マニュアルを作成することで、業務の効率化や品質の維持、学習コストの削減といったあらゆるメリットが得られます。しかし、なかには「せっかくマニュアルを作成したのに、きちんと読んでもらえない…」と悩む担当者もいるのではないでしょうか。
マニュアル作成にはコツがあり、ただ必要な内容を詰め込むだけでは、読み手には理解しづらくなってしまいます。正しい手順を踏みながら、コツを押さえて作成することが大切です。
この記事では、わかりやすいマニュアルを作成するためのコツや、失敗しにくい作成手順を紹介します。
そもそもマニュアルとは？目的と役割
「業務をマニュアル化したほうがいい」とよく聞きますが、マニュアル化でどのような効果が得られるのでしょうか。
ここでは、マニュアルが持つ目的と役割について説明していきます。
業務の質を均一化する
マニュアルの作成により業務内容を定めることで、誰が業務を行っても一定の水準を保てるようになります。
特に抱える業務範囲が広い情シスの場合、担当する人によって対応に要する時間が変わったり、対応の質が違ったりすることもあるでしょう。企業のなかでも迅速で正確な対応が求められるからこそ、人によって生じる差をなくさなければなりません。
マニュアルの作成は、業務の質を均一化するために有効な手段です。
業務の効率化を図る
業務に関する疑問が生じた際にマニュアルがなければ、その都度わかる人に確認しなければなりません。大切なことではありますが、確認相手の作業を止めることになるほか、指示待ちの状態になった場合に自分の仕事も滞ってしまうでしょう。
マニュアルを用意しておくことで、誰でも必要なときに欲しい情報やノウハウを得られます。社員のITリテラシーが向上するだけでなく、結果的に業務の効率化を図れるでしょう。
業務の属人化を防ぐ
高い専門知識が求められる業務において、属人化は避けるべき課題のひとつです。特定の人しか業務について把握していない場合、退職や休職などで担当社員がいなくなったときに業務の質を維持できなくなります。
いつ何が起きてもいいように、業務内容をマニュアル化しておくことが大切です。マニュアルを作成しておけば、担当者が変わっても業務の質が変わることはないでしょう。
教育・引き継ぎコストを削減する
前項に繋がる話ですが、マニュアルによって業務の属人化を防ぐことで、引き継ぐ際に一からすべてを教える必要がなくなります。業務内容の引き継ぎにかかる時間を大幅に短縮できるため、結果的に教育コストや人件費が削減されるでしょう。
また、教育担当者が忙しい場合でも、マニュアルを読めばある程度の仕事はこなせるようになるはずです。
わかりやすいマニュアル作成のコツ
マニュアルはただ単に業務内容をまとめればいいというわけではなく、わかりやすく作成するためのコツがあります。
ひとつずつ詳しく紹介するので、参考にしてみてください。
フォーマットを統一する
マニュアルは文字の大きさや字体、デザインなどに統一性がないと読みにくいです。すでにほかのマニュアルが社内にある場合は、それを基準に作成しましょう。
フォーマットにバラつきがあると、読み手を疲れさせたり、混乱させたりする可能性があります。できるだけ、マニュアルのフォーマットは統一しましょう。
目次や見出しを工夫する
マニュアルにおける目次や見出しは、読み手が一番初めに見る項目です。どんな情報が書かれているのか、ひと目でわかるような見出しや目次構成を意識することで、読み手が知りたい情報をすぐに見つけられます。
目次や見出しは、マニュアルの骨組みとも言える大切な部分です。記載すべき内容を最初にリストアップするだけでも、マニュアル作り自体がスムーズになるでしょう。
図や画像を活用する
ただ文字だけを羅列するよりも、必要に応じて図や画像を活用して視認性を高めることが、マニュアルを読みやすくするコツです。長文が続く場合、内容がわかりづらくなるうえ、文字量に圧倒されて最後まで読んでもらえない可能性があります。
どうしても文字数がかさむときには、行間を空けたり、重要なポイントを太字や赤字で目立たせたりするなど工夫しましょう。
定期的に修正・更新を行う
マニュアルは一度作成して終わりではなく、定期的に内容の修正や更新を行う必要があります。作業内容に変更があった場合、マニュアルの記載とズレが生じてしまうためです。
更新の際には実際のトラブル事例と解決策を反映することで、適切に対処できるだけでなく再発防止にも繋がります。
マニュアルの内容が古いまま作業を引き継ぐと、実際の業務内容と異なり混乱を招いてしまうので注意しましょう。
テンプレートを使用する
一からマニュアルを作るには、それなりの時間や手間がかかります。あらかじめ大きな骨組みができているテンプレートを使用することで、マニュアル作成の工数を削減できるでしょう。
プロが作成したテンプレートは誰でも使いやすいように設計されているため、初めてでも見やすくクオリティの高いマニュアルが作成できるはずです。
テンプレートには有料や無料のものがあるため、好みのものを選んでみてください。
失敗しないマニュアル作成の手順
無計画にマニュアル作成を始めると、余計に時間がかかったり、頓挫したりする可能性があります。
ここでは、失敗しないマニュアル作成の手順について説明するので、参考にしてみてください。
1. 作成スケジュールを立てる
