採用活動は企業の成長と成功に直結する重要なプロセスです。
しかし、採用担当者が日常的な業務に追われる中で、戦略的な意思決定に集中する時間を作ることができず、課題があっても場当たり的な対応に終始してしまうことも多くあります。
そうした状況を放置しておくと、採用計画だけでなく、経営そのものに中長期的な負の影響をもたらしてしまう可能性もあります。
この記事では、採用業務の全体像を理解し、コア業務の重要性とコア業務に時間を割くための業務効率化の方法について詳しく解説します。
目次
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スカウト送信などの母集団形成だけでなく、選考、入社対応、採用広報まで
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採用業務におけるコア業務とは何か
採用業務は、企業の戦略的な成長を支えるために行われる一連のプロセスです。
その中でも特に重要なのが「コア業務」と呼ばれる部分です。コア業務は、企業の採用活動において意思決定や計画、評価などの重要な役割を果たします。具体的には以下のような業務が含まれます。
ミッション・ビジョン・バリュー（MVV）の策定
企業のミッション（使命）、ビジョン（将来像）、バリュー（価値観）を明確にし、それを基に採用活動を行います。MVVは、企業が目指す方向性や価値観を示すものであり、これを明確にすることで、採用プロセス全体の一貫性を保つことができます。
採用計画立案
企業のビジョンとミッションに基づき、採用目標を設定し、必要な人材を特定します。市場分析や競合調査を行い、長期的な人材ニーズを予測します。
必要な人員を採用するためにかかる予算や、どのチャネルを活用するか、いつまでに何名採用するかの計画を立てます。
スケジュール計画
採用活動全体のスケジュールを計画し、効率的な実行をサポートします。年間の採用イベントやキャンペーンの計画を立て、適切なタイミングで実施します。
採用基準設定
各ポジションに求められるスキルや経験、企業文化とのフィット感を評価する基準を設定します。これにより、ミスマッチ採用を防ぎ、組織の一体感を促進します。具体的な能力評価シートや面接質問リストなども作成します。
選考フロー設計
応募から内定までの選考プロセスを設計します。面接形式と質問内容の策定、面接官のトレーニングと評価方法の統一を図ります。複数の選考ステージを設け、各ステージでの評価基準を明確にします。
動機形成方針の策定
優秀な候補者を引きつけ、動機付けを高めるための方針や施策を決定します。候補者とのコミュニケーションを通じて、企業の魅力やビジョンを伝え、入社意欲を高めたり、インターンシッププログラムや会社説明会を通じて、候補者との関係を深めます。
コア業務以外の業務（ノンコア業務）とは
一方、コア業務以外の業務＝ノンコア業務は、主に日常的な運用やオペレーションに関するものです。具体的には以下の業務が含まれます。
求人票の作成と公開
ポジションの要件を明確にし、求人情報を適切な媒体を通じて公開します。求人サイトや企業のWebサイト、場合によってはSNSを活用します。
候補者へのスカウト文面作成と送信
適切な候補者にアプローチするためのスカウト文面を作成し送信します。また、スカウト送信の対象者のリストアップも当てはまります。
応募者とのコミュニケーション管理
応募者からの問い合わせ対応や、面接の案内などを行います。応募者に対する迅速なレスポンスと丁寧な対応が求められます。
書類選考の実施
応募者の履歴書や職務経歴書を評価し、次の選考ステージに進む候補者を選定します。
面接日程の調整
候補者と面接官のスケジュールを調整し、面接日程を確定します。
面接の実施
候補者との面接を実施し、評価を行います。また採用担当者以外が面接を担当した場合は、面接官のフィードバックをまとめ、次の選考へ進むかどうか判断します。
内定通知の連絡とフォローアップ
内定候補者に対して内定を通知し、入社手続きを案内します。内定後のフォローアップを行い、入社意欲を高めます。
コア業務がなぜ重要か
コア業務は採用活動の成功において極めて重要な役割を果たします。以下の3点から、その重要性を説明します。
判断基準設定や採用効率の向上
コア業務により、明確な判断基準が設定され、選考プロセスが一貫性を持って行われます。これにより、採用活動全体の効率が向上し、ミスマッチ採用のリスクが減少します。
採用の成果や費用対効果の向上
戦略的な採用計画や選考基準の設定は、より適切な人材を効果的に見つけ出し、採用することを可能にします。これにより、採用活動の成果が向上し、費用対効果も高まります。
企業や事業の成長への影響
コア業務を適切に行うことで、企業に最適な人材を確保し、組織のパフォーマンスを最大化することができます。結果として、企業や事業の成長に大きく貢献します。優秀な人材の採用は、企業の競争力を高め、持続的な成長を支える基盤となります。
これらの要素が相まって、コア業務は採用活動の成功に不可欠な要素となっています。
コア業務以外の業務に時間と労力を割かれる現状
多くの採用担当者は、コア業務以外の実務に多くの時間と労力を割かれています。求人票の作成、候補者とのやり取り、面接日程の調整などの日常業務に追われることで、戦略的なコア業務に十分な時間を割くことが難しくなっています。
また、スタートアップやベンチャー、中小企業においては、専任の担当者がおらず、バックオフィスなど他の業務と兼務しているというケースも少なくありません。そうした場合は、そもそも採用にリソースをかけること自体が難しいでしょう。
このような状況は、採用プロセスの効率を低下させ、最適な人材を見つけるための重要な業務に支障をきたします。
コア業務に集中するために有効な、採用実務のアウトソーシング
そうした状況の中で、コア業務に集中するためには、ノンコア業務＝採用実務をアウトソーシングすることが効果的です。アウトソーシングには以下の利点があります
時間と労力の節約
日常的な業務を外部に委託することで、採用担当者は戦略的なコア業務に集中できるようになります。求人票の作成、スカウト文面の作成と送信、応募者対応、面接日程の調整などをアウトソーシングすることで、時間と労力を節約できます。
専門知識の活用
外部の専門家やサービスを活用することで、工数の削減だけでなく、採用プロセスの質を向上させることもできます。
採用を専門にした代行サービス/アウトソーシングサービスでは、最新の採用トレンドやベストプラクティスへの知識、あるいは蓄積された採用ノウハウを持っており、より効果的な採用活動を支援してくれます。
コスト効率の向上
アウトソーシングによって、採用担当者を採用するよりも低コストで採用リソースを確保できる点も魅力です。
全体としての採用コストを削減し、リソースを最適に配分することができます。内部リソースの無駄を省き、効率的な採用活動を実現します。
採用実務のアウトソーシング/RPOならtorumon
採用実務に特化した採用代行/アウトソーシングサービスであるtorumonは、日々の業務で時間を取られがちな実務＝ノンコア業務に特化した支援を行っています。時間がかかる業務をノウハウを持った人材に任せることで、ご自身は採用のコア業務に集中することができます。
母集団形成から、選考、入社対応、採用広報まで実務部分において幅広く支援を行っており、最低1ヶ月から、10時間単位で利用することができるため、必要な時に必要な分だけの採用実務リソースを低価格で確保いただけます。
まとめ
採用活動におけるコア業務の重要性を理解し、それに集中することが企業の成長を支えるために不可欠です。コア業務以外の実務をアウトソーシングすることで、採用担当者は戦略的な意思決定や計画に専念できる環境を整えることができます。
効率的な採用活動を実現するために、コア業務とノンコア業務を明確に区別し、適切に管理することが重要です。これにより、企業は優秀な人材を確保し、持続的な成長を遂げることができるでしょう。
