キッティングのアウトソーシングとは?委託先の選定ポイントを紹介

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新入社員の入社時期や新規オフィスの開設、古くなったパソコンの一斉買い替え時などには、大量のキッティング作業が必要となることがあるでしょう。アウトソーシングを活用することで、品質の高いパソコンを一括して用意することができます。

数台ならまだしも、自社で100台以上のパソコンを手作業でキッティングするのは気の遠くなる作業です。人的ミスも起こりやすく、不具合やセキュリティ対策が不十分なことによる情報漏洩など、企業にとって大打撃となるトラブルが発生を招きかねません。

本記事では、キッティングをアウトソーシングするメリットや相場、委託先の選定ポイントについて紹介するので、利用する際はぜひ参考にしてみてください。

キッティングとは?主な方法と作業内容

キッティングとは?主な方法と作業内容

「キッティング」とは、パソコンなどのデバイスを、社内環境に合わせて最適な状態にセットアップする作業を指します。

例えば、新入社員にパソコンを配布する場合や、古いパソコンをまとめて買い替えて最新のOSをインストールする際に必要な作業です。

また、オフィス移転時のネットワークの再設定などの作業もキッティングに含まれます。

次にキッティングの主な方法を2種類紹介するので、自社に適したキッティングの方法を確認しましょう。

手作業

パソコンに対して、1台ずつ個別にキッティングしていく方法です。対象のパソコンがあれば特別な準備は必要ないため、非常にシンプルな方法といえます。

一部のパソコンの買い替えなど、機種ごとに柔軟な対応が可能です。一方、まとめてパソコンを買い替える場合などは、作業量が膨大になり対処しきれない可能性があります

クローニング

「クローニング」は、1台のマスターPCにキッティングを行い、それをほかのパソコンにコピーする方法です。

一度に大量のキッティングができるため、作業量が大幅に減る一方で、「異なる機種に対応できない」「マスターPCにミスがあるとすべてのPCが不適切なキッティングをされる」などのリスクがあります。

キッティング作業の基本的な手順

キッティングがどのように行われるのか、詳しくは知らない方も多いのではないでしょうか。

ここでは、手作業およびクローニングでキッティングを行う際の基本的な手順について、それぞれ解説します。

手作業で行う場合

手作業でパソコンをキッティングする場合の作業手順は以下の通りです。

  1. 開梱し、電源をオンにする
  2. キーボードやマウスなどの接続状況を確認する
  3. BIOSをセットアップする
  4. WindowsやMacなどのOSをインストールする
  5. アカウントを作成する
  6. ネットワークの設定をする
  7. 業務に必要なソフトウェアをインストールする
  8. セキュリティソフトをインストールする
  9. インストールしたソフトウェアのライセンス認証を行う
  10. インストールしたソフトウェアの初期設定を行う
  11. 動作状況を確認する
  12. PCにラベルを貼り付けIT管理台帳に記録する

このように、キッティングには多くの作業があるので、1台のキッティングが完成するのに時間がかかります。

数台程度であれば問題ありませんが、キッティングする台数に比例して多くの時間が必要になるため、100台以上など、大量のパソコンのキッティングを手作業で行うのは現実的ではありません

仮に1台に3時間かかるとすると、100台で300時間が必要です。1日8時間で計算しても、すべてのキッティングを終えるまで40日近くかかることになります。

そこで次に解説する「クローニング」と呼ばれる方法が必要となるのです。

クローニングで行う場合

続いて、クローニングでパソコンをキッティングする場合の作業手順を紹介します。

  1. マスターPCを作成する
  2. Sysprepコマンドで一般化する
  3. マスターイメージを抽出する
  4. マスターPC以外のパソコンのブートオーダーを変更する
  5. マスターイメージを各パソコンにクローニング(コピー)する
  6. 個別にキッティングする
  7. 動作状況を確認する
  8. PCにラベルを貼り付けIT管理台帳に記録する

