DXという言葉が浸透し、企業の経営にはなくてはならない存在になりつつあるのがITです。IT導入が遅れIT活用がうまくいっていない経営者の方は、少し焦りを感じるかもしれません。
この記事は、多くのIT導入事例を紹介しながら基礎的な事柄・補助金までを紹介し、IT活用導入へのきっかけとなるよう作成しました。
ITについては、導入さえすれば必ずうまくいくものではありません。気軽に導入したらむしろ生産効率が下がってしまうことも十分にあり得ます。
この記事を読んで、“IT活用の本質”や“IT活用の周辺知識”などを広く押さえたうえで、高い視座を持ってIT活用を行い、その恩恵を享受されることを願っています。
企業における「生産性」とは？
企業における「生産性」とは、投資したコストに対してどれだけの利益を生み出すことができたかを表す指標です。
生産性は、次式で表すことができます。
生産性＝付加価値（粗利益）÷投入資源（コスト）
つまり、生産性を高めるには付加価値を高める、もしくは、投入資源を減らすことが必要です。新たなサービスや商品開発などによって付加価値を高め、無駄な作業や業務の改善によってコストを削減することで、生産性を高められるでしょう。
生産性の向上とIT活用
提供する価値を高めるか、コストを削減するかによって生産性は高められます。生産性を高めるため企業は日々試行錯誤していますが、有効な方法としてIT活用が広く注目されるようになりました。
IT活用とは、これまで人が手作業で行っていた繰り返し業務や事務作業などをIT（Information Technology）と言われる情報技術を活用して、省力化し効率的に業務を進めることです。
現代では、IT活用なしでは成り立たないほどに重要性が増し、より高度なIT活用を取り入れる企業も増え始めました。IT活用をもっと理解を深めてもらえるよう、ここからは最近よく耳にするようになったICTとIoTについて解説します。
ICT
ICTとは、「Information and Communication Technology」の頭文字をとった用語です。
「Information Technology」の頭文字をとったITと近しい意味を持ちますが、ICTの場合は単に情報技術だけでなく、情報をやり取りする「コミュニケーション」に焦点を当てた技術のことを指します。
コミュニケーションツールとして企業も導入を始めたSNSや、WEB会議ツールなどもICTのひとつの事例です。
IoT
IoTとは「Internet of Things」の頭文字をとった用語です。
生活するうえでまわりにある、ありとあらゆるモノがインターネットにつながっている仕組みのことを指しています。
例えば、家電製品のIoTによって、帰宅する前にエアコンを自動で入れたり、テレビをつけたりすることが可能になりました。また、スマートウォッチのように、時計を身につけるだけで歩数や心拍数などの記録もできます。
IT活用のメリット
ここからは、IT活用のメリットについて簡単にまとめていきます。ご紹介する主なメリットは、以下の3つです。
- 人手不足の解消
- 事業の新たな発展に寄与
- 多様な働き方の実現
人手不足の解消
人手不足により、働き手の確保ができない企業も多いでしょう。簡単な事務作業や窓口のIT化により、これまで人が行っていた仕事を置き換えられます。ITに任せられるところは任せることで、少人数でも高い生産性を生み出せるようになるでしょう。
事業の新たな発展に寄与
Tの活用により市場での競争力を高め、新たなビジネスチャンスに気づく機会が増えるでしょう。
人の手で行われていた業務全般がITによって置き換わるため、これまで認識されてこなかった課題が浮き彫りになり、解決のためのサービスが求められるようになりました。
多様な働き方の実現
従来はオフィスに集まって仕事をしていましたが、メールやチャットツールが誰でも利用できるようになり、仕事の資料やシステムが電子化されたことで、場所にとらわれない働き方が可能になりました。
新型コロナによるテレワーク推進やフリーランス増加などの時代背景もあり、パソコンひとつで遠隔地からでも仕事をしたり会議に参加したりする働き方が実現しています。
IT活用のデメリット
IT活用は良いことばかりのように聞こえますが、デメリットがあるのも事実。デメリットを押さえながら、賢くIT活用と付き合っていきましょう。
時間・費用がかかる
これまで手作業で進めていた仕事をIT化する場合、導入するまでに時間と費用がかさむデメリットがあります。
予算に余裕がありIT導入に積極的な企業でない場合、人件費やサービス、機器などにコストをかけることが難しいかもしれません。
また、数値として結果が出るには時間がかかり、なかなか導入に踏み切れないことも想定されます。
新たなセキュリティ対策が必要
IT化を進めるうえで大きな課題となるのが、情報管理などのセキュリティ対策です。電子化された企業の機密情報は、適切なセキュリティ対策を行わないと、外部に流出し社会的信用を失墜することになりかねません。
