情シスでアウトソーシングを賢く導入する方法｜費用・メリットも紹介
業務の多様化・複雑化により、情シス部門のアウトソーシングを検討する企業が増えています。
ただし、アウトソーシングはただ任せてしまえばいいというものではなく、内製業務との連結も考えなくてはならず、ある程度の慎重さが必要です。
この記事に書かれたメリット・デメリットから、導入の方法、費用相場、注意点などをしっかり学び、スムーズな導入が実現できるよう計画を立てましょう。おすすめの外注企業もご紹介するので、ぜひ参考にしてください。
情シス（情報システム部門）とは
情シスとは「情報システム部門」の略称で、IT関連の企画・開発・運用・保守に携わる部門のこと。
ITサービスが中心の現代企業において、利益を上げ続けるために情報システムを上手く活用することは必要不可欠です。ITを使って企業の課題解決や利益創出を行うことが、情シスの主な役割と言えます。
情シスの仕事内容は多岐に渡りますが、大まかには次の4つが挙げられるでしょう。
- 社内システムの開発・管理
- IT機器の運用・管理
- ヘルプデスク業務
- セキュリティ対策
上記に挙げた通り、さまざまなIT業務に関わってくるため、情シス担当者には幅広い知識や経験が求められます。
「情シス」と「社内SE」の違い
「情シス」と似たビジネス用語として「社内SE」があります。こちらは社内の情報システム関連業務を行う「SE（システムエンジニア）」を意味しており、情シスが組織に対して社内SEは人を指した言葉です。
システムエンジニアと称されていますが、社外への派遣作業は行わず、あくまで社内のITシステム関連業務だけを行う点が特徴。
情シスと社内SEの業務内容に大きな違いはなく、基本的に同じ業務に携わります。あくまで「組織（部門）」と「人物（システムエンジニア）」の違いだと覚えておきましょう。
社内SEのメリット・デメリット
社内SEはあくまで「利用者の立場」で業務を行います。「開発者の立場」で業務を行うSI・SESといったエンジニアと異なり、企業の上層部が行うプロジェクトの中枢に関わることがほとんどです。また、情シスの一員として、組織運営のノウハウも学べるでしょう。
しかし、企業によっては、ITインフラの開発を社内で行わない可能性があり、通常のシステムエンジニアが関わるサーバー構築などに携われないかもしれません。
開発に携わりたい方はSI・SES、組織運営・経営にも関わりたいなら社内SEが良いでしょう。
情シスのアウトソーシングが普及した背景
情シスのアウトソーシングを検討する企業が増えている理由は、大きく「働き方改革」と「人材不足」の2つが挙げられます。
2017年より、国内では東京オリンピック・パラリンピック大会時の混雑緩和を目的として、「テレワーク」が推進されてきました。
テレワークを中心とした働き方改革に拍車をかけたのが、新型コロナウイルスの感染防止対策です。緊急事態宣言などの影響で、自宅で仕事を行う「リモートワーク」を導入せざるを得ない状況になり、多くの企業でITインフラの拡大が行われました。
また、同時に自宅にいる時間が増加したことで、消費者が求めるサービスの基準が変わり、ITを駆使しないと企業が生き残れない時代へと変化。
結果として社内のIT人材が不足して、少ない人数で対応する「ひとり情シス」や契約社員として雇用する「社内外注」を導入する企業が急増しました。
一方で、コスト面やパフォーマンス面に課題が生じ、現在では情シスのアウトソーシングが人材不足解消の効果的な手段として、多くの企業で用いられるようになったのです。
情シスをアウトソーシングするメリット
情シスの重要性がわかったところで、次はアウトソーシングするメリットについて見てみましょう。
情シスをアウトソーシングするメリットは、次の4つです。
- 品質の向上
- 業務の効率化
- 業務の属人化の抑制
- コスト削減
それぞれ詳しく解説していきます。
品質の向上
情シスの業務は多岐に渡るため、ひとり当たりの負担は大きくなりがちです。業務の稼働を止めないように担当者が無理をすれば、集中力が低下して業務の品質を落としかねません。
