専任の採用担当者がいない場合の採用代行/RPOサービスの上手な活用方法

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企業にとって優秀な人材の確保は事業成功の鍵となりますが、専任の採用担当者がいない場合、その実現は一層困難となります。

特に採用の専門知識や経験がない企業や、既存の採用担当者が他業務との兼務で手が回らない場合、効果的な採用活動を行うのは難しいものです。そんな時に頼りになるのが採用代行サービス(RPO:Recruitment Process Outsourcing)です。

この記事では、専任の採用担当者がいない企業が採用代行サービスを上手に活用する方法について、具体的なステップとともに解説します。


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採用代行/RPOサービスとは

採用代行(RPO)とは、採用に関する業務を企業に代わっておこなう人材サービスです。採用活動を外部委託することから、「採用アウトソーシング」とも呼ばれています。

採用代行サービスの概要とそのメリット

採用代行サービスは、人材採用プロセスの外部委託により、企業が自社のリソースを節約し、効率的で効果的な人材採用を実現する手段です。

このサービスの主なメリットは以下の通りです。

採用効率の向上/コア業務への集中

採用代行を利用する主な目的の一つは、採用プロセスの効率を向上させることです。採用代行サービスは、専門的なノウハウや最新の技術を活用して、候補者のスクリーニングや選考プロセスを迅速かつ効果的に進めることができます。

これにより、企業は時間と労力を省き、採用プロセスのコストを削減するだけでなく、内部のリソースをコア業務に集中することができます。

専門知識・ノウハウの活用

採用代行サービスを利用することで、企業は人材採用に関する専門的な知識やノウハウを活用することができます。採用代行業者は、多様な業界や職種に関する豊富な経験を持ち、最新の採用トレンドやベストプラクティスを把握しています。

そのため、企業はより質の高い候補者を獲得するための最適な戦略やアプローチを導入し、競争力のある人材獲得を成功させることができます。

コスト削減

採用代行を利用することで、人事部門や採用担当者の人件費や研修費、採用費などの費用を削減することができます。

また、採用代行事業者は効率化されたプロセスの導入やツールを活用することで、候補者のスクリーニングや選考にかかる時間を短縮し、結果的に採用コストの抑制、最適化に貢献します。

専任の採用担当者がいない企業にとっての課題

専任の採用担当者がいない組織の場合、以下のような課題、問題が生じます。

採用業務に時間がかけられない

採用活動は多くの時間と労力を要します。専任の担当者がいない場合、他の業務と並行して採用活動を行うことになり、十分な時間を確保できません。

専門知識の不足

採用プロセスには専門的な知識とスキルが求められます。採用の専門家がいないと、候補者の評価や選定が適切に行われない可能性があります。

長期的な採用戦略の構築が難しい

採用担当者がいないと、短期的なニーズに応じた採用活動に終始し、長期的な人材確保の戦略が欠如することがあります。

採用チャネルの選定ミス

効果的な採用チャネルの選定には、専門的な知識と経験が必要です。専任の担当者がいないと、適切なチャネルを選ぶことができず、結果として採用効率が低下します。

候補者対応の遅延

忙しい業務の中で、候補者への連絡や対応が遅れることがあります。これにより、優秀な候補者を逃すリスクが高まります。

応募者体験の質の低下

応募者とのコミュニケーションが不十分だと、応募者に対する企業の印象が悪化し、信頼を損なう可能性があります。

ミスマッチの発生

専門知識がないと、候補者のスキルや適性を正確に評価することが難しくなります。その結果、採用ミスが増え、採用後の定着率が低下する可能性があります。

入社後のサポート不足

採用後のフォローアップやオンボーディングが不足してしまうと、新入社員の定着が難しくなることがあります。

採用コストの増加

非効率な採用プロセスや採用ミスが重なると、結果として採用コストが増大します。無駄な求人広告費用や、短期間での再採用にかかるコストが積み重なります。

これらの課題を解決するために、採用代行サービス(RPO)を活用することが有効です。RPO業者は専門的な知識と経験を持っており、効率的な採用プロセスを提供することで、上記の課題を解消します。また、企業のニーズに合わせたカスタマイズサービスを提供し、適切な人材の確保と定着を支援します。