まずはじめに、マニュアルがいつまでに必要かを確認し期日を決め、それまでに終わらせられるよう作成スケジュールを立てましょう。
あらかじめ期日や作成スケジュールを設定しておくことで、マニュアル作成に必要なリソースが明確になるほか、面倒で後回しにしてしまうといったことも避けられます。
万が一トラブルが起こっても大丈夫なように、余裕をもって計画を立てることが大切です。
2. 記載する情報を整理する
作成スケジュールを立てたら、マニュアルに記載する内容を決めていきます。
くれぐれも誤った情報を共有しないよう、担当者や上司から正確な業務内容や作業手順をヒアリングして整理しましょう。この際、ある程度カテゴリー別に分けておくとスムーズに進められます。
記載する情報を整理することは、簡潔で見やすいマニュアルを作成するために必要不可欠な工程です。
3. マニュアルの構成を考える
記載する情報がまとまったら、いよいよマニュアルの構成を考えます。
あらゆる情報をただ入れ込むのではなく、時系列を意識することが大切です。時系列を意識することでマニュアル全体の流れが自然になるほか、読み手もスムーズに内容を把握したり、問題点を解決したりできるでしょう。
丁寧に構成を考えてから本文の書き出しに入ることで、クオリティの高いマニュアルに仕上がります。
4. 仮運用でフィードバックを反映する
マニュアル作成が完了したあとは、実際の業務で仮運用してみます。
利用して初めて気付くことは数多くあるので、改善点を見つけ次第アップデートを行いましょう。改善点を把握するには、定期的にフィードバックをまとめる方法がおすすめ。「改善されないかもしれない」といった内容でも、遠慮せずにどんどん挙げることが大切です。
用途別に適したマニュアル作成ソフト
マニュアル作成のソフトとしてよく使われるのは、Excel、Word、PowerPointの3つです。
それぞれの使用用途やメリット・デメリットについて説明するので、参考にしてみてください。
Excel（エクセル）
Excelは、顧客情報や在庫管理などのデータ整理に使いやすい表計算ソフトです。図やグラフの種類が豊富にあり、表も簡単に作成できます。
また、関数による自動計算機能を使えることは大きなメリットでしょう。一方で、関数は専門知識がなければ理解が難しいため、属人化しやすいというデメリットがあります。
Word（ワード）
文章作成ソフトのWordは、文字を中心にしたマニュアル作りに適しています。目次・見出し・ヘッダー・フッター・ページ区切りなど、文章を見やすくする機能が多いです。
あらかじめ無料のテンプレートが用意されているので、手軽にマニュアルを作れることがメリットと言えます。
PowerPoint（パワーポイント）
PowerPointは、プレゼンテーション用に作られたソフトです。デザインの自由度が高く、画像やアニメーション効果を使った見やすいマニュアル作成ができます。
また、文字や画像では表限しづらい内容も、動画で伝えられることが大きなメリット。ただし、1ページに入れられる情報量が少なくなってしまう点がデメリットです。
マニュアル作成に便利なテンプレート3選
ExcelやWord、PowerPointで使用できる、おすすめの無料テンプレートサイトをいくつか紹介します。
手軽にクオリティの高いマニュアルを作成できるので、参考にしてみてください。
Office テンプレート
（出典：Office テンプレート）
「Office テンプレート」は、『マイクロソフト』が提供しているテンプレートサイトです。同じくマイクロソフト社の、Excel・Word・PowerPointすべてに向いています。
数千種類の無料・有料テンプレートが閲覧できるので、マニュアル作成に適したものも見つかるはずです。何より、マイクロソフト公式のため安心感があるでしょう。
bizroute
（出典：bizroute）
「bizroute（ビズルート）」は、ビジネス情報の発信やテンプレートを配布しているオンラインメディアです。主にExcelやWordで使えるテンプレートが部門別に用意されており、目的に合ったものがすぐに見つかります。
全体的にデザインがシンプルなので、簡素で見やすいマニュアルが作成できるでしょう。
bizocean
（出典：bizocean）
「bizocean（ビズオーシャン）」は、国内最大級の書式テンプレートサイトです。主にExcel・Word・PowerPoint向けのテンプレートを配布しています。
書式条件で検索できるので、使いたいソフトに合ったものを見つけやすいです。どれを選ぼうか迷った場合は、人気順やダウンロード順で探してみてもよいでしょう。
わかりやすいマニュアルで業務効率を上げよう
マニュアルを作成する最大のメリットは、誰が業務を行っても一定の品質を保てることでしょう。さらに、業務効率が上がるほか、特定の人しか対応できない属人化も防げます。
ただ単に文章を羅列するのではなく、マニュアル作成においては見やすさ・わかりやすさを重視することが大切です。
本記事で解説したマニュアル作成の手順を踏んでスケジュールを組み、ソフトやテンプレートを駆使してマニュアルを作成してみてください。
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