アウトソーシングを活用して情シス担当者の負担を減らすことは、品質の向上にも繋がると言えます。
業務の効率化
情シスは企業の中枢を担う重要な部署であることから、求められる業務および情シスでしかできない仕事は非常に多いです。負担が大き過ぎてキャパオーバーになると、重要な業務が滞り、企業の生産性を低下させてしまう可能性もあるでしょう。
品質の向上同様に、アウトソーシングの活用で負担を減らすことは、業務の効率化をするうえで非常に重要です。
業務の属人化の抑制
IT業務は専門的な知識やスピーディな対応が求められるため、経験豊富な人材に業務を依頼することが多いです。今だけ考えれば問題ないですが、仮に退職などで担当者がいなくなれば、業務が回らなくなる可能性も否めません。
また、業務の属人化を抑制するために従業員を育てることは必要である一方、業務過多だとまとまった時間が取れず、効率的な育成は難しいでしょう。育成時間を確保するうえでも、アウトソーシングで情シス担当者の負担を減らさなければいけません。
コスト削減
情シスのアウトソーシングを導入する際、多くの企業が費用面を懸念すると思いますが、依頼することで現状よりコスト削減に繋がります。
たとえばIT人材を社内で確保するには、求人を出さなければいけません。その場合、面接会場代や求人広告費および入社後の研修費など、あらゆる面でコストがかかるでしょう。
アウトソーシングと比較しても、社内で人材確保するほうが基本的に出費が多いため、コスト削減を目的として導入するのもひとつの手です。
情シスをアウトソーシングするデメリット
アウトソーシングすることによるメリットもあれば、やはりいくつかのデメリットも存在します。
情シスをアウトソーシングするデメリットは、以下の3つです。
- 自社のノウハウの蓄積が難しい
- 費用対効果の見極めが難しい
- 最適な業者を見つけにくい
それぞれ詳しく見てみましょう。
自社のノウハウの蓄積が難しい
情シス業務の一部をアウトソーシングするということは、社内の担当者がその仕事に関わる機会が減ることを意味します。本来であれば、業務を行いながら経験を積めるはずですが、外部に依頼することで自社でのノウハウ蓄積が難しくなるでしょう。
費用対効果の見極めが難しい
アウトソーシングを行っている業者のなかには、自社に合わない不必要なサービスもあるかもしれません。社内にIT人材がいない企業の場合、委託先の業者が提供するサービスが必要なものか、誰にも判断できないでしょう
このように費用対効果の見極めが難しいことは、アウトソーシングするうえで必ず理解しておかなければいけません。
最適な業者を見つけにくい
情シスのアウトソーシングが普及している現代では、数多くの委託業者が存在します。それぞれ特徴や提供するサービス、コストなど、あらゆる面で差別化されていますが、専門知識がなければ最適な業者を見つけることは難しいでしょう。
サービスの多様化はメリットも多いですが、企業に合った業者・委託先を見つけにくいデメリットでもあります。
アウトソーシングで依頼できる情シス業務
アウトソーシングすることによるメリット・デメリットを述べてきましたが、導入を検討するなら必ずどちらも理解しておかなければいけません。そのうえで、アウトソーシングできる情シス業務と照らし合わせて、導入を検討しましょう。
ここでは、アウトソーシングできる情シス業務を解説します。
アプリケーションの運用・保守
アプリケーションの運用・保守とは、システムの管理やメンテナンスおよび運用を行う業務を意味します。
ユーザーからの問い合わせに対応するヘルプデスク業務や、プログラムが適切に作動しているかの管理業務など、アプリケーションを維持するための作業全般が該当するでしょう。
非常に専門性を有する業務であり、社内で対応すると多くの時間や人員が必要です。IT人材が不足している環境だと、アウトソーシングしたほうが業務の効率化を図れるでしょう。
DX化の推進
DX化の推進とは、企業内でDX（デジタルトランスフォーメーション）を推し進めることを指します。IT技術を駆使して革新的なサービスを創り出す「DX化」は、消費者行動が変化している現代において、各企業が注力しなければいけない課題のひとつです。