専任の採用担当者がいない企業にとって、RPOの活用は採用活動の質と効率を大幅に向上させるための重要な手段となります。

専任の担当者がいない場合の採用代行サービスの活用方法

それでは、どのように採用代行サービスを活用するのがよいのかご説明します。

採用の知見を持つ人材が1人も存在しない場合は、上流工程から任せる

この場合は、上流工程から全て採用代行に依頼してしまう方法がオススメです。採用代行サービスを提供する企業の中から、採用戦略やチャネルの選定、計画立案などをサービスとして提供しているものを選定しましょう。

RPOサービスの担当者と協力して、採用目標や求める人材像を明確化し、短期・長期の採用戦略に反映させます。求める人物像や採用目標、戦略に沿って、利用する採用チャネルの選定も行います。

上流から支援してくれる採用代行サービスの場合は、チャネル選定も任せられるものがほとんどです。求人票の作成やスカウト送信、応募者対応、面接などの実務部分も基本的には採用代行サービスとして提供されています。上流工程から、実働部分まですべてまるっと任せられる採用代行を選ぶのがオススメです。

採用活動への専門性を持った人材がいるが、他業務と兼務しているなどの場合は、実務を任せる

この場合、採用戦略や目標の設定などは社内リソースで実施可能であるため、担当者が上流工程に時間を割くために、採用実務を代行サービスに依頼する方法がオススメです。

採用専任者が不在の組織においては、担当者が他の業務と兼任しながら応募者への連絡や面接も行っていることが多い傾向にあります。そのため、目の前の業務に時間をとられ、思考する時間が十分にとれません。

こうした場合は、時間がかかる実務を採用代行サービスにまかせてしまい、戦略や計画、求める人材像の明確化を思考するための時間を確保しましょう。

採用ノウハウを持つ人材がいる場合でも、採用関連以外の業務で手一杯である場合は、上流工程も採用代行サービスに任せてしまうことも選択肢となるため、状況にあわせて最適な利用を検討してください。

採用実務のアウトソーシング/RPOならtorumon(トルモン)

採用実務に特化した採用代行/アウトソーシングサービスであるtorumon(トルモン)は、日々の業務で時間を取られがちな実務=ノンコア業務に特化した支援を行っており、時間がかかる実務業務を実務ノウハウを持った人材に任せることで、ご自身は採用のコア業務に集中することができます。

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採用代行サービスを最大限に活用するためのポイント

続いて、採用代行サービスを最大限に活用し、パフォーマンスを最適化するためのポイントについてお伝えします。

RPO担当者との密な連携

定期的なミーティングを設定し、採用状況の共有と調整を行いましょう。なるべく透明な情報共有を心がけ、問題点や改善点を迅速に共有することが重要です。必要に応じて戦略の見直しや修正を行い、採用目標の達成を目指します。

KPIの設定と効果測定

採用KPIを設定し、RPO担当者と共同でKPIを追跡して、週次や月次などのサイクルで目標達成度を評価しましょう。達成度や進捗に応じて、新たな施策や採用チャネルの変更など、都度柔軟に対応していきます。

まとめ

専任の採用担当者がいない企業にとって、採用代行サービス(RPO)は非常に有効な解決策となります。

採用活動への専門性を持った人間が存在しない場合でも、採用代行/RPOサービスを活用することで、ゼロから効果的な採用戦略を立ち上げ、求人広告の作成から応募者管理、面接調整、入社後のフォローアップまで質の高い採用活動を実現することができます。

また、採用活動への専門性を持った人間が他業務と兼務している場合でも、RPO担当者との協力によって業務を効率的に分担し、専門知識を活かしつつ採用プロセスを最適化できます。

専任の採用担当者が不在の企業の経営者や責任者の方は、是非採用代行サービスの利用を検討してみてください。

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