情シス業務を効率化するには？課題と解決策・効率化のメリットも

情シスの業務内容は、各システムの運用管理、セキュリティ対策、問い合わせ対応など多岐にわたります。その一方で、IT人材不足による情シス部門の少数化や他業務との兼務を余儀なくされ、そこから生じる課題に頭を悩ます企業も少なくないでしょう。

情シスの業務効率化を図ることは、コストの削減や生産性向上といった企業全体のメリットにもつながります。本記事では、情シスが陥りがちな課題に目を向け、現状を打破するための解決策をご紹介するので、ぜひご参考ください。

情シスが陥りやすい課題

情シスは円滑な企業活動を支える重要な役割を担っていますが、対応すべき業務範囲が広すぎるがゆえに、さまざまな課題を抱えがちです。

ここでは情シスが陥りやすい具体的な課題について、要因も含めて見ていきましょう。

慢性的に人手が不足している

IT人材の慢性的な不足は深刻化しており、経済産業省の推計によると、2030年にはおよそ40～80万人の規模で不足が生じるというデータが出ています。

（参考：ＩＴ人材育成の状況等について｜経済産業省）

こうしたなかで自社にIT人材を確保することはむずかしく、情シスに十分なリソースを割けない企業は少なくありません。ごく少人数の限られた人員のみで担当することもあれば、場合によっては他業務と並行して行い、専任の担当者は不在であることも珍しくないでしょう。

業務が属人化しやすい

人手不足により、ITの知見がそれほど深くない社員であっても情シス業務を任される可能性は大いにあります。

情シス間で専門知識やスキルに差があると、どうしても優秀な一部の担当者に依存しやすく、業務の属人化が起こりかねません。このような状況下では、万が一頼りにしていた担当者が退職や他部署への異動などでいなくなった場合に、業務がスムーズに回らなくなる恐れがあります。

業務過多で担当者の負荷が大きい

情シスが担当する業務内容は、システムの運用や管理、機器のセットアップ・メンテナンス、セキュリティ対策など多種多様です。このほか、社内外の問い合わせに対応するヘルプデスク業務までこなすこともあります。

膨大な業務量に対してリソースが不十分だと、担当者一人ひとりに大きな業務負荷がかかりがちです。オーバーワークによる体調不良やストレスで休職・離職する人が出てしまうと、人手不足に拍車がかかってさらに状況は悪化するでしょう。

セキュリティが脆弱になりやすい

セキュリティ対策を行ううえで、システムやツールは常に最新のバージョンへアップデートしておく必要があります。

しかし、目の前の業務をこなすだけで手一杯という状況だと、各システムのセキュリティ管理まで十分に手が回らなくなることもあるでしょう。管理が疎かになれば、セキュリティが脆弱化してウイルスに感染しやすくなったり、容易に不正アクセスできる環境を作り出してしまったりする危険性が高まります。

コストセンターと捉えられがち

事業の運営において必要なものとはいえ、新しいシステム機器を導入したり、ソフトウェアやライセンスを購入したりと、情シスではさまざまなコストがかかりやすいことは事実です。

一方で、どちらかというとサポート役のような立ち回りがメインであり、直接的に企業の利益につながる業務は多くありません。そのため、経営層からは「利益を生まないのにコストばかりかかる」と捉えられ、なかなかリソースを割いてもらえない状況になりがちです。

「2025年の崖」への対応が求められる

複雑化・肥大化した既存の古いシステムを使い続けている場合、2025年以降には最大12兆円／年の経済的損失が生じる恐れがあると経済産業省は発表しています。これが「2025年の崖」と呼ばれているもので、DX推進のために新たなデジタル技術を活用したり、レガシーシステムを刷新したりと、早急な対応が必要です。

（参考：D X レポート｜経済産業省）

もともと負荷の大きい日々の業務に加え、2025年の崖に対する取り組みを並行して進めなければならず、さらに情シスの業務効率は低下しかねないでしょう。

情シスの業務効率化を図るための解決策

情シスの業務効率が低下すると、システムトラブルなどの問題が発生した際に、迅速な対応・解決ができなくなるかもしれません。その結果、企業利益の低下につながる恐れもあるため、課題解決が急がれます。

ここでは情シス業務を効率化するための解決策を見ていきましょう。

社員のITリテラシーの向上

同じ企業の社員でもITリテラシーのレベルはさまざまで、ITリテラシーの低い社員が多いほど情シスへの問い合わせも多くなります。初歩的な疑問やトラブルすべてに対応していては、ほかの業務に手が回りません。

そのような状況を改善するためには、社内全体のITリテラシーを高め、基本的なシステム設定や操作などは自分で行ってもらう体制を整えることが大切です。マニュアルやFAQの共有を徹底するなど、自己解決できる手段を用意して問い合わせ削減を図りましょう。

経営層の意識改革

情シスに対する経営層の認識が薄いと、コストをかけたり人員を配置したりすることに二の足を踏まれ、十分なリソースを割いてもらいにくくなります。厳しい状況から脱却するには、経営層にきちんと情シスの内情や必要性を理解してもらうことが大切です。

企業が他社との競争に勝ち抜いていくうえでも、経営層と情シスの密接な連携は欠かせないので、情シスの課題解決に積極的に取り組むべきでしょう。

業務範囲の明確化

情シスのメイン業務はシステムの構築から運用全般ですが、セキュリティや機器の管理、ヘルプデスク業務などにも対応しなければなりません。広範囲すぎる業務を限られた人員で行うため、対応が追いつかず緊急トラブルへの対処にも遅れが出てしまう恐れがあります。