ただし、ITに関する専門的な知識を持った人材がいなければ、イメージしているサービスを具現化することはできないでしょう。DX化を推進するうえで、アウトソーシングでIT知識が豊富な人材にアドバイスをもらうことは大切です。
インシデント管理
情シス業務におけるインシデント管理とは、予期せず発生するトラブルや問題を未然に防いだり、事が起こった際の被害を最小限に抑えたりする役割のこと。
たとえば提供しているサービスが、アクセス過多により「利用できない」トラブルが起こったとします。その際、迅速にサービスを復旧させて、ビジネスへの影響を最小限に食い止める役割を担うのがインシデント管理です。
トラブルはいつ起こるか想定することは難しく、24時間人員を配置させておくのも困難でしょう。アウトソーシングで管理を任せられれば、企業内負担を大きく減らすことに繋がります。
IT監視／システム監視
ITサービスを安定して消費者に提供するには、ITインフラが正常に稼働していなければいけません。サーバーやネットワーク、サービスに異常がないか、監視する業務のことをIT監視やシステム監視と呼びます。
IT監視・システム監視の役割はITインフラ全体に及ぶため、担当者の業務量は多く、多角的な視点からのチェックが求められます。そうなると、人員も揃えなければいけません。
ITサービスの稼働を左右する重要な業務だけに、情シスの環境が整っていないなら、アウトソーシングすることが望ましいです。
各種改善策
IT環境は日々変化しているため、企業は現在の運用が適切なのか、効果検証および改善について常に模索していかなければいけません。
たとえば社内のネットワーク環境ひとつ見ても、通信スピードが遅いと業務の効率は落ち、生産性は低下してしまうでしょう。企業利益を上げ続けるためにも、早急な改善が必要だと言えます。
このような課題に対して、社内で改善することが難しければ、アウトソーシングでプロに対応してもらうこともひとつの手段です。
サーバ設計
サーバ設計とは、インターネットなどのネットワーク環境を整え、業務に支障がでないよう管理することです。
サーバの設計・構築・保守・運用と、幅広い業務に携わるため豊富な知識が問われます。また、不測の事態においては、経験を活かした臨機応変な対応を求められるでしょう。
知識と経験が必要な業務であるため、IT人材が不足している企業では、アウトソーシングするほうが安定した業務環境を維持できます。
ITコンサル
ITコンサルとは、IT運用における現状の課題抽出および改善策を提示し、定期的な効果検証など、企業の生産性を高めることを目的として、ITに関わるアドバイスをする業務です。
情シス担当者が本来行う業務ですが、幅広い知見に基づいたアドバイスが必要なため、豊富な知識と経験を持つ人材でなければ対応できないでしょう。
ITサービスの運用、DX化の推進など、幅広い分野でアドバイスをもらえるITコンサルのアウトソーシングは、企業にとって非常に大きなメリットがあると言えます。
情シスをアウトソーシングした成功事例
ここでは実際に情シス業務を、アウトソーシングして成功した事例をお伝えします。
セキュリティ強度の高いメールサービスの選定・導入
製造業を営む『ライフライン関連製造販売会社』は、グループ会社のポリシー上、現在利用しているメールサービスのセキュリティ強度に不安がありました。
そこで適切なメールサービスの選定・導入について、プロのサポートを求めアウトソーシングを依頼。選定や各種設定変更、データ移行など、すべての面でサポートしてもらうことで、IT人材が不足している環境でも早急な改善に成功しました。
（参考：情シス担当者の退職で「NBCSS」導入を決断！ | ネットブレインズ）
オンプレサーバーからクラウドサーバーへの移行
従業員数約50名の『製品加工会社』は、オンプレ環境のサーバー1台で業務を行っており、適切なIT運営・管理ができていないことが課題でした。そこで問題解決に向けて、ITコンサルに現状把握から解決策の提示を依頼。
