ヘルプデスク業務を効率化するには？改善策や役立つツールを紹介

自社商品や社内システムにまつわる疑問・トラブルなど、ヘルプデスクは膨大な数の問い合わせ対応に日々追われています。なかには緊急性が高く迅速な対応が求められる内容もあるため、業務効率化を図りスムーズな問題解決を実現することが重要です。

ヘルプデスクが抱える課題は、問い合わせ件数の多さだけではありません。本記事では、ヘルプデスクに生じやすい課題と改善するための方法を解説します。業務効率化に有効なおすすめITツールもご紹介するので、ぜひ最後までご一読ください。

ヘルプデスクとは

「ヘルプデスク」は、問い合わせやサポート業務を担当する部署やチームを指します。主な役割は、ユーザーや顧客からの問い合わせや技術的なサポートに対応することです。

ヘルプデスクは、IT関連の問題やトラブル、ソフトウェアの利用方法などに関する質問や要望に応え、解決策を提供します。これにより、ユーザーの問題解決やスムーズな業務継続が可能です。

ヘルプデスクでは、効果的なコミュニケーションスキルやテクニカルな知識、問題解決能力が求められます。ユーザーの要求に迅速かつ正確に対応することで、顧客満足度の向上や業務効率化を図ることができるのです。

ヘルプデスクによくある課題

ヘルプデスクでは、問い合わせ対応のほかにも、日々さまざまな課題が生じています。

まずはヘルプデスクが抱えがちな課題について説明するので、自社にも同様の課題がないかを確認しましょう。

幅広い知識が求められる

ヘルプデスクの課題のひとつは、幅広い知識が求められることです。

ユーザーや顧客からのさまざまなトラブルや問い合わせに対応するためには、IT技術やシステムに関する幅広い知識を身につけておく必要があります。

ネットワークやソフトウェアハードウェアなど、さまざまな分野での知識が不可欠です。

定期的なトレーニングや情報収集を通じて、最新の技術やトレンドにも対応できるように努めると良いでしょう。

属人化しやすい

ヘルプデスクでは、対応内容をナレッジとして共有しておくことが重要です。しかし、情報を適切に共有せず、特定の担当者だけが知っている状況に陥ってしまうことがあります。

ほかのメンバーや新人が適切に対応できなくなり、業務の停滞や時間の浪費が生じる可能性が考えられるでしょう。

ナレッジ管理システムの導入や共有文化の醸成により、情報の共有と継承を促進し、属人化を防いでください。

問い合わせ件数が多い

ヘルプデスクでは、日々多くの問い合わせに対応する必要があります。

なかには基本的な問い合わせやマニュアルで解決できるような質問も含まれており、これらの問い合わせへの対応には、迅速かつ効率的な対応が求められるでしょう。

FAQや自己解決のための情報を積極的に提供し、ユーザーが自分で問題を解決できるようにすることで、対応件数の軽減や効率化を図ることが重要です。

対応に時間がかかる

ヘルプデスクでは、IT知識のない相手とのやり取りが頻繁に発生します。

相手が正確に状況を伝えることができなかったり、専門用語を理解してもらえなかったりする場合、問題解決に時間がかかることがあるため、効果的なコミュニケーションスキルと丁寧な説明力が必要です。

また、シンプルな言葉やわかりやすい例えを用いて説明することも効果的でしょう。

成果がわかりにくい

ヘルプデスクのメンバーは日々膨大な業務をこなしていますが、その成果がわかりにくいことが多いです。

問題解決のスピードや顧客満足度などの成果が見えにくいため、担当者のモチベーションが低下する可能性があります。

この課題を解決するためには、成果の可視化やフィードバックの提供が大切です。報告システムや定期的な評価・振り返りの場を設けることで、メンバーの活動と成果を適切に評価し、モチベーション向上につなげられるでしょう。

