現代のビジネスシーンにおいてはPCだけでなく、スマホやタブレットといったさまざまなIT資産が活用されており、適切な管理体制が求められています。とはいえこれらをすべて管理することは容易ではなく、対応しきれていない企業も少なくありません。
IT資産は企業の重要データや機密情報を抱えているため、管理が不十分であれば情報漏洩のリスクにも繋がります。そのような課題を解決するのがアウトソーシングの活用です。
本記事では、IT資産管理におけるアウトソーシングのメリットや活用までの流れを紹介します。そもそもなぜIT資産管理が必要なのかについてもお伝えするので、ぜひ参考にしてみてください。
IT資産管理とは？目的と必要性
多くの企業ではパソコンやサーバーをはじめとするハードウェアや、アプリケーションなどのソフトウェアを保有しており、これらは「IT資産」と呼ばれています。そしてIT資産を台帳やツールを用いて管理するのが「IT資産管理」です。
IT資産管理を怠ると、無駄なコストが発生したりセキュリティ面が脆弱化したりすることにもなりかねません。
ここでは具体的な管理目的や必要性について、詳しくお伝えします。
余剰コストの抑制
たとえば従業員の増員に伴って新しいパソコンが必要になった場合、台数の管理ができていないと、在庫があるにも関わらず改めて購入し無駄なコストを負担することになります。
特に目に見えないソフトウェアは、不具合が起きた際に状況把握に手こずり、対処の遅れや工数の増加が発生する恐れがあるでしょう。
IT資産管理がきちんとできていれば、無駄なコストや工数を省くことができます。
コンプライアンス遵守
IT資産管理にはライセンスの管理も含まれており、コンプライアンス遵守には欠かせません。なぜならライセンス管理を怠った場合、期限切れに気付かずにソフトウェアを使用し続けたり、契約に反するような使い方をしたりなど、違反行為を犯すリスクがあるためです。
コンプライアンス違反が発覚すると、ペナルティとして多額の賠償金を課せられるだけでなく、企業の信用も失墜してしまうでしょう。
こうしたリスクを避けるためにも、IT資産管理は必ず行う必要があります。
セキュリティ対策
IT資産は企業の機密情報を多く抱えており、適切・正確に管理することが大切です。
パソコンのウイルス対策ソフトやOSなどは、最新バージョンにアップデートされた状態でないとセキュリティが弱まり、情報漏洩やデータ破壊が生じる危険性が高まります。
IT資産管理を徹底していれば、各ソフトウェアが最新の状態に保たれているのか更新状況を把握でき、セキュリティホールの発生を防げるでしょう。強固なセキュリティを維持するためにも、ずさんな管理や怠慢は避けるべきです。
管理対象となるIT資産の分類
IT資産管理の対象となるIT資産は、大きく分けて「ハードウェア」「ソフトウェア」「ライセンス」の3つです。
それぞれどのようなものが含まれるのか、どう管理すべきかなど各項目の特徴および管理方法について解説します。
ハードウェア
ハードウェアは、パソコン・サーバー・USBメモリ・プリンターといった形のある物理的な機器が該当します。IT資産管理を行う上で、最も基本的な管理対象となる項目です。
「誰がどの機器をどれだけ保有しているか」「どの機器にどんなソフトウェアがインストールされているか」といった情報を把握しておくことで、なにか問題が発生したときに迅速に対応しやすくなります。
正確に管理するためには、定期的に現状調査を実施することが重要です。
ソフトウェア
ソフトウェアにはアプリケーションソフトウェア・システムソフトウェアの2種類があり、どのハードウェアにどのソフトウェアがインストールされているのかを把握する必要があります。
通常は1台のパソコンに複数のソフトウェアがインストールされている場合がほとんどでしょう。バージョンアップや削除を繰り返すソフトウェアは状況が目まぐるしく変化するので、管理に抜け漏れがないよう特に注意しなければなりません。
ライセンス
ライセンスはソフトウェアの使用権を意味しており、契約内容に遵守した状態で利用するための管理を行います。期限が切れている、制限を超えた台数に使用しているといった契約違反を防ぐ重要な管理項目です。
ライセンス契約したソフトウェアをどのハードウェアにインストールしているのか把握する必要があり、これらをすべて関連付けて管理しなければなりません。またパッケージソフトウェアの場合は、使用権を証明するために必要なインストールメディアや箱などの部材の管理も求められます。