結果として従来よりコストはかかるものの、オンプレミス環境からクラウドサーバーへ移行することで、セキュリティの強化や質の高いサービスの提供などが実現されました。
（参考：サーバーをオンプレからクラウドへ移行｜アイチーム株式会社）
大型システムリプレイスプロジェクト
従業員数約2,300人を誇る『大手ホテル運営会社』は、顧客満足度の向上と売上拡大を目指して「HPの大型リニューアル」と「会員システムリプレイス」の大型IT投資を決行しました。
しかし、社内にプロジェクトに適したIT人材がいなかったことで、アウトソーシングを依頼。定期的な進捗確認から運用状況の確認など、さまざまな面で専門家の意見を取り入れることで、期日通りにプロジェクトを完遂しました。
その結果、企業の提供するサービスの顧客満足度は向上し、さらに情報管理をスムーズに行えることでコスト削減にも成功したのです。
アカウント・アクセス権設定業務の効率化
サービス業界で従業員数約1,000人を誇る『請負業務サービス会社』は、Windowsアカウントの登録・削除が追いついていなかったり、アクセス権の設定変更漏れが起こったりしていました。
この課題解決に向けて、自動化ツールの導入や一部業務のアウトソーシングを決行。結果として、アカウント・アクセス権設定業務の効率化に成功して、以前までのようなミスを減らすことができました。
（参考：アカウント・アクセス権設定業務の効率化｜アイチーム株式会社）
情シス業務をアウトソーシングするまでの流れ
企業が抱える課題について、アウトソーシングで解決できる糸口が見えてきたなら、実際に導入を検討しましょう。
ここでは、情シス業務をアウトソーシングするまでの流れを解説します。
1. 問い合わせ・連絡
アウトソーシングの導入を決めたら、委託したい企業へ問い合わせ・連絡を行います。
この際多くの企業ではWEBサイトから申し込みが可能ですが、場合によっては電話での申し込みが必要です。また、「まずは話を聞いてみたい」「見積もり額が知りたい」など、基本的には相談ベースで問い合わせて構いません。
2. 要望をヒアリング
問い合わせが完了したら、後日委託先の担当者とのヒアリングを行います。このヒアリングは、アウトソーシング先が企業の要望を確認するためのもので、明確な課題やゴールのビジョンが必要です。
ただし、この時点で要望がまとまっていなくても問題ありません。専門知識豊富なプロがサポートしてくれるので、要望が固まるまで何回も面談を行いましょう。
3. 見積もり
ヒアリングが終われば、担当者からプランと見積額の提示が行われます。情シス業務は多岐に渡るため、プランニングの情報量は基本的に多いです。
提示された内容に不明点があれば、納得するまで質問を繰り返しましょう。
4. 契約
提示されたプランや見積もり額に問題なければ、アウトソーシング先の企業と正式に契約を交わします。
ただし、一度契約を交わすと、あとで内容を変更できません。規約確認や発注書などのやり取りにおいて、不明点があればこの段階でクリアにしておきましょう。
5. 利用開始
契約が交わされたあとは、内容に沿ってアウトソーシング業務がスタートします。基本的に委託先の企業とは長期的な付き合いをすることが多いので、頻繁に情報交換や進捗の確認はしておきましょう。
交流を深める目的以外にも、目線合わせの効果もあり、認識のズレを防ぐことに繋がります。
一般的な情シス業務のアウトソーシング費用
一般的な情シス業務のアウトソーシング費用は、月に25～30万程度と言えます。これはアカウント管理や訪問のサポート、故障時の24時間対応を含めての平均相場です。
ただし、情シスのアウトソーシング費用は、委託する業務や料金形態によって変わってくるため注意してください。
基本的には専門性が必要な業務ほど高く、誰でも行えるような固定化されたものほど安い傾向にあります。また、料金形態には「固定型」と「従量型」があるため、契約段階で必ず確認しておきましょう。
たとえば、ヘルプデスク業務をアウトソーシングした場合、従量型なら問い合わせ件数に応じて月10～100万円程度必要です。テクニカルサポート業務も含むなら、10～150万円と増加します。