また、利用する社員それぞれに対してセキュリティ意識を高める研修を行ったり、ウイルス対策などの新たなソフトを導入したりといった手間が増えてしまうでしょう。
専門的な知識が必要な場合もある
高度なIT活用に取り組む場合は、ITに精通した人材の確保が必要になるでしょう。近年、ITを導入する企業が増えたことで、優秀な人材をなかなか採用できないといった課題があります。
専門性を持ったIT人材はひくてあまたであることから、人件費も高額になる傾向にあり、予算が限られている企業にとってはハードルが高い要因のひとつです。
IT活用の事例10選
ここからは、ITを活用した実際の事例を、10事例ご紹介します。具体的な例を知ることで、IT活用のイメージが深まれば幸いです。
1. スマホアプリによる電話対応業務の削減
突発的な電話対応は、日常業務を一時的にストップさせるため、社員への負担が大きくなってしまいます。
飲食業A社では「IT技術を活用してスマホアプリによる問い合わせ対応を導入したところ、電話対応件数が大幅に減り負担が軽減。問い合わせ履歴を参考にすることで、サービスの改善点を洗い出すことができた」という実績を挙げられた事例もあります。
2. 自社ホームページ作成によるPRの拡充
これまで情報発信をしていなかった企業が自社のホームページを作成することで、会社の取り組みや魅力、売上などを世の中に紹介できるようになりました。
ホームページを持っていなかった企業Bでは、「企業についてまったく知識がなかった人が情報を収集できるようになり、企業のPRだけでなく人材獲得ができるようになった」と採用ツールとして利用された事例もあります。
3. クラウド会計サービス導入による経理業務の削減
IT技術としてクラウド会計サービスを導入することで、経理業務を従来の手作業から自動化が可能です。
経理業務に追われていた企業Cでは、「経理の業務効率化が図られ担当者の負担が減り、残業時間が大幅に減った」と経理業務の削減ができました。
4. 作業工程の見える化による生産性向上
ITの導入によって作業工程をすべて見える化し、現在どのような作業が行われているかをモニターひとつで責任者がチェックできる環境構築が可能です。
製造業D社では、「作業進捗がわかりにくいといった課題が解決され、作業工程のデータも蓄積でき、作業改善につながった」という声が挙がっています。
5. 情報セキュリティ対策強化による情報管理
有害メールのブロックや有害サイトの閲覧制限などを導入することで、情報セキュリティ対策を強化して情報管理の徹底を図れます。
企業Eでは、「セキュリティ強化対策を取り入れたことで、インターネット上のウイルスやサーバーへの攻撃など複雑化するITまわりの脅威から社内の情報を守ることができた」といった成果が出ています。
6. 在庫管理システムによる適正な仕入れ管理
在庫管理システムを導入することによって、在庫状況をリアルタイムで確認でき、適正な仕入れを実行できます。
物販業F社では、「在庫が多くなることで倉庫のスペースを占領し維持管理コストを高めていた課題が在庫管理システム導入によって解決できた」と、仕入れが改善されたケースも見られています。
7. 建設ICT導入による工事現場の安全向上
建設ICTの導入により、工事現場の安全を向上させることができます。経験に乏しい作業員の場合、現場状況の危険に対する判断基準が豊富でないため、危険な状況を放置し大きな事故につながることもあるでしょう。
建設業G社では、「ベテラン作業員の視点や事故事例を、3次元VRなどを用いて研修材料として活用」することで、若手職員の教育に役立てています。
8. 原価管理システムによる原価の見える化
原価管理システムを開発・導入し、商品に対して原価を一元管理することで、販売価格の設定や将来の商品開発に役立てられます。
製造業H社では、「販売商品ごとに手作業で原価計算をしていた時間が大幅に削減でき、社内で原価実績を共有することが可能になった」と、業務効率化が図られた事例もあります。
9. セルフオーダー導入による人件費の削減
セルフオーダーを導入することで、卓上でお客様がオーダーを入力し注文を完結させられます。
飲食業I社では、「セルフオーダー導入によって、お客さんが少ない時間帯に従業員を常駐させる必要がなくなった」と、人件費の悩みが解決された事例もあります。
10. テレワーク導入による働き方の拡充
IT技術の活用により、従来は必ず職場に出勤しなければならなかった働き方から、テレワークにより遠隔地でも仕事ができるようになりました。
IT業J社では、「テレワークを導入したことで、採用地域が関東圏などに限定されることなく全国各地に広がり、育児や介護を理由に会社を離脱する優秀な人材をつなぎ止められるようになった」と、雇用に関する効果が現れている企業もあります。
IT活用できる分野