各パソコンごとにOSやソフトウェアのインストールをする必要がないので、大量のパソコンをキッティングする場合に「クローニング」は有効です。

しかしながら、マスターの作成には時間がかかり、さらに専門知識も必要になります。

そのため、自社のリソースを割くことなくキッティングを最大限効率化したい場合は、アウトソーシングするのが良いでしょう。

アウトソーシングできるキッティング作業

アウトソーシングできるキッティング作業
アウトソーシングできるキッティング作業は多岐にわたります。
主な内容は以下の通りです。

  • PCや周辺機器の選定・購入
  • PCの組み立て・設置
  • PCの初期設定
  • ユーザーアカウントの作成
  • セキュリティソフトの設定
  • 業務用ソフトのインストール
  • 各種デバイス設定、ネットワークへの接続設定
  • 動作確認
  • IT資産管理ツールへの登録作業

委託先によって若干対応は異なりますが、基本的にはこのような作業が外注可能です。

なかには、パソコンの調達から行ってくれる業者や、キッティング作業後のアフターケアをしてくれる業者もあります。

サービス内容を正しく把握し、どこまでの範囲の業務を依頼するのか、業務範囲の洗い出しをしっかりと行ったうえで業者を選定すると良いでしょう。

キッティングをアウトソーシングするメリット

キッティングをアウトソーシングすることで、さまざまなメリットが得られます。

どのようなメリットがあるのか以下で説明するので、ぜひ参考にしてみてください。

IT担当者の業務負担が軽減される

パソコンの設定作業や検証作業、スケジュール管理や初期不良への対応などをIT担当者が行う場合、本来の業務にあたる時間が削られるため、支障をきたすかもしれません。

キッティングをアウトソーシングすることで、社内のIT担当者の業務負担が軽減され、本来の業務に集中できます。

また、専門業者によって、正確かつスピーディーにキッティングが行われるため、急ぎキッティングの対応が必要な場合にも有用です。

品質のバラつきを抑えられる

アウトソーシングするメリットの2つ目は、品質のバラつきが抑えられることです。

自社で大量のキッティングを手作業していると、人的ミスが発生しやすいですが、専門業者であれば深い知見と豊富な経験があるため、品質を均一化することができます。

また、専門業者の知見をうまく吸収することで、今後のキッティング作業が自社でできる可能性もあるでしょう。

さまざまなデバイスに対応できる

社内用のスマートフォンやタブレットを利用する企業も多く、その場合はパソコン以外のキッティングも必要です。

パソコンとはキッティングの方法が異なるため、自社でそれぞれのデバイスに合わせたキッティングを行わなくてはなりません。

キッティングサービスには、複数のデバイスに対応しているサービスも多くあります。プロの専門知識でキッティングしてもらえることもメリットです。

トラブル発生のリスクを抑えらえる

知識や経験のない担当者がキッティングすると、設定にミスがあることも考えられます。大きなトラブルが発生してしまうと、対応に時間が取られるため、ほかの業務に大きな遅延が生じる可能性も。

プロにアウトソーシングすれば正確性の高い作業で、トラブル発生のリスクを抑えることが可能です。また、万が一トラブルが生じても、問い合わせれば迅速に対応してもらえます。

セキュリティ面で信頼できる

セキュリティ設定が適切でない、対策が甘い場合に情報漏洩は起きやすいため、プロに万全なセキュリティ設定を依頼すると安心です。

業務に関係のないサイトを閲覧したり、ファイルをダウンロードしたりすることによってウイルスに感染し、情報が漏れることも考えられます。不必要な操作には制限をかけるなどして、コンプライアンスの遵守を促すことが重要になるでしょう。

キッティングをアウトソーシングするデメリット

キッティングをアウトソーシングするデメリットは、ある程度費用がかかることです。

しかし、費用がかかることを理由に、自社ですべてキッティングした結果、人件費が膨大になってしまっては本末転倒でしょう。

アウトソーシングすることで、膨大になりがちな人件費を一定以下に抑えられることもあるため、アウトソーシングの費用以上に人件費が増えると想定される場合には、アウトソーシングを検討してみてください。

