「もっと経営にIT分野を活かしたい」と思っても、人材不足で情報システム部がない、または担当者が1人で対応している企業も多いかと思います。
情報システム部は、ITシステムの管理はもちろん、現代に合った革新的な戦略を打ち立てるのに欠かせない存在です。情報システム部門の重要性を軽視していると、業務が滞るばかりか、トレンドを掴んだ経営戦略が打てず競合他社に遅れをとる可能性もあります。
この記事では、情報システム部の役割や、企業における“あるべき姿”を解説します。
情報システム部門を「ただのIT管理屋」から「IT戦略を駆使して企業利益を増やせる組織」にしたい経営者・担当者の方は、ぜひ読んでみてください。
情報システム部とは
情報システム部とは、業務で使用するネットワークやIT機器、業務システムなどを整備・構築する部署です。システムなどの構築作業に加えて、システムの定期的なメンテナンスや適正な運用、社員からのITまわりに関する問い合わせやトラブル対応のサポートも業務のひとつ。
システムには「基幹システム」と「業務システム」の2つがあり、情報システム部の主な仕事です。
「基幹システム」は、経営に直結する根幹部分を担うシステムのこと。例えば、受発注管理や工場の稼働状況、在庫管理などが該当します。
「業務システム」は、企業の業務効率を上げるシステムのことです。例えば、社内でのチャットグループの構築やメールソフトの拡充、顧客管理などがあります。
社内のITに関する業務全般を一手に引き受けるのが、情報システム部の大きな役割です。
昔と現在でのあり方の違い
情報システム部のあり方は、昔と現在で変わりつつあります。
従来はある程度決められた方針に則ってシステムを導入し、運用していくことが主な仕事でした。問題が発生しないよう、安定したシステム運用が重要視されていたのです。
一方で、現在の情報システム部では企業にどのような課題があるのかを考察し、課題解決のためのシステム導入を戦略的に提案する能力が求められます。これまでの受け身だった仕事のあり方から、リーダーシップを発揮して企業をどのような方向へ導いていくのかを指し示す、高度な攻めの姿勢が必要になっているのです。
IT部門における情報システム部の役割
では、IT部門における情報システム部は企業においてどのような役割を担っているのでしょうか。4つの役割について詳しく説明するので、情報システム部の役割を確認してみましょう。
業務改善や利益増のための企画提案
1つ目の役割は、業務改善や利益増のための企画提案です。
昔と現在でのあり方の違いでも解説したように、現在の情報システム部には、企業を運用していくうえでITの観点からの戦略的サポートが求められるようになりました。
他部署の業務内容を把握し、ITサービスの導入による業務改善・利益拡大の企画提案を行う、重要な役割を担っています。
ITまわりの専門知識を持つだけでなく、企業全体を見渡して売上や利益を増やし、企業を成長させていく企画・提案力が必要です。
社内インフラの整備・管理
2つ目の役割は、社内インフラの整備と管理です。
業務を進めていくうえで必要な社内インフラを整備し、ウイルスや故障を未然に防ぐことも情報システム部に求められる役割のひとつ。
近年では、インフラ全体を整備・管理するエンジニアが求められており、セキュリティ対策やキッティングなど一括した対応も担っています。
新入社員が入社した時のスマホやパソコンの支給や設定、社内全体で新しいツールを使うときの整備など、幅広い役割を担っていることが特徴です。
既存システムの運用・保守
3つ目の役割は、既存システムの運用・保守です。
問題が発生する前に点検やアップデートなど定期的な保守業務を行い、既存のシステムを安定的に運用する重要な役割を担っています。
特に企業の運営に直結する基幹システムの不具合は、大きな損失につながるだけでなく、社会的信用を失墜させるリスクとなるでしょう。そのようなトラブルを最小限に抑えるため、日頃から社内のITシステムが円滑に回るよう運用する必要があります。
さまざまなウイルス攻撃から既存システムを守る対応策を講じることも重要で、セキュリティの面からも欠けてはならない存在です。
社内問題を解決するITのヘルプデスク
4つ目の役割は、社内問題を解決するITのヘルプデスクです。