ITの活用は働き方を大きく変えるポテンシャルがある一方で、活用ができる分野と難しい分野があることも事実です。
そこで、IT活用を実現しやすい分野について以下にまとめました。IT化に取り組もうと考えている企業の担当者は、参考にしてください。
情報・ファイルの共有
請求書や契約書、支払書、見積書など電子で管理できる書類は、IT化によって作業効率が大きく上がるでしょう。また、社内で共有する出勤簿や残業時間、売上数、営業成績などの情報は、共有ファイル上で全社員にシェアできます。
文書作成の効率化
文書は手書きで作業すると膨大な時間を費やしますが、ITを利用すれば作業時間を大幅に短縮できるでしょう。スピードアップだけでなく修正作業が簡単になり、誰でも正確な文書を作成できることもメリットのひとつです。
ネット型サービスへの移行
実店舗型のサービスを展開している企業は、ITを活用することでネット型サービスへの移行ができ、ビジネスチャンスを拡大できるでしょう。
たとえばネット上での販売展開を進めることで、利用者と接触せず商品を販売できます。つまり営業時間に関係なく、利用者のタイミングで24時間いつでも購入できるようになるのです。
テレワーク
新型コロナによる出勤抑制などにより急速に普及したテレワークは、企業の働き方を大きく変えました。パソコンひとつで仕事ができるような環境が整備され、場所を問わず従事できるように。
企業側も、日本全国から人材を集められるようになったことで、採用の幅が拡大しています。
IT活用への5ステップ
ここからは、IT活用の手順をステップごとにご紹介します。IT導入の手順がわからない方は参考にしてください。
ステップ1：現状の作業を洗い出す
まずは、どのような作業が社内で進められているかを洗い出すことが必要です。一部をIT活用できても、その他の作業で問題が生じてしまっては、業務の効率化は進みにくいでしょう。IT活用によって仕事全般の生産性を高めるため、現状把握のステップは非常に重要です。
ステップ2：改善できる作業を特定する
現状、どの作業に問題があるか、社員の負担を増やしているかを特定することで、改善すべき対象が明確になります。
なお、改善したい作業がIT活用できる分野かどうかを見極めることがポイント。IT活用が難しい分野の場合は、IT技術を導入しても大きな効果が期待できません。
ステップ3：解決策を発案・実行する
改善する対象を決めたら、具体的にどのようなIT活用によって課題を解決していくか検討します。解決策はひとつに限定せずいくつかの方法を挙げておくと、どれを実行すれば高い効果が得られるかを比較できるでしょう。
ステップ4：効果を測定する
IT技術の導入によって、どのように生産性が高まり、数値としてどのような成果が出たかを評価することが重要です。IT化によって、細かなデータも取得できるようになるでしょう。データ活用が、さらなる業務改善につながるはずです。
ステップ5：必要に応じて改善のアクションを取る
IT導入後、すべて思ったような効果が得られるとは限りません。期待した成果が得られなかった場合は、別の解決策に取り組んで実行する流れを繰り返します。生産性をより高めていくためのステップとして、重要な作業です。
IT活用のために使いたいツール7選
ここからは、実際にITを活用するうえでどのようなツールがあるかご紹介します。活用できそうなツールがあれば、ぜひ検討してみてください。
1. Google Workspace
「Google Workspace」とは、『Google社』が提供している業務ツールです。具体的には、「Gmail」「Google Drive」「ドキュメント」「スプレッドシート」などが含まれます。
これらのツールを使用すれば、メールサーバーを自社で管理する手間や、Word・Excelの導入コストを削減できます。月額制でビジネス版も用意されているので、活用幅を広げたい企業は導入を検討してみてはいかがでしょうか。
2. box
「box」とは、アメリカの『Box社』が提供しているクラウドファイルストレージサービスです。容量無制限で、強固なセキュリティが魅力。
他社ユーザーの招待機能もあり、外部の担当者でもファイルサーバーにアクセスできます。「box」を利用することで、ファイルサーバー管理や容量整理を行う手間を減らせるでしょう。
3. freee
「freee」とは、『freee株式会社』が運営するクラウド会計ソフト。決算書作成や確定申告などの会計業務を自動化し、経理業務にかかる社員の負担を軽減するサービスです。
経理業務だけでなく、稟議のペーパーレス化や人事労務管理の一元化、勤怠管理も行えます。プロジェクト管理も可能で、生産性を定量的に把握するツールとして活用できるでしょう。
4. Notion
「Notion」とはアメリカのスタートアップ企業である『Notion Labs』が開発した多機能メモアプリ。メモ作成やタスクリストの管理、Wiki、ロードマップ、共有ドキュメントなど、さまざまな機能を使用できるクラウド型の万能アプリです。