あくまで一例ですが、このように対応する業務の範囲や料金形態によって、アウトソーシング費用は大きく変わるでしょう。
情シスのアウトソーシング企業の選び方
アウトソーシング企業の選び方は次の通りです。
- サービス内容
- コスト
- 導入実績
- セキュリティ面
- 情報の取り扱いについてのポリシー
それぞれ詳しく見ていきましょう。
サービス内容
アウトソーシングを依頼する企業によって、サービス内容は異なります。アウトソーシングを進めたのちに、仮に追加したい情シス業務が発生した場合でも、対応できるかどうかは事前に確認しておかなければいけません。
このような状況でも困らないよう、あらかじめ業務の洗い出しをしておくことが重要です。また、社内で業務の選定が難しければ、その部分からサポートしてくれる企業を選ぶのも良いでしょう。
コスト
多くの企業は、コスト削減を目的としてアウトソーシングすることでしょう。アウトソーシングするうえでは、成果に対するコストとの比率、いわゆる「費用対効果」は必ず考えておかなければいけません。
単にコストが安いからといって、適切なIT運用が行われなければ意味がないでしょう。また、反対にコストをかけたからといって、企業にとって最適なIT運用が約束されるわけでもありません。
アウトソーシングを導入するときは、コストと期待される成果のバランスを加味して、委託先の企業を選びましょう。
導入実績
アウトソーシングサービスを提供している企業によっては、WEBページで過去の導入実績を公開しているケースがあります。
仮に導入実績が豊富であれば、依頼したい内容と類似しているものを確認して、比較することも可能です。また、経験豊富なプロがついてくれる可能性も高くなるでしょう。
情シスのアウトソーシングを成功させるためにも、導入実績はなるべく確認しておくべきです。
セキュリティ面
アウトソーシングで一番気をつけなければいけないことが、個人情報などの情報漏洩です。
アウトソーシングでは、委託先の企業へ自社の機密情報を公開します。あらかじめ「機密保持契約」を結ぶことは前提ですが、情報漏洩が発生してしまえば信頼の低下は免れません。
最悪の場合、経営難に陥る可能性も考えられるため、委託先の企業が取り組んでいるセキュリティ対策を確認しておくことが望ましいです。
情報の取り扱いについてのポリシー
先述した「セキュリティ面」に付随しますが、情報を取り扱う際のポリシーが明確であり、きちんと外部に公開されている企業を選ぶ必要があります。
たとえば、万が一の事態を想定して「情報漏洩保険」へ加入していることなどが挙げられるでしょう。このように情報の取り扱いについて対策を講じている企業なら、最悪の事態を招く可能性は低いと言えます。
おすすめのアウトソーシング業者4選
IT運用が重要な現代社会において、アウトソーシングサービスは多種多様な進化を遂げています。そのため、情シス業務のアウトソーシングを検討しても、どこへ委託すれば良いか決めかねている企業も多いはずです。
ここではおすすめのアウトソーシング業者を4つ紹介するので、委託先を決める際の参考にしてみてください。
クラウドSE
当社『株式会社Gizumo』が提供する「クラウドSE」は、ITに関わるさまざまな業務をサポートするサービスです。
業務の効率化やヘルプデスクの代行など、「クラウドSE」だけで完結することが特徴です。また、企業の要望に対して柔軟に対応いたします。
Total IT Helper
『リップル株式会社』が提供している「Total IT Helper」は、ヘルプデスク代行を行うサービスです。
ヘルプデスク業務は、情シスのなかでも負担が大きい仕事のため、アウトソーシングすることで業務効率化を図れます。また、最短10日で導入可能と、スピーディな対応が特徴。
4万件以上の企業へ導入した実績があり、高い成果を期待できるアウトソーシングサービスです。
クロス・ヘッド
『クロス・ヘッド株式会社』が提供している「クロス・ヘッド」は、主にITコンサル業務を行っているサービスです。
課題の抽出から改善策の提示まで、経験豊富なプロがサポートしてくれます。また、独自の評価ツールを用いて課題を見える化するため、誰でも視認できるわかりやすさが人気の理由。
