「定常業務とはいったい何なの？」という疑問をお持ちの方は多いでしょう。似たような言葉で「定型業務」というものがあり、よく混合されがちです。しかし実際は異なる意味であり、対象となる業務も異なるため注意が必要となります。
本記事では、定常業務の意味や定型業務・非定常業務との違いについて紹介しています。具体例や効率化のポイントについてもお伝えしていますので、ぜひ参考にしてみてください。
定常業務の効率化は、会社全体の業務効率化にもつながる重要な要素です。これを機にしっかりと押さえておきましょう。
定常業務とは？
「定常業務」とは、企業や組織が日々行っているルーティンワークのことです。
例えば、書類作成やデータ入力、各種申請や会議の運営などが定常作業にあたります。また、電話応対などのサービス対応も定常業務に含まれます。
定常業務は、定常的に行われるルーティン業務のため、企業や組織の運営にとって非常に重要です。
定型業務との違いは？
「定型業務」は、定常業務と混同されがちですが、微妙に意味は異なります。定常業務は、毎日・毎週・月末など業務が発生するタイミングが決まっているのに対し、定型業務は業務発生のタイミングは決まっていません。
また定型業務は、特定の手順やフォーマットに従って行われる業務であり、業務フローが決まっているため、誰でも同じように業務を遂行することが可能です。
一方で、同じ業務を繰り返す作業のため、マンネリ化しやすくモチベーションが上がらない傾向があります。
非定常業務との違いは？
企業や組織が日々行なっているルーティンワークが「定常業務」。これに対して「非定常業務」は、業務の進め方がまったく決まっていない業務のことを指します。
例えば、クレームや問い合わせの対応、営業の提案など臨機応変な対応が求められ、マニュアル化が困難な業務です。
非定常業務は通常の業務に比べて緊急性が高く、急を要する場合があります。したがって、非定常業務には迅速な判断と即座の対応が必要です。
定常業務の具体例
定常業務は、日々の業務のなかで重要な役割を果たしていますが、具体的にどのような業務を指すのかわからない方もいるのではないでしょうか。
ここでは、定常業務の具体例を紹介します。
各種申請や手続き
各種申請や手続きは定常業務です。ここでは、企業の総務部の業務をイメージするとわかりやすいでしょう。
例えば、社会保険や雇用保険の加入申請や手続き、慶弔申請のチェックなどの業務です。
これらの申請や手続きは、業務手順や書類内容に従って実施され、承認や処理を得る必要があります。申請や手続きには定められた期限や条件があり、それに従って適切に申請や手続きを行わなければなりません。
定期的なデータ集計
営業成績や売上などの定期的なデータ集計も定常業務のひとつです。営業活動の効果を測定するためには、売上・販売数量・利益・客数・来店数などを定期的に集計し、分析・評価する必要があります。
データ集計は、業務運営や経営戦略の立案に不可欠な情報です。定期的に集計を行い、その結果を分析・評価し、必要に応じて業務改善や経営戦略の見直しを行うことが求められるでしょう。
日々のシステムチェック
日々のシステムチェックは、システム運用の安定性と信頼性を確保するために継続的に行うことから、定常業務に含まれます。
ルーティンワークのなかにシステムチェックを組み込むことで、不具合やエラーが発生した場合には、すぐに修復することが可能です。
システムに頼るビジネスが増えているため、システムチェックの重要性は増す一方です。しかし、自社でIT人材の確保が難しい場合もあり、アウトソーシングを活用する企業も増えています。
定常業務を効率化するための方法
定常業務を効率化することで、作業時間と労力を節約し、結果的に生産性を向上させることが可能です。
業務時間には限りがあるため、可能な限り定常業務の効率化を図るべきでしょう。
ここでは、定常業務を効率化するための方法を4つ紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
アウトソーシングを行う
アウトソーシングとは、社内の業務の一部を外注することをいいます。定常業務を効率化するためには、アウトソーシングすることも有効です。
定常業務の多くは業務フローやマニュアルとして明確化されているので、アウトソーシングするのに適しています。
定常業務をアウトソーシングすることで、コア業務や非定常業務の対応に集中できるため、少ないリソースでも企業運営がしやすくなるでしょう。
システムで自動化する
さまざまなITシステムを利用することで、一部の定常業務は自動化することが可能です。
例えば、データの入力業務や計算業務には、ExcelのマクロやRPAなどのツールを用いることで、簡単に自動化できます。
手作業で行っているような定常業務は、なるべくシステムを用いた自動化や電子化を行うことで効率化を図ると良いでしょう。
ペーパーレス化する
ペーパーレス化することも定常業務を効率化する方法のひとつ。文書をペーパーレス化、つまりデータ化するメリットは多いです。
まず、文書をデータ化しておくことで、内容の修正が容易になるとともに、共有スピードが上がります。紙文書より処理の時間が短縮できるため、業務の効率化が可能です。
また印刷する必要がなくなるため、用紙やインク代、紙文書の保管スペース代などを節約することもできます。
無駄な業務を削減する
定常業務の効率化を進めるうえで、「無駄な業務を削減する」ことも大切です。
無駄な業務を見つけるには、業務の見える化に取り組みましょう。誰が・いつ・どこで・どのように仕事をしているのか把握し、本当に必要な業務なのか精査してください。
なんとなくルーティン化されているだけで、実はほとんど意味のない業務である可能性もあります。そのような業務がないかを探して削減するだけでも、効率化を図れるでしょう。
定常業務は効率化して負担を減らそう
定常業務は、ビジネスの円滑な進行やシステムの安定性を維持するためには欠かせない業務ですが、時間とコストがかかるため、効率化が求められています。
例えば、自動化やシステムの導入によって、定常業務の簡素化や人的ミスの軽減が可能になるでしょう。
定常業務の効率化は、企業の生産性の向上や社員の負担を減らすことにつながるため、積極的に取り組むべき課題です。
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