煩雑なヘルプデスク業務を改善する方法

ここでは、ヘルプデスク業務の改善を図るための方法を説明します。

紹介する方法を取り入れて、煩雑さを解消し、スムーズな業務運営を目指してください。

対応範囲を明確にする

ヘルプデスク業務を効率化するためには、対応範囲を明確に定義し、一律の対応ルールを確立することが重要です。

対応範囲を明確にすることで、担当者がどの種類の問題に対応すべきかを明確に把握できます。迅速かつ一貫した対応により、業務負荷の軽減が可能です。

また、対応範囲外の問題については適切なエスカレーションプロセスを確立し、担当部署への引き継ぎをスムーズに行えるようにしましょう。

業務マニュアルを共有する

過去の問い合わせ内容や解決方法を業務マニュアルとしてまとめ、ヘルプデスク内で共有することで業務効率化を図ることができます。

業務マニュアルには一連の手順やベストプラクティス、トラブルシューティングのガイドラインなどを記載し、担当者が必要な情報に迅速にアクセスできるようにしましょう。

マニュアルの共有により、属人化を防ぎ、知識や経験をチーム全体で共有することができます。これにより、新入社員のトレーニングや一貫したサービス品質の提供が可能です。

社内FAQで自己解決を促す

わかりやすい社内FAQを作成し、全社員に共有することで、問い合わせ件数の削減と自己解決の促進を図ることができます。

FAQにはよくある疑問や問題に対する解答をまとめておき、従業員は業務対応に困ったときの手助けとして利用すると良いでしょう。

FAQはわかりやすく整理し、キーワード検索やカテゴリ分類などの機能を備えていることが望ましいです。自己解決が増えれば、ヘルプデスクへの問い合わせが減少し、負荷を軽減できます。

回答テンプレートを作成する

よくある質問に対する定型的な回答テンプレートを作成しておくと、迅速な対応や回答の均質化が可能です。

テンプレートは頻繁に利用される質問や一般的な問題に対する回答を事前に作成し、担当者が簡単に利用できるようにします。テンプレートには適切な文言や具体的な手順、必要なリンクなどの情報を含めることが重要です。

担当者は回答作成にかける時間を削減し、一貫性のある高品質な対応を提供できます。

ヘルプデスクの専門部署を設ける

ヘルプデスク業務を専門的に担当する部署を設けることで、兼務していた担当者の業務負荷を軽減し、本来の業務に集中することが可能です。

専門部署はトラブルシューティングやユーザーサポートなどに関する適切な知識やスキルを持つことによって、より迅速かつ的確な対応ができるため、ユーザー満足度の向上や生産性の向上が期待できるでしょう。

専門部署は連携を重視し、ほかの部署との情報共有やエスカレーションプロセスを確立することも大切です。

ITツールを取り入れる

ヘルプデスク業務の改善には、ITツールの活用が欠かせません。

例えば、よくある質問に対する回答を自動化できるチャットボットや、問い合わせや対応履歴を確認できる管理システムなどを導入することで、問い合わせ件数の減少や業務効率化につながります。

これらのITツールの導入により、業務の自動化や情報の一元管理ができ、ヘルプデスクの生産性向上が期待できるでしょう。

ヘルプデスクの業務効率化に役立つツール

ここでは、ヘルプデスクの業務効率化に役立つおすすめのツールを紹介します。

現在ヘルプデスク業務で困っていて効率化を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

チャットボット

「チャットボット」は、自動的に返答を行うプログラムです。ヘルプデスクにおいては、よくある質問や問題に対して、自動的に回答を提供する役割を果たします。

ユーザーはチャットボットと対話して、即座に必要な情報や解決策を得られるので、顧客満足度の向上が期待できるでしょう。

チャットボットは事前に設定されたルールや学習データに基づいて応答し、24時間体制で問い合わせに対応できるため、ヘルプデスクの業務負荷を軽減し、迅速なサポートを提供できるのです。

FAQシステム

「FAQシステム」は、よくある質問（Frequently Asked Questions）に対する回答を一元的に管理するシステム。

ユーザーが疑問や問題を抱えた際に、FAQシステムを活用することで自己解決を促すことができます。過去の問い合わせやトラブルに関する情報を集約し、カテゴリ分類やキーワード検索などを通じてユーザーに適切な回答が可能です。

ヘルプデスクへの問い合わせ件数を削減し、効率的な業務運営が実現できるでしょう。

問い合わせ管理システム

「問い合わせ管理システム」は、ヘルプデスクでの問い合わせ内容や対応状況、顧客情報などを一元的に管理できるシステムです。

担当者は問い合わせ情報をシステム上で確認できるため、迅速かつ正確な対応が行えます。また、問い合わせの履歴や傾向の分析により、改善策の検討や顧客満足度の向上にも役立つでしょう。

マニュアル作成ツール

「マニュアル作成ツール」は、簡単にマニュアルを作成するためのツールです。ツールを活用することで、直感的な操作やテンプレート機能を利用してマニュアルを作成できます。

図やスクリーンショットの挿入、カテゴリ分類や検索機能の追加などを行うことで、よりマニュアルを充実させることも可能です。

ヘルプデスクのナレッジ共有や業務効率化を手助けし、担当者は迅速な問題解決を図ることができます。

ヘルプデスク業務はITツールで効率化を図ろう

ヘルプデスク業務は、ITツールを活用することで効率化が可能です。

先述の通り、ITツールにはチャットボットや問い合わせ管理システム、業務マニュアル作成ツールなどがあります。

ITツールを導入することで、ヘルプデスクの業務負荷を軽減し、効率的な業務運営が期待できるでしょう。また、ヘルプデスクの負担軽減により、担当者は本来の業務に集中することもできます。

ITツールを活用し、ヘルプデスク業務の改善と生産性向上につなげましょう。

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