばれている名刺管理サービスです。名刺をスマートフォンで撮影し、OCRによる自動入力が行われます。

ユーザーはWeb上で名刺情報を編集・管理し、チーム内で共有が可能です。

使いやすいインターフェースと高いデータ精度で、名刺管理の効率化とチームコラボレーションの促進をサポートしてくれます。

Wantedly People

Wantedly People

(出典:Wantedly People

Wantedly People」は、400万人が利用する人脈・名刺管理アプリです。名刺をスマートフォンなどで撮影すると、名刺情報が自動的にデジタル化が可能。同時に10枚まで名刺を読み取れます。

ユーザーは名刺情報の編集やタグ付け、メモの追加などを行い、人脈のデータベースとして活用可能です。検索やフィルタリング機能によって、効率的な人材管理が行えます。

外注化は業務効率化のひとつの鍵

データ入力やレポート作成などのノンコア業務の負担が大きく、コア業務に集中できないという課題はよくあるものです。

ノンコア業務をアウトソーシングすることで、社内の人材の負担を減らしコア業務に集中できます。また、ノンコア業務だけでなく、専門知識が必要な業務を外注化するのも良いでしょう。

コスト削減やリソースの効率的な活用、専門的な知識やスキルの活用などのメリットが生まれます。

ただし、適切な契約や管理体制の確立、コミュニケーションと品質管理の注意が必要です。うまく外注化できれば、業務効率化を促進できるため、外注化は業務効率化のひとつの鍵といえるでしょう。

業務効率化でスマートに生産性を向上

業務効率化は組織や個人の業務プロセスを改善し、スマートに生産性を向上させる手法です。ムダや非効率な作業を洗い出し、自動化や効率化のツールを活用することで、作業時間の短縮や品質向上を実現できます。

また、タスク管理やコミュニケーションツールの活用により、情報共有や協力体制の強化もできるでしょう。

業務効率化によって生まれるコスト削減や組織の底力強化、生産性向上などのメリットを享受して、より効果的で充実した働き方を現実のものにしてください。

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