情シスの業務効率の低下を防ぐには、どこまで情シスが対応するか業務範囲を整理して明確化しましょう。専門的なこと以外は各部署で対応してもらうようにすることで、情シスへの負担が軽減されて円滑に業務を回せるようになります。

トラブル対策マニュアルの作成

専門知識がないと対応できないトラブルだけでなく、自分で簡単に解決できる基本的なトラブルに関する問い合わせも多数寄せられます。なかには「プリンターが故障した」「パスワードを忘れた」というような、情シスの管理外のトラブルまで対応を求められるケースも少なくありません。

問い合わせを減らすために、よく起こりがちなトラブルや頻度の多い質問について、対処法や回答をマニュアルにまとめましょう。できる限り、自己解決してもらえるような仕組みづくりが大切です。

システムのクラウド化

クラウドサービスを活用すると、システムの運用や保守を運営会社に任せられます。定期的なメンテナンスやソフトウェアのアップデート、最新のセキュリティ対策まで自動で行われるので、情シス担当者の業務負荷を大幅に軽減できるでしょう。

万が一、企業が災害によって被害を受けた場合にも、クラウド上でデータを管理しているため物理的な被害を被ることがありません。

サービスによって費用やサポート範囲はさまざまなので、予算や自社のシステムに合うサービスを活用しましょう。

アウトソーシングの活用

情シスが担当する業務は、企業の利益に直結しないノンコア業務が多くを占めています。なかでも情シスの業務を煩雑化させやすい問い合わせ対応は、アウトソーシングを活用して外部に対応してもらうことで、業務負荷の軽減と人手不足の解消を実現できるでしょう。

他の業務と兼務している担当者は、本来優先すべきコア業務に時間を割けるようになり、業務効率や生産性の向上に期待できます。

情シス業務をアウトソーシングするメリット

情シスの業務をアウトソーシングすることによって、担当者が抱える業務量を減らすことはもちろん、ほかにも多くのプラスの効果が見込めます。

以下にアウトソーシングの具体的なメリットをお伝えするので、今後導入を検討している方はご参考ください。

専門知識やスキルを補完できる

IT人材を確保できない企業では、ITに関する専門知識やスキルが不十分な社員が情シス担当者に任命されるケースも珍しくありません。しかし、情シスは専門的な質問やあらゆるトラブルに対応しなければならず、幅広い知識が求められます。

アウトソーシングすれば、自社に不足しているIT技術や知識、ノウハウを調達でき、自社にIT人材が不在の場合でも効率的に運用できるでしょう。

業務の属人化を抑制する

情シス担当者が極めて少ない状況や、特定の担当者に任せがちな場合、業務が属人化してしまう傾向があります。そうなると、作業を担当している社員が休んだり、突然異動や退職することになったりした際に、スムーズに業務を遂行できなくなる恐れがあるでしょう。

アウトソーシングなら、こうした属人化を防ぐことに加え、一定の業務の質も維持できます。

人材採用・育成のコストを削減できる

新たにIT人材を採用したり、一から育成したりするとなると、時間やコストがかかりがちです。特にIT人材は引く手あまたなので、厚待遇を与えなければ確保がむずかしく、余計にコストがかかるでしょう。

アウトソーシングを活用することで、自社でIT人材を用意する必要がなく、せっかく育成した人材が他企業へ転職してしまうといった心配もありません。

情シス業務を効率化することで期待できる効果

情シスの抱える課題を解決し、効率よく業務をこなせる環境を整えることは、社内全体の業務効率化にもつながります。その結果、企業の利益にも影響してくるでしょう。

具体的に、どのような効果が期待できるのか解説します。

安定したシステム運用を維持できる

情シス担当者がゆとりを持って作業に取り組めるようになると、これまで守りの業務に圧迫されていた攻めの業務に専念できるようになります。さらに対応品質も高まり、顧客満足度のアップにも期待できるでしょう。

万が一トラブルが起きても、迅速な対応によって被害を最小限に抑えられるため、安定したシステム運用が維持できます。

企業の生産性が向上する

問い合わせ対応などのノンコア業務に追われ、残業が当たり前の状況では、利益が出ないのにコストばかりかかってしまいます。

こうした課題を改善して作業を効率化し、時間外の業務を減らして少ない経営資源でうまく業務を回せるようになると、コストの削減や生産性の向上が見込めるでしょう。担当者のワークバランスの改善も図れるので、公私ともに充実し、業務に対するモチベーション向上にもつながります。

セキュリティリスクから守る

業務過多により、システムのメンテナンスやセキュリティ対策が疎かになってしまうと、巧妙なサイバー攻撃に太刀打ちできません。企業の重要な情報が漏洩したり、システムが破壊されたりすると、信用の失墜や大損害を受け、最悪の場合は企業の存続すら危ぶまれるでしょう。

しっかりとセキュリティ管理や強化に時間を割ける体制を整えれば、このようなセキュリティリスクから守ることができます。

情シスの課題をクリアして生産性向上を目指そう

情シスは、人手不足を軸にさまざまな課題を抱えがちです。そのまま放置すれば、厳しい環境に耐えきれず退職する社員が増え、さらに事態は悪化するでしょう。

情シスが正常に稼働しなくなれば、安定・安全な企業の運営を維持できません。企業にとっても大きなリスクを抱えることになるので、優先的に情シスの課題解決に取り組むことが重要です。ぜひ本記事で紹介した解決策を参考に、現状を打破して生産性向上を実現しましょう。

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