キッティングのアウトソーシング相場

ここでは、一般的なキッティングのアウトソーシング相場を紹介します。

PC1台あたりの費用相場

システムのインストール
1,000〜10,000円
データのコピー
1,000〜20,000円
バックアップ・アップデート
1,000〜20,000円
その他の作業
要相談
設置・環境設定
1,000〜10,000円

(参考:キッティングサービスとは?・・・|フジ子さん

アウトソーシング先によって費用は異なるものの、基本的な設置・環境設定などは、1台1,000〜10,000円程度で依頼可能です。

デバイスの数が多くなれば、台数に応じてキッティング費用が割安になる業者もあります。

すでにどのくらいの台数で、どのような業務を依頼するか決まっている場合は、複数社から見積もりを取ってみると良いでしょう。

キッティングのアウトソーシング先を選ぶ際のポイント

キッティングのアウトソーシング先を選ぶ際のポイント

キッティングのアウトソーサーは、数多く存在します。

どのようなところに注目してアウトソーサーを選定すべきか、そのポイントを説明するので、選び方がわからない方はぜひ参考にしてみてください。

対応可能な台数や期間を確認する
希望の台数に対応してもらえるか、納期に間に合うかを確認しましょう。

キッティングサービスによっては、「〇〇台以上」や「〇〇台以下」のように、対応可能な台数の上限や下限が設定されている場合があります。

また、納期にも注意が必要です。大量のパソコンの使用開始を急ぐのであれば、早期納品を得意とするサービスを選ぶと良いでしょう。

作業拠点を確認する

キッティングサービスの対応エリアは限定されている場合があるため、作業拠点の確認も重要です。

全国に対応しているサービスでなければ、自社のエリアが対象エリア外の可能性もあります。

アウトソーサーを選ぶ際には、自社のエリアに対応可能なサービスを候補に挙げていきましょう

セキュリティ対策を確認する

キッティングするパソコンのなかには、社外に流出させてはならない重要な情報が含まれていることがあります。

社外の業者に預ける以上、セキュリティ対策には十分な注意を払わなければなりません。

キッティングサービスを選定する際には、作業場に防犯カメラや顔認証システムなどがあり、厳重なセキュリティ下で作業が行われるか確認しましょう。

料金体系について比較検討する

キッティングサービスを利用するときは、自社の予算をもとに、費用対効果の高いサービスを選ばなければなりません。

そのため、サービスを選ぶ際は、料金体系について比較検討するようにしましょう。

アウトソーサーの料金プランをよく確認し、作業に余剰が発生しないか費用対効果を見極めることが大切です。

アフターサービスの有無を確認する

キッティングサービスを選ぶ際には、アフターフォローの有無も確認しましょう。

キッティングでは、稼働してからトラブルや不具合が生じる場合があります。キッティング完了後、実際に使用してみてから、設定を変更してほしいなど具体的な希望が出ることもあるでしょう。

アフターフォローがあり、そのような場合も対応してもらえるようであれば、迅速な問題の解決が可能です。

キッティングはアウトソーシングを賢く活用しよう

キッティングのアウトソーシングにはコストがかかりますが、それは自社で対応した場合でも同様です。

自社で無理にキッティングを行うと、かえって作業時間が長くなり、外注するより費用がかかってしまうことも考えられます。また、設定ミスによって発生したトラブルに対処する手間を考えれば、最初から専門業者に任せるほうが安心です。

アウトソーシングを賢く活用できれば、担当者の業務負担を減らし、コア業務により集中してもらえるでしょう。

「クラウドSE」ならキッティングを手厚く支援

リモートワークが普及し、持ち出し可能なパソコンなどを用意する企業が増えました。スマートフォンやタブレットなどキッティングが必要なデバイスが増加したため、社外へ出すことのセキュリティリスクを懸念している経営者も多いです。

IT活用支援から業務代行まで幅広く行う「クラウドSE」では、キッティングを手厚く支援できます。最適なキッティングが必要と考えながらも、なにから手をつけていいのかわからないという方は、ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。

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