IT資産管理をアウトソーシングするメリット
IT資産管理に十分な社内リソースを割くことが難しい企業では、適切に管理できない可能性があります。このような場合、アウトソーシングの利用が効果的です。
ここでは、IT資産管理をアウトソーシングすることで期待できるメリットをご紹介します。
企業の生産性向上に繋がる
限られた人員のなかでIT資産管理を行う場合、担当者に大きな負荷がかかり、本来優先すべき業務の遂行を妨げる恐れがあるでしょう。IT資産管理を一括してアウトソーシングすれば、担当者の負担が軽減され本業に集中できるようになります。
利益に直結するコア業務が効率化できると企業全体の生産性向上に繋がるため、大きなメリットとなるでしょう。
コストを削減できる
IT資産管理には、ハードウェアの台数管理といった標準化しやすい業務のほかに、専門知識や経験が求められる業務もあります。
社内に対応できる人材がいない場合、専門知識を持ったアウトソーシング企業に委託することで、新たな人材採用や育成にコストをかける必要がありません。
また、しっかりと管理が行き届くことによって不必要なIT資産を購入することも防げるので、余計なコストを削減できます。
セキュリティ面を強化できる
高度なセキュリティ対策を行うにあたり、セキュリティに精通した人材が必要不可欠です。
専門知識のない担当者が管理を行うと、巧妙なサイバー攻撃の脅威に対応できず、企業存続の危機にすら晒される可能性も否定できません。
専門性の高い業務はプロにアウトソーシングし、万全な管理体制を整えてセキュリティ面を強化することが望ましいでしょう。
IT資産管理をアウトソーシングするデメリット
IT資産管理をすべてアウトソーシングした後、そのまま丸投げ状態にしてしまうと、IT資産を把握する自社社員がいなくなる恐れがあります。
さらにアウトソーシング企業が突然倒産したり、契約を更新できなかったりする可能性もゼロではなく、いざ内製化することになった際に難航を極めるでしょう。
このような事態を避けるためには、アウトソーシング先に任せきりにしておかないことです。定期的な打ち合わせで情報を共有し、常に社内でも状況を把握しておきましょう。
IT資産管理をアウトソーシングする流れ
実際にIT資産管理をアウトソーシングする場合、どのような手順で進めていくのか簡単に流れをご紹介します。
委託する企業や状況によって多少変動するかもしれませんが、一般的な手順として下記を参考にしてみてください。
資料請求・問い合わせ
まずは気になるアウトソーシング企業をいくつかピックアップし、資料請求もしくはWebサイト・電話で問い合わせを行います。
細かい要望や業務内容については後日話し合うものの、スムーズに進めるためにあらかじめ現状課題や予算を明確にし、伝えておくといいでしょう。
打ち合わせ・見積書の発行依頼
問い合わせや資料内容から候補を絞り込み、実際にアウトソーサーと打ち合わせを実施します。どんな業務を依頼したいか、どんな目的をもって委託するのか細かく要望を伝えましょう。
それを元に提案された対策やサービスからおおむねプランが決まったら、見積書を発行してもらいます。どこまで対応してもらえるのか、対応範囲や追加料金についてもしっかり確認しておくことが重要です。
アウトソーサーの選定・契約
数社で打ち合わせ・見積書の発行を終えたら、比較検討してアウトソーサーを選定しましょう。契約書を取り交わして正式に契約を締結したら、いよいよアウトソーシングの開始です。
最初の問い合わせから業務開始までには時間を要する場合もあるため、開始予定時期は余裕を持って決めておくことをおすすめします。
IT資産はアウトソーシングで安全に管理しよう
IT資産管理を適切に行うことは、企業の安全を確保することにも繋がります。とはいえIT資産の管理範囲は幅広く、社内だけで行うことに限界や不安を感じる企業も少なくないでしょう。
管理が疎かになれば、情報漏洩やコンプライアンス違反といった重大なトラブルを招きかねません。あらゆるリスクから自社を守るためにも、煩雑化しやすいIT資産管理はアウトソーシングの利用を検討してみてください。
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