企業の従業員と一丸となって、課題解決に向けて行動してくれるサービスです。
I team
『アイチーム株式会社』が提供している「I team」は、アプリケーションやサーバなどの構築・開発業務を行ってくれるサービスです。
ITインフラの構築・開発には多くの人手や時間を要するため、情シスのなかでも負担が大きい業務のひとつ。「I team」は、サービス提供元が構築・開発業務をすべて担うことで、企業負担の軽減および効率化をサポートします。
情シスをアウトソーシングする際の注意点
情シスをアウトソーシングする際の注意点は、次の5つです。
- 業務の可視化を意識する
- 対応範囲や依頼の方法を明確にする
- 月額の固定費が極端に安い業者に注意する
- 複数の業者に相見積もりを取る
- トラブルなどの対応を考えておく
業務の可視化を意識する
そもそもアウトソーシングするということは、自社とは別の企業へ業務を任せるということです。社内の人間が業務の可視化をできていなければ、委託先の企業も理解することはできません。
仮に伝わったとしても、運用中にズレが生じる可能性も考えられます。その都度、方向性を修正するのは効率が良いとは言えないため、可視化を行い誰でも同じ認識で業務ができる体制を整えておかねばいけません。
対応範囲や依頼の方法を明確にする
情シス業務は多岐に渡るため、委託前に対応範囲や依頼の方法を明確にする必要があります。
たとえばIT資産の管理業務だけ伝えても、トラブル時の対応はどちらが行うのか明確ではありません。また、キッティング作業が管理業務に含まれているのかなども、決めておく必要もあるでしょう。
認識のズレから大きなミスに繋がる可能性もあるため、委託前に作業詳細については明確にしておくべきです。
月額の固定費が極端に安い業者に注意する
アウトソーシングサービスのなかには、月額の固定費が極端に安い業者があります。こうした業者では安くアウトソーシングできる代わりに、月の問い合わせ回数が決まっていたり、サポート範囲が狭かったりと、デメリットが悪目立ちすることが多いです。
少しのサービスで十分であれば問題ありませんが、多くの企業はその限りではないでしょう。先述した通り、月額の費用面だけでなく、必ず費用対効果を考えることが大切です。
複数の業者に相見積もりを取る
企業が抱える情シスの課題は多種多様なため、いくら実績があるアウトソーシング業者でも自社に合わない可能性があります。たとえば自社で不必要なサービスが含まれていることでコストが高いなら、別の業者を探したほうが良いでしょう。
サービスの内容によって費用対効果は異なるため、複数の業者に相見積もりを取って比較することが重要です。
トラブルなどの対応を考えておく
トラブルが発生しないことは理想ですが、ITを用いる情シス業務だけに、完全に防ぎきることは困難です。いざというときに早急に対処できるよう、あらかじめトラブル時の対応について取り決めをしておくことが望ましいでしょう。
特に重要なのが報連相（報告・連絡・相談）のルール決めです。「夜間や休日の対応は」「どのように（誰に）報告するのか」など、トラブル時の復旧を妨げる障害になりそうなことは、事前に企業と委託先で対応を考えておきましょう。
賢く情シス業務をアウトソーシングして効率化
ITサービスの中枢を担う情シスは、企業の存続を握っている重要な存在です。情シスの業務が適切に稼働していないなら、企業の生産性は大きく低下する可能性があります。
利益を上げ続け、企業が生き残るためにも、賢く情シス業務をアウトソーシングして効率化を図ることが大切です。
本記事を参考に、情シス業務のアウトソーシングを検討してみてください。
情シスの外注なら「クラウドSE」
情シス業務の外注先を検討しているなら、当社が提供する「クラウドSE」を導入してみてはいかがでしょう。
「クラウドSE」はITに関わる業務なら幅広いサポートが可能です。IT技術を駆使して、コストの削減や生産性の向上など、さまざまな面から企業の手助けをします。
外注内容のご相談や料金などはお気軽にお問い合わせください。