Web版、デスクトップ版、モバイル版の3種類がリリースされており、場所や時間を問わず利用できます。
5. 1Password
「1Password」とは、パスワードを一括管理できるパスワード管理ツールです。セキュリティレベルの高さや利便性から、世界8万社以上で利用されています。
パスワード管理だけでなく、安全性の高いパスワードを自動生成してくれたり、パスワード以外の重要情報を保存できたり、自動ログイン機能によって簡単にログインができたりと、パスワードまわりの悩みを解決してくれるツールです。
6. Slack
「Slack」はコミュニケーションアプリで、社内外におけるチャット形式でのやり取りをサポートします。
ビジネス用に設計されており、特定のメンバーだけが閲覧できるチャンネルを作成できたり、1対1のダイレクトメッセージ機能があったりと、仕事をするうえで重宝するでしょう。
管理者によってメンバーの追加や削除ができるため、プロジェクトに応じて柔軟にやり取りするグループを変更できます。
7. Zoom
「Zoom」はWEB会議システムで、コロナ禍のテレワーク普及時に日本でも有名になったツールです。大勢でのWEB会議が可能で、高音質・高画質に対応していることから、多くの企業で利用されています。
「Zoom Phone」と言われるIP電話もあわせて検討してみてください。
IT活用の問題点や課題
IT活用には、問題点や課題もあります。ITの問題点や課題を把握して、適切に活用していきましょう。
整備に費用がかかる
IT活用のためにさまざまなシステムを導入するには、初期投資として費用がかかります。
管理ソフトやシステム、PC、タブレットなど、ソフトウェアやハードウェアが最低限必要です。また、定期的なメンテナンスや更新、故障時の交換など、ランニングコストが発生することを理解したうえで、費用対効果を計算し導入の可否を判断することが求められます。
扱える人材が不足する
ITシステムなどを導入した場合、運用や維持管理、トラブル対応をするためには専門知識を持った人材が必要です。
ITに詳しい社員を在籍させるか、導入前に検討することをおすすめします。
導入方法が分からない
課題となる業務内容が把握できていても、解決できるIT技術を知らなければ、そもそも導入することができません。
IT技術は日々進歩しており、新たなサービスがリアルタイムで生み出されています。課題に対して適切なIT技術を適用させるためにも、IT専門の担当者や企業に相談することがおすすめです。
IT活用の補助金
ITは業務効率を大幅に高めてくれるツールである一方で、高額な費用を払えない中小企業や個人事業主も多いでしょう。
国はIT導入を支援しており、中小企業や個人事業主がITツールを導入すると補助金が出るサポートを展開しています。補助金を受け取ることができれば、IT導入の後押しにもなるはずです。
補助金の対象になるかどうか、導入前にチェックしましょう。
通常枠
IT導入補助金の「通常枠」では、中小企業・小規模事業者などを対象者とし、業務工程や業務種別数に応じて、30万円から最大450万円の補助額が支給されます。
補助対象経費は、ソフトウェア費やクラウド利用料（1年分）、導入関連費です。詳細はWEBサイトをご確認ください。
（参考：IT導入補助金）
セキュリティ対策推進枠
IT導入補助金の「セキュリティ対策推進枠」では、中小企業・小規模事業者などを対象者とし、5～100万円が補助額として支給されます。
補助対象はサービス利用料（最大2年分）です。詳細はWEBサイトをご確認ください。
（参考：IT導入補助金）
デジタル化基盤導入枠
IT導入補助金の「デジタル化基盤導入枠」では、中小企業・小規模事業者などを対象者とし、会計ソフトや受発注ソフト、決済ソフト、ECソフトなどのITツールに対して5万円の補助額が支給されます。
補助対象経費は、ソフトウェア購入費、クラウド利用費（最大2年分）、ハードウェア購入費、導入関連費です。詳細はWEBページをご確認ください。
（参考：IT導入補助金）
IT活用で効率的に生産性アップ
この記事では、IT活用のメリット・デメリットや事例、ツール、補助金などについて解説しました。
IT活用は、企業を成長させていくうえで必要不可欠な存在になりつつあります。今後一層重要度が増し、生産性アップのツールとして高度なIT技術を取り入れていくはずです。
資本主義の市場において、効率性を高め他社と差別化するためにも、ITの適切な導入を検討してみてはいかがでしょうか。
IT活用のご相談なら「クラウドSE」
「ITを活用して業務効率を目指したい」「社内のIT活用を任せたい」など、業務効率を目指したIT活用を検討している企業も多いのではないでしょうか。
ITを活用した業務効率化なら、当社が運営する「クラウドSE」はいかがでしょうか。
「クラウドSE」では、ITによる業務効率化の支援に加え、改善提案やデータ分析など企業経営の視点からサポートいたします。