ヘルプデスクでは、IT全般のトラブルに対して社内サポートを行うことが主な業務。アプリの使い方やPCの不具合など、仕事を進めるなかで生じる疑問や問題に対して、専門的な視点からアドバイスを行います。
ヘルプデスクも対応範囲が広がっており、問い合わせ窓口だけでなく、マニュアルの整備やFAQの作成、PCやアプリケーションの社内配布など、多岐に渡るサポートが求められる仕事です。
情報システム部門に必要な人材とスキル
情報システム部の役割が多様化し、社内における重要性も大きくなっているなか、高度で専門性の高いスキルや知識を持った人材が要求されるようになりました。
では、具体的にどのような人材とスキルが、情報システム部門には求められているのでしょうか。詳しく解説していきます。
幅広いIT知識と運用経験
情報システム部では社内のインフラ整備や既存システムの保守だけでなく、突発的な問い合わせに対するサポートも行います。そのため、迅速な応対ができるよう深いIT知識を持っていることが必要不可欠です。
ITまわりのトラブルは多岐に渡り、導入システムはそれぞれ仕様が異なります。複雑なトラブルを的確に処理するためには、豊富な知識と経験が必要です。
マルチタスクをこなす管理能力・スピード
業務の複雑化により、ITシステム管理といった通常業務から、企業を成長させていくための高度なIT戦略提案も、情報システム部門の役割のひとつになりました。通常業務と戦略的提案の両方をこなしつつ、さらに社内の問い合わせにも対応するマルチタスク能力が必要です。
加えて、多岐に渡る業務をスピーディに解決し処理することが、より一層求められるようになりました。
経営者的な思考とコミュニケーション能力
企業の売上を最大化させるには、IT技術を使った戦略が必要不可欠です。拡大性のあるIT技術は、企業を発展させるうえで非常に重要な役割を担うようになりました。そのような背景から、情報システム部にも経営的な思考を持って経営者目線で戦略を立てる能力が求められています。
また、経営的思考で仕事を進めるには、他部署や経営層との活発なコミュニケーションも必要です。ひとりでパソコンに向かって作業するだけでなく、さまざまな人と会話ができるスキルも付加価値として要求されるようになるでしょう。
情報システム部門のあるべき姿
情報システム部門の役割が高度化するなかで、組織としてあるべき姿はどのようなものなのでしょうか。
社内のIT管理をするだけでは十分機能していると言えなくなった現代において、どのような姿が求められるようになっているのかを解説します。
ITの視点から経営戦略の提案ができる
経営戦略や中長期計画の段階から、経営層とともに経営戦略的提案をすることが求められます。
社員のITまわりのフォローや通常業務の効率化による業務改善だけでなく、経営層にITを活用して企業の利益を最大化させるための積極的な提案を行うことも必要です。ITのプロとして、競合他社の取組事例も踏まえつつ、経営に寄り添う立場で仕事を進めるチームであるべきでしょう。
そのひとつの手段としてDX推進があり、具体的なDXの取り組みプランや取り組み後の効果予測などを提示できるプロ集団として機能させる必要があります。
費用対効果が高い
情報システム部は、営業部などと異なり数字で成果を表すことが難しいため、“売上を出せない部門（コストセンター）”としてかけられるコストの比重が低い傾向にあります。しかし、IT分野における企業の取り組みは必要不可欠で、より高度な仕事であることも事実です。
そのため、経営層や営業部門とも積極的に関わりながら、売上を伸ばす組織を作り上げていく必要があります。高い費用対効果を出すためにも、情報システム代行サービスなどをうまく活用しながら、低コストで最大の成果を発揮できる部門にすることが理想です。
アウトソーシング（外注）を上手く使っている
情報システム部の業務が広域化しているなか、高度な専門性を持った人材確保と社内での人材育成は大きな負担となっています。最小のコストで最大の結果を得るためには、アウトソーシング（外注）の利用も選択肢に入ってくるでしょう。
複雑化する現代のIT関連業務において、情報システム業務をすべて社内で行う必要はありません。根幹となる社内業務や経営戦略に重きを置き、利益を増やすことに注力する方が企業の成長に直結しやすいでしょう。
インフラ管理や既存システムの運用、ヘルプデスクはアウトソーシングしやすい業務なので、外部へ任せてしまうことも経営戦略のひとつです。
担当者がいなくても持続できる
企業によっては、情報システム部に多くの社員を割けないといった事情もあるはずです。その場合、少人数でIT関連の業務を担当することになるため、担当者が1人でも不在になると企業運営に大きな支障が出ます。
そのため、担当者がいなくても持続できる組織を構築することが必要です。情報システム部門の重要性に気づいている企業は、社内と外注で担当者を複数つけるなど、無駄のない範囲できちんと適切なリスク分散を行っています。
情報システム部門をアウトソーシングするメリット
情報システム部の役割が高度かつ広範囲に変化していくなか、企業経営にも直結するほど重要性が増しています。コストパフォーマンスの観点からみると、ITまわりの業務はアウトソーシングした方が多くのメリットを享受できるでしょう。
アウトソーシングするメリットについて解説するので、IT関連の組織構築に悩んでいる経営者や担当者は参考にしてください。
ITスキルの高い人材がいなくても良い
情報システム部門をアウトソーシングすると、ITスキルが高い社員を採用する必要がありません。
インターネットの普及により、各社IT戦略に力を入れるなか、高いITスキルを持った人材の奪い合いが発生しています。そのため、情報システム部門に必要なスキルを満たす人材を引き抜くことが難しく、採用しても高額な給与を支払う必要があるでしょう。
外注化すると、ITに精通したプロ集団の技術を低コストで企業に反映させられるため、ITスキルの高い人材を高コストで確保する必要がなくなります。
負荷を軽減して違う業務に時間を割ける
IT関連の対応業務を他の社員が兼任している場合、急な問い合わせやトラブル対応を迫られ、本来やるべき業務が滞ってしまうことも多いことでしょう。ITのトラブル対応は早期解決が求められるため先送りすることが難しく、その都度対応せざるを得ません。
情報システム全般をアウトソーシングすることで、担当者の業務量を減らし、本来やるべき仕事に注力できます。社員の時間を有効活用するためにも、IT関連の業務の多くを外注すると、負担が大幅に軽減するのでおすすめです。
コストカットできる
情報システム部の担当者を雇うためには、高額な給料を支払うだけでなく、採用コストや福利厚生といった人材維持費、退職金など多くのコストが発生します。自社のシステムを理解してもらうための研修期間も確保する必要があり、育成の面でも時間とコストがかかるでしょう。
アウトソーシングすると、雇用するまでの時間やコストを削減できるほか、自社での育成も不要になります。一から社員を育て上げるよりも外部の専門家に依頼した方が、決まった金額での契約になるためコストカットできるでしょう。
異動・退職に左右されない
情報システムに重きを置いていない企業は、担当者が1人から数人といった少人数で構成されている場合が多いです。担当者が少なく業務が属人化してしまうと、異動や急な退職に対応ができなくなるでしょう。
アウトソーシングしておくことで、「担当者が少なくIT業務がブラックボックス化している」「管理者が突然辞めて、業務を誰も引き継いでいない」といった事態を未然に防げます。企業の根幹を司る重要な部署だからこそ、属人化のリスクを最小限にとどめることが重要です。
情報システム部を機能させて利益に繋げる
この記事では、情報システム部の役割や求められる人材とスキル、アウトソーシングするメリットなどを解説しました。
情報システム部は企業運営にとって重要な役割を担っていながら、人材不足やコスト面で不安が残ることが多く、組織構成が手薄になっている企業も多いはず。
情報システム部では、IT関連の運用保守はもちろんのこと、企業の利益を増やすためコストを削減しつつ、他部署と連携しながら経営に関与することも大きな役割です。
このような状況だからこそ、アウトソーシングをうまく利用して情報システム部を機能させながら、利益を拡大する必要性が増しています。
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